heizkostenabrechnung

Heizkostenabrechnung einfach und rechtssicher mit Vermietet.de erstellen

Wenngleich die Heizkosten verbrauchsabhängig und gesondert abgerechnet werden, ist die Heizkostenabrechnung wesentlicher Bestandteil der Betriebskostenabrechnung – und muss damit vom Vermieter angefertigt werden. Dass die Abrechnung sowie die Dokumentation von Vermietungsaufgaben unkompliziert und übersichtlich sein kann, zeigt die Immobilienverwaltungssoftware Vermietet.de.

Gesetzliche Regelungen zur Heizkostenabrechnung

In Deutschland regelt die Heizkostenverordnung (HeizKV) die Abrechnung der Heizkosten, die für jeden Mieter oder Eigentümer verbrauchsabhängig erfolgen muss. Das bedeutet: Der Vermieter ist verpflichtet, den genauen Verbrauch für jede Wohnung separat zu erfassen – in der Regel über entsprechende Messgeräte. Somit zahlt jeder Mieter nur den Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten, den er auch tatsächlich verbraucht hat. Aber verbrauchsabhängig werden nur ein Teil der Kosten berechnet. Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass zwischen 50 % und 70 % der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die restlichen Kosten werden mit einem bestimmten Umlageschlüssel – in der Regel nach Wohnfläche – auf alle Mieter und Eigentümer umgelegt. Dadurch sollen auch jene Kosten gedeckt werden, die zum Beispiel durch die Wartung der Heizungsanlage oder den Betriebsstrom anfallen. Wie hoch der jeweilige Prozentsatz für die verbrauchsabhängige und die allgemeine Heizkostenabrechnung angesetzt wird, kann der Vermieter grundsätzlich selbst entscheiden. Einzig bei Häusern, die nicht die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung von 1994 erfüllen, die mit einer öl- oder gasbetriebenen Heizanlage versorgt werden und deren Rohrleitungen gedämmt sind, müssen 70 % der Kosten verbrauchsabhängig abrechnen. Weiterhin entfällt die Heizkostenabrechnung bei Passivhäusern und anderen Häusern, wenn die Kosten für die Verbrauchsmessung und Auswertung unverhältnismäßig hoch sind und 15 % der Heizkosten übersteigen.

Die Regelungen der Heizkostenverordnung gelten für alle Wohngebäude, die mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage oder mit Fernwärme versorgt sind. Eine abweichende Vereinbarung im Mietvertrag ist nicht zulässig. Je nach Land gibt es zusätzlich bestimmte Regelungen für Gebäude, die von Solaranlagen, Wärmepumpen und anderen besonderen Heizanlagen versorgt werden. Für die Heizkostenabrechnung mit Solaranlage gilt die Richtlinie 2077 Blatt 3.3 vom Verein Deutscher Ingenieure, die über eine transparente und nachvollziehbare Kostenverteilung derlei Anlagen ermöglicht.

Formale Anforderungen an die Heizkostenabrechnung

Die Heizkosten sind Teil der Betriebskosten bzw. Nebenkosten und müssen daher ebenfalls in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Und ebenso wie diese muss auch die Heizkostenabrechnung bestimmte Anforderungen erfüllen, damit sie wirksam ist. In einem Urteil aus 2005 stellte der Bundesgerichtshof klar, dass die allgemein geltenden Anforderungen der Betriebskostenabrechnung auch für die Heizkostenabrechnung gelten. Das bedeutet der Vermieter muss gemäß § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) die Gesamtkosten, den Umlageschlüssel inklusive der Erläuterung, den Anteil des Mieters sowie die Differenz nach Abzug der Vorauszahlungen eindeutig und nachvollziehbar angeben. Bei der Aufstellung der Gesamtkosten müssen die Einzelpositionen aufgeführt werden. Eine Heizkostenabrechnung ohne Abzug der Vorauszahlung wäre ebenso unwirksam wie eine Abrechnung ohne die Auflistung der Einzelposten.

