In Kürze
- Aufgrund der Energiekostenexplosion ist bei der Betriebskostenabrechnung 2022 vermehrter Widerspruch zu erwarten.
- Professionalisierung bei der Betriebskostenabrechnung gelingt durch die Verwendung moderner Softwaretool wie VermietenPlus.
- Umlageschlüssel und umlagefähige Kosten sind in VermietenPlus rechtssicher vordefiniert.
- Die Betriebskostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnungen können Eigentümer:innen auch in Eigenregie erstellen und so Kosten sparen.
- Mit dem Umlageschlüssel „Miteigentumsanteile“ steht eine eigener Schlüssel für vermietete Eigentumswohungen zur Verfügung.
- Fristgerecht abrechen ist mit einem zeitsparenden und rechtssicheren Softwaretool wie VermietenPlus leicht gemacht.
Die Betriebskostenabrechnung gehört zu den jährlich wiederkehrenden Aufgaben, die alle Vermieter:innen zu erledigen haben. Du bist zu der Betriebskostenabrechnung gesetzlich verpflichtet, solange du keine Betriebskostenpauschale vereinbart hast. Die Arbeit ist oft nicht geliebt, denn das umfangreiche Rechenwerk ist fehleranfällig und viele rechtliche Details sind zu beachten.
Mieter:innen legen vermehrt Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung ein
Seit dem letzten Jahr ist die Betriebskostenabrechnung noch stärker in den Fokus gerückt. Mit der Kostenexplosion bei der Energieversorgung sowie der hohen Inflation sind die Betriebskosten drastisch angestiegen. Vielen Mieter:innen drohen aus der Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2022 hohe Nachzahlungen.
Es ist zu erwarten, dass die Mieter:innen deswegen verstärkt versuchen werden, Einspruch gegen ihre Nebenkostenabrechnung einzulegen. Unterstützung bekommen sie dabei von den Rechtsschutzversicherungen, dem Mieterbund oder Onlineportalen. Dort erhalten die Mieter:innen gegen eine Gebühr oder auch kostenlos einen „Nebenkostencheck“. Das Werbeversprechen der Betriebskosten-Checker lautet: Geld zurück vom Vermieter.
Für Vermieter:innen heißt deshalb, sich jetzt bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung zu professionalisieren. Fehler können teure Einspruchsverfahren nach sich ziehen. Im schlimmsten Fall bleiben Vermieter:innen auf ihren Betriebskosten sitzen.
Achtung
Die Betriebskostenabrechnung frühzeitig im Abrechnungsjahr zu erledigen, hat viele Vorteile. Nur dann kannst du noch eventuelle Korrekturen vornehmen. Außerdem brauchst du die Betriebskostenabrechnung für deine Steuererklärung. Denn Leerstände oder Erstattungen kannst du bei der Steuer umlegen. Dein Steuerberater freut sich, wenn er frühzeitig alle Unterlagen erhält, um die Steuererklärung beim Finanzamt einzureichen.
Moderne Tools für die Betriebskostenabrechnung sorgen für Einspruchssicherheit
Vorbei sind die Zeiten, wo die eine simple Exceltabelle, Vorlagen aus dem Internet oder alte Softwarepakete von der CD zur Abrechnung der Betriebskosten ausreichten. Heute erfolgt die Betriebskostenabrechnung über moderne Softwaretools wie VermietenPlus von ImmobilienScout24. Damit lassen sich viele Rechenwege sowie Eingaben automatisieren. Die deutlich verringerte händische Zahleneingabe vermeidet Tippfehler und Zahlendreher, macht so Betriebskostenabrechnung weniger anfällig für Fehler.
Alle zulässigen Umlageschlüssel vordefiniert
Ebenso errechnet das Tool vollkommen automatisch anhand vordefinierter Umlageschlüssel die Verteilung der Kosten auf die Mieter:innen. Folgende Verteilerschlüssel stehen dabei zur Verfügung:
Eigentumsanteile
Dieser Schlüssel ist für die Umlage bei Eigentumswohnungen zulässig.
Quadratmeter
Der Schlüssel Quadratmeter ist der am häufigsten verwendete Umlageschlüssel bei der Betriebskostenabrechnung. Ist nichts anderes im Mietvertrag vereinbart, kommt dieser zur Anwendung (§ 556a, Abs. 1 BGB). Der Umlageschlüssel Quadratmeter wird deshalb oft als Standardschlüssel bezeichnet.
Wohneinheit
Bei diesem Schlüssel wird jede Wohnung gleichbehandelt. Der Schlüssel bietet sich an, wenn in einem Haus die Wohnungen alle ähnlich sind.
Personen
Der Umlageschlüssel Personen sorgt bei Müllgebühren oder beim nicht per Zähler ermittelten Wasserverbrauch für mehr Gerechtigkeit.
