In Kürze
- Die Fristen für die Nebenkostenabrechnung sind für den Vermieter und Mieter gesetzlich verbindlich.
- Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es Fristen für Abrechnung, Korrektur und Einspruch.
- Nebenkostenabrechnung besser frühzeitig zu erstellen, statt am Ende des Jahres.
- Die digitale Nebenkostenabrechnung mit VermietenPlus hilft Fristen einzuhalten.
Als Vermieter:in darfst du die Betriebskosten oder auch Nebenkosten genannt auf deine Mieter:innen umlegen. Der Gesetzgeber erlaubt das nur dann, wenn du jährlich eine Betriebskostenabrechnung erstellst. Das ergibt sich aus § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Die Pflicht zur Abrechnung der Nebenkosten ist rechtsgültig, wenn du mit deinen Mieter:innen im Mietvertrag vereinbart hast, dass diese zusätzlich zur Miete eine Vorauszahlung der Betriebskosten leistet. Hast du eine All-in-Miete oder eine Betriebskostenpauschale mit deinen Mieter:innen vereinbart, musst du keine Betriebskostenabrechnung erstellen.
Fristen für die Nebenkostenabrechnung gesetzlich verbindlich
Damit die Betriebskostenabrechnung rechtssicher ist, musst du einige wichtige Formalitäten beachten. Vor allem die gesetzlich vorgeschrieben Fristen solltest du kennen und einhalten. Verpasst du diese, dann können die Mieter:innen die Nebenkostenabrechnung anfechten und du trägst anfallende Kosten unter Umständen selbst.
Du musst als Vermieter beweisen, dass die Abrechnung bei deinen Mieter:innen fristgerecht eingegangen ist. Kommt es zu Verzögerungen auf Seiten der Post, hat der:die Vermieter:in einem Urteil des BGH zur Folge das zu vertreten (BGH, Aktenzeichen VII ZR 107/08). Am besten ist es, die Nebenkostenabrechnung durch einen Boten zustellen zu lassen. Das kann dein:e Hausmeister:in sein, auch Familienmitglieder oder Freund:innen können die Abrechnung zustellen.
Achtung
Vermeide, die Nebenkostenabrechnung auf den letzten Drücker zuzustellen. Nach einer Gerichtsentscheidung ist bei einer Zustellung der Betriebskostenabrechnung an Silvester gewöhnlich nur bis 18.00 Uhr mit einer Kenntnisnahme zu rechnen. Du musst davon ausgehen, dass die Mieter:innen nicht jeden Tag ihren Briefkasten leeren. (LG Hamburg, Urteil v. 2.5.2017, 316 S 77/16, NZM 2017 S. 597).
Betriebskostenfrist: Der Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten ist in § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB geregelt. Danach müssen Vermieter:innen über die Vorauszahlungen für die Betriebskosten im Mietverhältnis immer jährlich abrechnen. In den meisten Fällen ist der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr identisch. Du kannst auch die zwölf Monate selbst festlegen, für die du die Betriebskosten abrechnest. So kann der Abrechnungszeitraum zum Beispiel am 1. Mai des laufenden Jahres beginnen und am 30. April des Folgejahres enden. Wichtig ist: Du musst die Betriebskosten für genau ein Jahr erfassen und abrechnen.
Findet ein Mieter:innenwechsel statt, ändert das an dem Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten nichts. Haben deine Mieter:innen nur sechs Monate in deiner Wohnung gewohnt, können sie nicht verlangen, das sie vorzeitig eine Abrechnung oder eine Zwischenabrechnung erhalten.
Betriebskostenfrist: Erstellung der Abrechnung
Du hast als Vermieter:in zwölf Monate Zeit nach Ende des gewählten Abrechnungszeitraums, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen und den Mieter:innen auszuhändigen. Ist die Abrechnungsperiode identisch mit dem Kalenderjahr, dann bleiben für die Abrechnung zwölf Monate bis zum 31. Dezember des Folgejahres.
