Für die meisten Vermieter endet im Dezember die Frist für die jährliche Betriebskostenabrechnung. Diese muss spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode bei Deinem Mieter eingegangen sein. Das ist in den meisten Fällen der 31. Dezember. Doch Vorsicht! Geht der Brief verloren, gilt er als nicht fristgerecht zugestellt. Wie Du sichergehen kannst, die Betriebskostenabrechnung fristgerecht zuzustellen, erfährst Du hier.
Vermieter müssen für zuverlässige Zustellung sorgen
Nicht selten ergibt die Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung für Deine Mieter. Da wäre es besonders ärgerlich, wenn Du die Nebenkostenabrechnung Fristen versäumst und deswegen auf Deinen Forderungen sitzen bleibst. Viele Vermieter vertrauen auf die Post und den gewöhnlichen Versandbrief. Doch auf dem Postweg kann es immer zu Verzögerungen oder gar Verlusten kommen.
Hast Du die Verzögerung der Zustellung nicht zu verantworten, kannst Du dennoch auf Deinen Forderungen bestehen. Das besagt § 556 Abs. 3 S. 3 2. Halbsatz des Bundesgesetzbuches (BGB). Aber: Gemäß § 278 S. 1 BGB musst Du Dir als Vermieter ein Verschulden der Post zurechnen lassen. Das gilt auch dann, wenn die Post den Brief verloren hat (vgl. BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08).
Außerdem erhältst Du beim gewöhnlichen Versandbrief keinen Nachweis, dass das Schreiben auch wirklich beim Empfänger gelandet ist. Also selbst, wenn alles gut gegangen und die Abrechnung fristgerecht zugestellt wurde, kann Dein Mieter anderes behaupten.
Um auf Nummer sicher zu gehen, solltest Du deshalb besser andere Möglichkeiten der Zustellung nutzen.
1. Versand per E-Mail
In Zeiten der Digitalisierung kannst Du gut und gerne auf Papier verzichten und Deine Betriebskostenabrechnung per E-Mail an Deine Mieter schicken. Das geht besonders gut, wenn Dir die nötigen Unterlagen bereits digital vorliegen – zum Beispiel mit Vermietet.de. Bei Vermietet.de sammelst Du Rechnungen, Einzahlungen und Auszahlungen und Abrechnungen von Deinen Versorgungsdienstleistern bequem an einem zentralen Ort.
Auch die Betriebskostenabrechnung erledigst Du mit Vermietet.de digital und einfach. Hast Du Rechnungen und Zahlungsnachweise bei Vermietet.de gespeichert und den richtigen Objekten beziehungsweise Einheiten zugeordnet, übernimmt das System alle umlagefähigen Nebenkosten automatisch, sodass Du kaum noch manuellen Aufwand hast.
Am Ende erhältst Du ein digitales Dokument, das Du direkt per E-Mail versenden kannst, inklusive einem individuellen Anschreiben und Deinen Anhängen. Das gute beim E-Mailversand: In Deinem E-Mailkonto siehst Du sofort, wann Du die Abrechnung an wen verschickt hast. Somit hast Du immer einen Nachweis für die Zustellung zur Hand.
2. Persönliche Übergabe
Deutlich weniger bequem, dennoch sehr zuverlässig, ist die persönliche Übergabe der Betriebskostenabrechnung. Du klingelst einfach an der Wohnungstür und händigst Deinem Mieter Dein Schreiben aus. Vergiss jedoch nicht, Dir den Empfang schriftlich und mit Datumsangabe quittieren zu lassen. Noch besser ist es, wenn Du Dir nicht nur den Empfang, sondern auch den Inhalt bestätigen lässt. Dazu muss der Mieter vor der Unterschrift den Umschlag öffnen. So kann er später auch nicht behaupten, der Umschlag sei leer gewesen.
Eine solche Empfangsbestätigung wird von Gerichten als sogenannte Privaturkunde i. S. d. 3 416 ZPO gewertet. Du hast also ein hiebfestes Beweismittel zur Hand, sollte Dein Mieter die Zustellung der Abrechnung leugnen.
Diese Art der Zustellung kommt jedoch nur dann in Frage, wenn sich die entsprechende Wohnung nicht weit entfernt von Dir befindet. Eine lange Autofahrt nur für die Übergabe lohnt sich kaum. Auch, wenn der Mieter nicht anzutreffen ist, musst Du es unter Umständen häufiger versuchen. Es ist daher ratsam, die Zustellung nicht erst am letzten Tag der Frist zu versuchen.
3. Einwurf in den Hausbriefkasten
Triffst Du Deinen Mieter nicht persönlich an, kannst Du die Betriebskostenabrechnung auch in den Hausbriefkasten werfen. Du solltest aber eine Vertrauensperson dabeihaben, die im Zweifel als Zeuge aussagt. Als Zeuge kommt allerdings nur eine unparteiische Person in Frage. Das darf also kein weiterer Vermieter oder eine andere Partei des Mietvertrages sein.
Alternativ kann auch ein Bote die Betriebskostenabrechnung entweder persönlich direkt an den Mieter übergeben und sich den Empfang quittieren lassen oder das Schreiben als Einwurf in den Hausbriefkasten werfen. Auch hier gilt, dass der Bote nicht Partei des Mietvertrages sein darf, um später als Zeuge zu dienen.
4. Übermittlung per Einschreiben
Als Alternative zum Postversand dient das Einschreiben. Hierbei kannst Du zwischen zwei Arten wählen: Dem Einwurfeinschreiben und dem Übergabeeinschreiben.
Beim Übergabeeinschreiben lässt sich der Postbote die Zustellung vom Empfänger quittieren. Ist der Mieter nicht zu Hause, muss er das Schreiben bei der Post abholen. Tut er das nicht, gilt das Schreiben als nicht zugestellt (BGH, Urteil vom 26.11.1997, Az. VIII ZR 22/97).
Die bessere Variante ist das Einwurfeinschreiben. Hier wird der Brief in den Hausbriefkasten geworfen und vom Postboten selbst quittiert. Das Einwurf-Einschreiben gilt dann als zugestellt, ohne dass der Mieter den Brief selbst in Empfang nehmen muss.
Beide Formen des Einschreibens haben denselben Nachteil: Es wird lediglich die Übergabe des Umschlags bestätigt, nicht aber der Inhalt. Wie bei der persönlichen Übergabe könnte der Mieter also später behaupten, der Umschlag sei leer gewesen.
Zustellung nicht auf den letzten Drücker
Welche Art der Zustellung Du auch wählst: Stelle sicher, dass Du die Frist einhältst. Es ist daher ratsam, nicht bis zum letzten Tag zu warten. Denn selbst, wenn Du die Abrechnung am 31. Dezember um 23:59 Uhr in den Hausbriefkasten wirfst, ist das bereits zu spät. Denn um die Frist zu wahren, gilt nicht der Zeitpunkt des Einwurfs.
Der Bundesgerichtshof hat dazu geurteilt, dass die Frist nur dann eingehalten wird, wenn auch eine rechtzeitige Kenntnisnahme des Empfängers zu erwarten ist. Das ist am Nachmittag oder Abend nicht der Fall – der Brief muss spätestens am Vormittag im Kasten landen (vgl. BGH, Urteil vom 5. 12. 2007 – XII ZR 148/05).
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