Manuell/Verbrauch
Sämtliche verbrauchsabhängigen Kosten kannst du manuell über die Eingabe der durch deinen Messdienstleister ermittelten Verbrauchskosten verteilen.
Rechtssichere Auswahl der umlagefähigen Betriebskosten
Das VermietenPlus Tool schafft nicht nur Rechtssicherheit durch die Berechnung der Kostenverteilung aufgrund vorgegebener Umlageschlüssel. Bei der Eingabe der Kosten in das Portal kannst du diese direkt als Nebenkosten verbuchen. Das Tool kennzeichnet dabei alle eingegebenen Kosten, wenn sie umlagefähig sind. Die umlagefähigen Nebenkosten sind von unseren Rechtsexperten geprüft und werden laufend an die aktuelle Rechtsprechung angepasst. Du machst so bei der Auswahl der Kostenpositionen keine Fehler mehr.
Die gesetzliche Grundlage für die im Tool vordefinierten umlagefähigen Nebenkosten sind § 1 und § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Heizungs- und Warmwasserkosten sind immer Bestandteil der Betriebskostenabrechnung. Diese Kosten werden verbrauchsabhängig erhoben und in der Heizkostenabrechnung deines Messdienstleisters auf deine Mieter verteilt.
Die Verordnung setzt einen klaren Rahmen und definiert in §2 folgende Kosten als Betriebskosten, die du auf den Mieter umlegen kannst.
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Abwasser
- Heizung
- Warmwasser
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Allgemeinbeleuchtung
- Gebäude- und Gebäudehaftpflichtversicherung
- Hauswart
- Fernsehen, Antenne, Kabelanschluss
- Betrieb einer Waschküche
- Sonstige Betriebskosten
Wie die Betriebskosten im Mietvertrag vereinbaren?
Mit einem Hinweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag sind diese Kosten unmissverständlich vertraglich vereinbart. Nur die sonstigen Kosten bedürfen im Mietvertrag einer gesonderten Vereinbarung. Beispiele für sonstige Kosten sind:
- Wartungskosten für Rauchmelder oder Brandmeldeanlagen
- Kosten für eine Dachrinnenbeheizung
- Betriebskosten für Fitnessräume, Sauna oder Schwimmbad
Bei der Höhe der Betriebskosten bist du verpflichtet, dich an das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu halten. Deshalb können von dir beauftragte Dienstleister dir nicht hohe Rechnungen stellen mit der Begründung, dass du diese auf die Mieter umlegen kannst. Orientierung geben dir die von den Gemeinden veröffentlichten Betriebskostenspiegel. Rechtlich verbindlich sind diese aber nicht.
Tipp
Als Faustformel gilt: Zu den umlegbaren Betriebskosten zählen immer solche Kosten, die wiederkehrend sind. Das können Wartungskosten sein für Heizung oder Aufzug. Laufende Kosten sind ebenso die quartalsweise zu zahlenden Grundsteuerbeträge, die Treppenhausreinigung, die Müllabfuhr oder die Gebühren für den Schornsteinfeger. Davon zu unterscheiden sind einmalig anfallende Kosten wie Reparaturen sowie Verwaltungskosten, Porto oder Bankgebühren. Diese Kosten kannst du nicht auf die Mieter umlegen.
Betriebskostenabrechnung für Eigentumswohnungen
Hast du eine Eigentumswohnung gekauft und vermietest du diese, dann musst du ebenfalls eine Betriebskostenabrechnung erstellen. In vielen Fällen macht das der Hausverwalter. Dafür zahlst du aber Geld an ihn. Dank moderner Tools wie VermietenPlus kannst du diese Kosten sparen und die Betriebskostenabrechnung auch selbst erledigen.
Die Betriebskostenabrechnung für Eigentumswohnungen ist vom Grundsatz nicht anders als die für ein Mehrfamilienhaus. Alle in der Betriebskostenverordnung definierten Kosten sind umlegbar auf deine Mieter:innen. Deshalb findest du die umlegbaren Nebenkosten aufgelistet in der Hausgeldabrechnung, die der Verwalter für dich erstellt.
Aufpassen musst du, denn du kannst nicht alle Positionen aus der Hausgeldabrechnung auf deine Mieter:innen umlegen. Nicht umlegbare Kosten sind zum Beipiel:
- Verwaltungskosten und Verwaltergebühr
- Instandhaltungsrücklagen
- Kosten für Instandhaltung und Reparaturen am Gemeinschaftseigentum
- Kosten für bauliche Veränderung am Gemeinschaftseigentum
- Anwaltsgebühren und Gerichtskosten der Eigentümergemeinschaft
Umlageschlüssel Miteigentumsanteile für Eigentumswohnungen
Bei Eigentumswohnungen kannst du neben den bekannten Umlageschlüssel Quadratmeter, Personen, Wohneinheit, Manuel/Verbrauch zusätzlich den Schlüssel Miteigentumsanteile verwenden. Dieser erst 2020 eingeführt Umlageschlüssel soll die Betriebskostenabrechnung für Eigentumswohnungen vereinfachen.