Hältst du die zwölfmonatige Frist für die Abrechnung nicht ein, muss der:die Mieter:in eine Nachzahlung für die Nebenkosten nicht zahlen. Eine im Mietvertrag getätigte Vereinbarung zur Verlängerung der Frist für Abrechnung der Nebenkosten ist nicht zulässig (§ 556 Abs. 4 BGB).
Widerspruchsfrist gegen die Betriebskostenabrechnung
Mit Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung musst du leider immer rechnen. Die Betriebskosten haben sich zu einer zweiten Miete entwickelt. Die Mieter:innen suchen nach Möglichkeiten, die hohen Kosten fürs Wohnen zu verringern.
Für den Einspruch müssen auch die Mieter:innen sich an Fristen halten. Sie haben genau ein Jahr Zeit, nach dem Eingang der Abrechnung zu widersprechen. Den Einspruch müssen die Mieter:innen begründen und dir schriftlich zukommen lassen. Halten die Mieter:innen diese Frist nicht ein, dann gelten die Einwendungen als nicht zulässig.
Fristen für die Korrektur der Nebenkostenabrechnung
Fehler unterlaufen jedem, deshalb haben Vermieter:innen immer die Gelegenheit die Betriebskostenabrechnung zu korrigieren. Allerdings gibt es auch für die Korrektur der Nebenkostenabrechnung feste Fristen, die du unbedingt kennen solltest. Du verlierst sonst den Anspruch auf Korrektur.
Ist dir ein Fehler in der Nebenkostenabrechnung unterlaufen, dann kannst du innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist diesen vollständig korrigieren (BGH, Urteil vom 12. Januar 2011, Az.: VIII ZR 296/09). Du hast zum Beispiel die Nebenkostenabrechnung am 1. September zugestellt. Du stellst fest, du hast die eine Rechnung für die Hausreinigung nicht eingerechnet. Dann hast du die Möglichkeit, diese bis zum 31. Dezember die Nebenkostenabrechnung neu auszustellen.
Die wichtigsten Fristen für die Nebenkostenabrechnung
Die Korrektur der Nebenkostenabrechnung ist unabhängig von einer gesetzlichen Frist, wenn den Mieter:innen eine Erstattung oder eine Reduzierung der Nebenkosten zusteht. Die Mieter:innen verlieren damit nicht den Anspruch auf die Erstattung der zu viel gezahlten Beträge zu. Sie können diese einklagen.
Tipp
Es ist ratsam, die Nebenkostenabrechnung frühzeitig oder Mitte des Jahres zu erledigen. Stellst du die Betriebskostenabrechnung erst am Ende der vereinbarten Abrechnungsfrist zum 31. Dezember zu, dann verlierst du den Anspruch auf Korrektur.
Unverschuldete Überschreitung der Frist für die Nebenkostenabrechnung
Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen die Gerichte einen verspäteten Eingang der Nebenkostenabrechnung als zulässig ansehen. Das ist dann der Fall, wenn du als Vermieter:in die Fristversäumnis nicht verschuldet hast. Zum Beispiel wenn du einen Grundsteuerbescheid vom Finanzamt oder die Abrechnung deines Energieversorgers verspätet erhalten hast. Auch eine Krankheit kann als Grund für die Fristüberschreitung gelten. Als Vermieter:in musst du immer belegen können, dass deine Fristversäumnis unverschuldet ist.
Auch hast du den verspäteten Zugang der Nebenkostenabrechnung nicht zu verantworten, wenn die Mieter:innen nach dem Auszug ihre neue Adresse nicht hinterlassen. Auch hier liegt die Beweislast bei dir als Vermieter:in.
