Betriebskostenabrechnung: Frist unbedingt einhalten!

Bei der Betriebskostenabrechnung sind Fristen gesetzlich geregelt. Jeder Vermieter hat diese zwingend einzuhalten. Tut er dies nicht, können Mieter die Forderungen anfechten, was im schlimmsten Fall dazu führt, dass Du auf den Kosten sitzen bleibst. Welche Betriebskostenabrechnung-Fristen für die Erstellung, den Zeitraum und die Einsprüche gelten, erfährst Du hier. 

Betriebskostenabrechnung: Warum es eine Pflicht zum Erstellen einer Abrechnung gibt 

Als Vermieter darfst Du bestimmte Kosten – die sogenannten Betriebskosten oder auch Nebenkosten genannt – auf Deine Mieter umlegen. Dafür bist Du dazu verpflichtet, jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Das ergibt sich aus § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). 

Die Pflicht besteht jedoch nur dann, wenn Du mit Deinem Mieter im Mietvertrag vereinbart hast, dass dieser zusätzlich zur Miete eine Vorauszahlung der Betriebskosten leistet. Hast Du hingegen eine Inklusivmiete oder eine Betriebskostenpauschale mit Deinem Mieter vereinbart, musst Du keine Betriebskostenabrechnung erstellen. 

Damit die Betriebskostenabrechnung rechtssicher ist, gilt es einige wichtige Formalitäten zu wahren. Unter anderem darfst Du die gesetzlichen Fristen der Betriebskostenabrechnung nicht überschreiten und Du darfst nur bestimmte Kosten auf Deine Mieter umlegen. 

Diese Betriebskostenabrechnung-Fristen musst Du kennen 

Es gelten für die Betriebskostenabrechnung Fristen, die Du unbedingt einhalten musst. Denn wer bei einer Betriebskostenabrechnung eine Frist versäumt, kann im schlimmsten Fall den Anspruch auf die Zahlung der Nachforderungen verlieren. 

Im Folgenden zeigen wir Dir, welche Fristen es gibt. 

Betriebskostenabrechnung Frist: Abrechnungszeitraum 

Eine wichtige Frist bei Betriebskostenabrechnungen betrifft den Abrechnungszeitraum. Dies ist der Zeitraum, für den die umlagefähigen Kosten ermittelt werden. Er ist in § 556 Abs. 3 Satz 1 des BGB geregelt:  

“Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. […]” 

Betriebskostenabrechnung Frist: Erstellung der Abrechnung 

Die Abrechnungsfrist ist im § 556 Abs. 3 Satz 2 des BGB geregelt. Demnach müssen Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung eine Frist von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum einhalten. Die Abrechnung für den Zeitraum Januar- Dezember 2021 muss also bis spätestens 31. Dezember 2022 an den Mieter zugestellt werden. 

“[…] Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.” 

Es gibt nur wenige Ausnahmen, die es gestatten, bei der Betriebskostenabrechnung die Frist zu überschreiten, beispielsweise, wenn der jeweilige Mieter unbekannt verzogen ist und die Abrechnung daher nicht rechtzeitig zugestellt werden konnte. 

Wird die Betriebskostenabrechnung-Frist nicht eingehalten oder wird sie dem Mieter zu spät zugestellt, kann der Mieter die Abrechnung zu Recht anfechten, sodass diese unwirksam wird und er Deiner Forderung zur Nachzahlung nicht nachkommen muss. 

Im Gegensatz dazu musst Du ein Guthaben dennoch auszahlen. Das bedeutet, dass Du die Betriebskostenabrechnung auf jeden Fall erstellen musst, auch wenn Du die Frist versäumt hast. Es erlöschen nur Deine Forderungen, nicht aber die des Mieters. 

Stelle sicher, dass Du die Betriebskostenabrechnung fristgerecht an Deinen Mieter zustellst, damit Du nicht auf Deinen Kosten sitzen bleibst! 

Betriebskostenabrechnung: Welche Fristen Du bei Sonderfällen einhalten solltest

Diese Fristen gelten bei Mieterwechsel

In den meisten Fällen wird für die Betriebskosten als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr gewählt, dies ist allerdings nicht zwingend notwendig. Gerade bei Mieterwechseln im Laufe des Jahres ist der Abrechnungszeitraum für die erste oder eben die letzte Abrechnung entsprechend kürzer. 

Auch wenn Dein Mieter nach dem Auszug eine Zwischenabrechnung von Dir verlangt, Du bist gesetzlich nicht dazu verpflichtet. Auch beim Mieterwechsel gilt bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnungen die Frist von zwölf Monaten. 

Was gilt bei Zahlungen bei Nachforderungen oder Guthaben?

Im Mietrecht sind für Betriebskosten weitere Fristen in § 271 Abs. 1 BGB geregelt, wo es um die Zahlungsfristen geht. Ist die Betriebs- und Heizkostenabrechnung erstellt und versendet, werden die Zahlungen von Nachforderungen oder Rückerstattungen sofort fällig. § 286 Abs. 3 des BGB sieht eine Zahlungsfrist sowohl für Nachforderungen als auch für Rückerstattungen von 30 Tagen vor. 

Achtung: Selbstverständlich kann der Mieter die Betriebskostenabrechnung prüfen. Dafür hat er laut Gesetzgeber zwölf Monate Zeit (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Das entbindet ihn allerdings nicht von seiner Zahlungsfrist. Diese bleibt bei 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung. 