Der Eigentumsanteil ist rechnerisch der Bruchteil am Gemeinschaftseigentum. In der Regel wird dieser in Teilen von 1.000 angegeben, manchmal bei sehr großen Objekten können das auch Teile von 10.000 oder mehr sein. Wenn du diesen Umlageschlüssel in deiner Betriebskostenabrechnung verwenden willst, dann musst du darauf achten, dass du dies im Mietvertrag vereinbart hast.
Die Fristen für die Betriebskostenabrechnung beachten
Damit die Betriebskostenabrechnung einspruchssicher ist, musst du verschiedene Fristen kennen und einhalten. Im Mietvertrag legst du die Abrechnungsperiode fest. Diese beträgt immer genau ein Jahr. Meistens ist die Abrechnungsperiode identisch mit dem Kalenderjahr. Du kannst auch unabhängig vom Kalenderjahr eine Abrechnungsperiode im Mietvertrag vereinbaren, zum Beispiel von 1. April bis zum 31. März des Folgejahres.
Fristversäumnis kann teurer werden
Geht die Betriebskostenabrechnung verspätet beim Mieter ein, muss der Mieter eventuelle Nachzahlungen nicht mehr leisten. Du bleibst auf den Kosten sitzen. Die Gerichte akzeptieren nur wenige Ausnahmen, bei denen eine verspätete Zustellung der Betriebskostenabrechnung zulässig ist.
Dazu gehören Krankheit oder wenn du als Vermieter die verspätete Zustellung nicht zu verantworten hast. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn dein Energieversorger seine Abrechnung dir nicht innerhalb der Abrechnungsperiode zugestellt hat. Ebenso trifft dich keine Schuld, wenn das Finanzamt seine Grundsteuerbescheide verspätet verschickt. Du musst als Vermieter:in immer belegen, dass du die Nichteinhaltung der Frist nicht zu verantworten hast.
Fazit
Die Betriebskostenabrechnung ist für private Vermieter:innen einer der wichtigsten Pflichten. Moderne Software Tools wie VermieterPlus machen es heute möglich, die Betriebskostenabrechnung ohne fremde Hilfe in Eigenregie zu erstellen. Das spart Kosten und bietet ein hohes Maß an Rechts- und Rechensicherheit. Die Automatisierung hilft dir dabei, die Betriebskostenabrechnung schneller zu erstellen und alle wichtigen Fristen einzuhalten. Die so erstellte Betriebskostenabrechnung wird einem Nebenkosten-Check Stand halten. Das Ergebnis lautet: Widerspruch zwecklos!
In § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind die Kosten gesetzlich definiert, die du auf deine Mieter:innen umlegen kannst. Nur bei den sonstigen Kosten gibt es eine gewisse Flexibilität. Diese Kosten müssen wiederkehrend sein, wie zum Beispiel Wartungs- oder Reinigungskosten. Wichtig ist es, sonstige Kosten im Mietvertrag zu vereinbaren.
Die Betriebskostenabrechnung musst du nicht unterschreiben. Du kannst zusätzlich für deinen Mieter ein Anschreiben erstellen und dort eine Unterschrift setzen. Das macht die Betriebskostenabrechnung persönlicher, gesetzlich verpflichtet bist du dazu aber nicht.
Du hast ein Jahr lang Zeit nach Ende der im Mietvertrag vereinbarten Abrechnungsperiode, die Betriebskosten abzurechnen. Im Gegensatz zur Steuererklärung gibt es für die Betriebskostenabrechnung keine Fristverlängerung. Erhältst du für deine Abrechnung notwendige Bescheide der Stadt oder vom Finanzamt verspätet, gilt die Fristversäumnis als unverschuldet. Du bist dabei als Vermieter in der Nachweispflicht.
Der Anspruch auf Erstattung oder Nachzahlung besteht grundsätzlich sofort nach Zustellung einer korrekten Betriebskostenabrechnung. Die Gerichte haben in der Praxis den Mieter:innen jedoch eine gewisse Zeit zugestanden, den Forderungen nachzukommen. Die Spanne reicht von ein bis zwei Wochen (LG Berlin, 01. September 2000, Az. 64 S 477) bis zu einem Monat (AG Gelsenkirchen, 12. Oktober 1992, Az. 9 C 625/92).
Du kannst die Betriebskostenabrechnung per E-Mail oder Post zustellen. Leider hast du so keinen gesicherten Nachweis über deren Eingang. Willst du auf Nummer sicher gehen, lässt du die Betriebskostenabrechnung durch einen Boten zustellen, der den Einwurf bezeugen kann. Das kann dein Hausmeister sein, Freunde oder jemand aus der Familie.
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