Achtung: Nach aktueller Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist das Abflussprinzip bei der Abrechnung der Heizkosten grundsätzlich möglich. Somit würde der Vermieter alle Kosten bei der Abrechnung berücksichtigen, die er innerhalb des Abrechnungszeitraums gezahlt an – anders als beim Leistungsprinzip, das nur die tatsächlichen Kosten innerhalb des Zeitraums berücksichtigt. Erstellt der Vermieter die Heizkostenabrechnung nach dem Abflussprinzip, ist sie formell ordnungsgemäß, aber inhaltlich falsch. Es ist daher anzuraten, das Leistungsprinzip anzuwenden.

Mit der Immobilienverwaltungssoftware von Vermietet.de können Vermieter und Hausverwalter mit wenigen Klicks formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnungen erstellen. Das System berechnet die einzelnen Betriebskostenpunkte entsprechend des Umlageschlüssels, verteilt sie auf die Mieter und generiert am Ende eine korrekte und rechtssichere Abrechnung, die direkt an den Mieter geschickt werden kann.

Fristen für die Heizkostenabrechnung

Eine eindeutige Regelung über die Abrechnungsfrist ergibt sich aus der Heizkostenverordnung nicht – jedoch aus der Betriebskostenverordnung (BetrKV), da die Heizkosten als Betriebskosten gelten. So sind die Bestimmungen des § 556 Abs. 3 BGB auf die Heizkostenabrechnung anzuwenden, der eine jährliche Abrechnung vorsieht.

Für die Abrechnung der Heizkosten- und Betriebskosten gilt eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Liegt dem Mieter die Abrechnung erst nach dieser Frist vor, kann der Vermieter eventuelle Nachforderungen nicht mehr geltend machen – sofern er die Verspätung selbst verschuldet hat. Für die Fristwahrung ist lediglich erforderlich, dass die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist. Innerhalb der Frist kann der Vermieter die Abrechnung auch korrigieren, ändern oder ergänzen. Nach Ablauf der Frist kann die Korrektur ebenfalls erfolgen. Die eventuelle Nachzahlung des Mieters darf aber nicht höher ausfallen als in der ersten Abrechnung. Nur in Ausnahmefällen, wenn der Grund für die Korrektur nicht durch den Vermieter zu vertreten war, darf eine Nachzahlung höher ausfallen.

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Achtung: Der Vermieter verschuldet die Verspätung selbst, wenn er die Betriebskostenabrechnung eigenständig oder durch eine Hausverwaltung erstellt – sofern er diese nicht rechtzeitig und nachdrücklich bezüglich der Abrechnung kontaktiert hat. Die Hausverwaltung haftet jedoch nur (in Form von Schadenersatz), wenn sie die verspätete Abrechnung selbst verschuldet. Lag etwa die Heizkostenabrechnung des Versorgers nicht für die Abrechnung der Betriebskosten vor, kann auch die Hausverwaltung die Verspätung nicht verantworten.

Verjährungsfristen bezüglich der Heizkostenabrechnung:

  • Ordnungsgemäße, fristgerechte Zustellung: Der Vermieter kann innerhalb von drei Jahren (mit Beginn zum Endes des Jahres, in dem die Nachzahlung der Heizkosten fällig wurde) den Betrag beim Mieter einfordern. Der Vermieter rechnet die Kosten bis zum 31.07.2016 ab. Bis zum 31.12.2016 ist der Betrag fällig, am 01.01.2017 beginnt die Verjährungsfrist. Somit kann der Vermieter die Nachzahlung bis zum 31.12.2019 einfordern. Die gleiche Regelung trifft auch auf den Mieter zu, wenn sich aus der Abrechnung ein Guthaben ergibt.
  • Grundsätzlich haben Mieter die Möglichkeit, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen und in diesem Zusammenhang ihren Anspruch auf Belegeinsicht einzufordern. Es gilt eine Frist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung. Anschließend ist ein Widerspruch nicht mehr möglich.

Heizkostenabrechnung ohne Anfangs- und Endbestand zulässig?

Der Bundesgerichtshof ist mit Urteil vom 25.11.2009 der Auffassung, dass die Angabe der Anfangs- und Endbestände auf der Heizkostenabrechnung nicht notwendig ist. Lediglich der Verbrauch sei auszuweisen, der im Zweifelsfall vom Vermieter bewiesen werden muss – etwa durch die Auflistung der Einzelpositionen. Grundsätzlich sollte es dem Mieter jedoch möglich sein, die Abrechnung und das Ergebnis ohne juristische oder fachliche Kenntnisse nachvollziehen zu können. Es kann daher durchaus ratsam sein, die Anfangs- und Endbestände aufzuführen.