Bis wann können Mieter Einsprüche erheben?

Der Mieter darf die entsprechenden Belege beim Vermieter anfragen. Wenn er die Abrechnung nach Prüfung für nicht korrekt hält, hat er zwölf Monate lang die Möglichkeit, Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einzulegen. Diese Frist ist ebenfalls in § 556 Abs. 3 des BGB erfasst. 

Wie Du mit Einsprüchen Deiner Mieter am besten umgehst, hörst Du in unserem Podcast: 

Verjährung der Ansprüche

Weiterhin ist die Verjährungsfrist zu beachten, die in den §§ 195, 199 Abs. 1 des BGB geregelt ist. Demnach dürfen Ansprüche aus Betriebskostenabrechnungen nur drei Jahre lang geltend gemacht werden. Nach Ablauf dieser Frist gelten die Forderungen, wenn sie nicht gestellt wurden, als verjährt. In Ausnahmefällen kann ein Anspruch auch noch nach dieser Frist geltend gemacht werden, aber nur in Form einer Aufrechnung, wenn die Aufrechnungsgrundlage bereits vor Ende der Verjährungsfrist bestanden hat (§§ 214, 215 BGB). 

Betriebskostenabrechnung: Diese Kosten darfst Du abrechnen 

In der Betriebskostenabrechnung rechnest Du alle umlagefähigen Betriebskosten ab. Das sind Kosten, die durch die Vermietung und die Verwaltung der Immobilie entstehen. Welche Kosten das im Einzelnen sind, ist in der Betriebskostenverordnung festgelegt.  

Grundsätzlich dürfen nur Kosten umgelegt werden, die laufend entstehen und die Du im Mietvertrag festgehalten hast. Einmalige Kosten darfst Du nicht umlegen. Damit Du dabei keine Kosten vergisst, empfehlen wir Dir, Dich im Mietervertrag auf die Betriebskostenverordnung zu beziehen. Damit gehst Du auf Nummer sicher, dass Du alle möglichen Kosten umlegen kannst und auch Aktualisierungen der Verordnung automatisch anerkannt werden. 

Gemäß Betriebskostenverordnung sind folgende Kosten auf Deinen Mieter umlegbar: 

• Kosten für die Wasserversorgung 
• Gebühren für Abwasser 
• Gebühren für die Müllabfuhr 
• Kosten für die Straßenreinigung 
• Heizkosten und Warmwasserkosten 
• Grundsteuer 
• Aufzugskosten 
• Schornsteinreinigung 
• Hausbeleuchtung 
• Hausmeisterkosten 
• Kosten für Reinigungsarbeiten und die Gartenpflege 
• Kosten für Gebäude- und Haftpflichtversicherung 
• Kosten für Antennen und Kabelfernsehen 
• Kosten für maschinelle Wascheinrichtungen 
• Sonstige Betriebskosten 

Achtung: Die meisten Vermieter erstellen mit der Betriebskostenabrechnung zeitgleich die Heizkostenabrechnung. Die Betriebskosten für die Heizung werden jedoch getrennt von den Betriebskosten abgerechnet. 

Mit Vermietet.de fristgerecht Betriebskostenabrechnungen erstellen 

Das BGB zeigt, dass Vermieter bei ihrer Betriebskostenabrechnung Fristen für den Abrechnungszeitraum, Zustellung Zahlungen und Einsprüche beachten müssen. Vermietet.de hilft Dir bei der Erstellung von rechtssicheren und inhaltlich korrekten Abrechnungen. 

Mit unserer intuitiven Betriebskostenabrechnung-Software sind komplizierte Excellisten und Zahlendreher kein Problem mehr für Dich. Das System erfasst automatisch alle relevanten Kosten und fügt sie in die Abrechnungsvorlage ein. Du ergänzt noch die Umlageschlüssel und eventuell fehlende Kosten, ergänzt das Anschreiben und fertig. Nur noch ausdrucken und an Deine Mieter versenden. Probiere uns einfach aus und erstelle noch heute Deinen Account. 

Was es sonst noch zu wissen gibt 

Neben der Frage welche Fristen für Betriebskostenabrechnungen gelten, gibt es immer wieder Unsicherheiten, wie bestimmte Kosten abgerechnet werden dürfen. Oben haben wir bereits die Posten genannt, die Du auf Deine Mieter umlegen darfst. 

Besondere Streitpunkte sind zum Beispiel die Abrechnung von Wasser und Abwasser. Sowohl für die Wasserversorgung als auch die Entwässerung fallen jährlich wiederkehrende Kosten an, die Du auf Deine Mieter umlegen darfst. Der Einbau von Wasserzählen ist zusätzlich sinnvoll, um die Kosten verbrauchsgenau abrechnen zu können. So vermeidest Du Streitigkeiten mit Deinen Mietern. 

Ein weiteres Streitthema sind die Betriebskosten für die Gartenpflege. Auch hier gibt es einige umlagefähige Posten, aber auch viele, die Du nicht abrechnen darfst. 

Übrigens: Wusstest Du, dass Du umlagefähige Betriebskosten auch steuerlich absetzen kannst? Lies Dir unseren Blogartikel zum Thema durch und erfahre, wie Du Geld vom Staat zurückbekommen kannst.