Beauftragst du eine:n Hausverwalter:in oder einen Messdienstleister, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, dann nimmt dich das nicht aus der Verantwortung. Sowohl für inhaltliche Fehler als auch für das nicht Einhalten der Frist bei der Nebenkostenabrechnung stehst du als Vermieter:in in der Haftung. Hat dein Dienstleister die Fristversäumnis verschuldet, dann hast du immer noch du Möglichkeit, ihn auf Schadensersatz zu verklagen. Ebenso kannst du dein:e Hausverwalter:innen wegen Pflichtverletzung fristlos kündigen.
Verjährung der Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung
Sämtliche Ansprüche aus einer Betriebskostenabrechnung dürfen sowohl die Mieter:innen als auch die Vermieter:innen nur drei Jahre lang geltend machen (§§ 195, 199 Abs. 1 des BGB). Nachforderungen oder Erstattungen kannst dann nur noch in wenigen Ausnahmefällen einfordern.
Keine Frist verpassen: Nutze das Vermietet.de Nebenkostentool
Das Vermietet.de Betriebskostentool nimmt die Komplexität der Betriebskostenabrechnung. Hast du alle Kosten in deinem Account während der Abrechnungsperiode eingepflegt, zieht sich das Tool automatisch viele Kostenpositionen selbst. Das schützt dich vor Zahlendrehern oder Fehleingaben. Auch die Berechnung von Leerständen oder Mieter:innenwechseln nimmt VermietenPlus dir ab. Das Tool kennzeichnet automatisch, ob die ausgewählte Kostenposition umlagefähig ist. Rechtlich bist du so bei auf der sicheren Seite.
Die Betriebskostenabrechnung schieben viele Vermieter:innen gerne auf. Diese frühzeitig im Abrechnungsjahr zu erledigen, hat viele Vorteile. Dir bleibt genügend Zeit für eventuelle Korrekturen. Die Betriebskostenabrechnung brauchst du in jeden Fall auch für deine Steuererklärung, weil du Leerstände und Erstattungen umlegen kannst. Machst du die Nebenkostenabrechnung zu spät, kommst du unter Umständen in Konflikt mit der Frist für deine Steuererklärung. Nutze das professionelle, digitale VermietenPlus Nebenkostentool und verpasse keine Frist für die Betriebskostenabrechnung. Du schützt dich auf diese Weise bereits im Vorfeld wirksam gegen teure Einspruchsverfahren.
Nur wenn du selber die Fristversäumnis nicht verschuldet hast, kannst du Nachforderungen trotzdem einfordern von deinen Mieter:innen. Beispielsweise hast du einen Bescheid von der Stadt verspätet erhalten, ist das nicht deine Schuld. Oder du so warst so schwer krank, das du die Abrechnung nicht erstellen konntest. Du musst dein Unverschulden immer nachweisen.
Du kannst zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode bis Abends 24.00 Uhr die Nebenkostenabrechnung zustellen. Ratsam ist es nicht, mit der Zustellung bis fünf vor zwölf zu warten. Die Mieter:innen könnten nicht zu Hause sein. Außerdem nimmst du dir die Möglichkeit zur Korrektur. Je früher du die Nebenkostenabrechnung erstellst, desto besser.
Die Jurist:innen sprechen bei der Frist für die Nebenkostenabrechnung von einer "Ausschlussfrist". Deshalb hast du rechtlich keine Möglichkeit, die Frist zu verlängern. Die musst immer spätestens zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode die Nebenkostenabrechnung deinen Mieter:innen zustellen.
Auch für die Mieter:innen gibt es Fristen bei der Nebenkostenabrechnung. Sie haben ab Zugang der Nebenkostenabrechnung zwölf Monte Zeit für den Einspruch.
Lässt du deine Nebenkostenabrechnung durch eine Hausverwaltung oder einen anderen Dienstleister erstellen, nimmt dich das als Vermieter:in nicht aus der Haftung. Du stehst für inhaltliche Fehler in der Verantwortung, ebenso für die Einhaltung sämtlicher Fristen bei der Nebenkostenabrechnung.
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