Heizkostenabrechnung ohne Zwischenablesung möglich?

Die Heizkostenverordnung sieht eindeutig vor, dass bei einem Mieterwechsel eine Zwischenablesung erfolgen muss, wenn dieser innerhalb des Abrechnungszeitraums erfolgt. Das gilt auch für den Fall, dass der Vermieter innerhalb der Abrechnungsperiode wechselt. Die Zwischenablesung darf nur dann ausfallen, wenn sie technisch nicht möglich oder sinnvoll ist. Eine technisch nicht mögliche Zwischenablesung ist dann gegeben, wenn die Messgeräte nicht intakt oder die Heizkostenverteiler ausgefallen sind. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, muss der Vermieter die gesamten Kosten als Grundkosten nach der Wohnfläche berechnen.

Betriebs- und Heizkostenabrechnung einfach selber erstellen

Theoretisch kann man die Wohnung verwalten lassen, aber die Kosten für eine Hausverwaltung sind nicht niedrig. Insbesondere Eigentümer mit einer Wohnung oder nur wenigen Mieteinheiten zahlen für die externe Hausverwaltung mehr. Vor allem für private Vermieter empfiehlt sich daher die Nutzung der kostenfreien Software von Vermietet.de.

Vermietet.de ist eine einfach zu bedienende und innovative Plattform für die rentable Vermietung Ihrer Immobilien. In unserem kurzen Video erfahren Sie, wie sich damit viele Prozesse erleichtern lassen und die Verwaltung zum Kinderspiel wird.

Mit der intelligenten Buchhaltungsfunktion der Immobilienverwaltungssoftware können Vermieter alle Betriebskosten mit den jeweiligen Beträgen angeben. Hier müssen dann einfach die Verbrauchskosten des Energieversorgers eingetragen werden, die für die Abrechnungsperiode ermittelt wurden. In den „Einnahmen und Ausgaben“ können alle Ausgaben oder Erstattungen aufgeführt werden. In der Nebenkostenabrechnung werden die Beträge der Betriebskosten dann individuell für das Objekt und den Mieter eingetragen. Für jede Betriebskostenart kann der passende Umlageschlüssel angewandt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit direkte Kosten anzulegen – also etwa die individuelle Heizkostenabrechnung.

Und so erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung schrittweise:

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1. Kostenlos anmelden auf Vermietet.de

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2. Mietverhältnis & Objektdaten anlegen

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3. Betriebskosten & Umlageschlüssel eintragen

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4.  Fertige Betriebskostenabrechnung herunterladen

Vermietet.de ist eine intelligente, transparente Software, die verschiedene Verwaltungsaufgaben rund um die Vermietung von Immobilien erleichtert. Sobald die Daten über Mieter, Mietobjekte und Mieten hinterlegt sind, erhält der Nutzer unmittelbar im Dashboard der Software einen Überblick über Mieteingänge, Leerstand, Rendite und andere wichtige Faktoren. Und insbesondere die Buchhaltung – speziell die Nebenkostenabrechnung – wird mit Vermietet.de unkompliziert, denn das System führt den Anwender intuitiv durch die verschiedenen Schritte. Hier können Sie sich auf Vermietet.de registrieren.

Über die Browser-Anwendung und den Cloud-Speicher steht die Nutzung von Vermietet.de jederzeit und von jedem Ort aus zur Verfügung. Wichtige Dokumente wie Mietverträge und Mahnschreiben können von unterwegs eingesehen werden. Mieteingänge können kontrolliert, Erinnerungen verschickt und Ausgaben verbucht werden.

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Über uns

Vermietet.de ist die innovative Verwaltungsplattform für private Immobilienbesitzer und Hausverwaltungen in Deutschland. Durch unzählige nützliche Funktionen bietet die Software einen vollständigen Überblick über Ihr Wohneigentum, Ihre Mieter und Ihre Einnahmen sowie Ihre Ausgaben.

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