Heizkostenabrechnung: Einfach, rechtssicher und in unter 10 Minuten!

Für viele Vermieter ist die Heizkostenabrechnung ein Buch mit sieben Siegeln. Vielleicht geht es Dir genauso und Du weißt nicht genau, wie Du eine rechtssichere Heizkostenabrechnung erstellst. Wir haben deshalb ein Tool entwickelt, mit dem Du innerhalb von 10 Minuten, einfach und rechtssicher zur Heizkostenabrechnung kommst. Interessiert? Dann lass uns starten.

Was umfasst die Heizkostenabrechnung?

In der Heizkostenabrechnung werden alle Kosten für die Wärme aufgelistet, die an den Mieter abgerechnet werden dürfen. Je nach Art der Heizung fallen in diese Kategorie nicht nur die Kosten für die Wärme selbst an, sondern auch die direkten Anschaffungskosten. Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Nebenkostenabrechnung. Wenn beispielsweise eine zentrale Heizanlage gewartet werden muss, können auch diese Kosten umgelegt werden. Mitunter ist eine Vorauszahlung per Mietvertrag geregelt – mit uns gelingt die Heizkostenabrechnung mit oder ohne Vorauszahlung.

Hinweis: Wenn der Mieter mit Strom heizt, muss dafür keine Abrechnung erstellt werden. Befindet sich eine zentrale Heizungsanlage im Gebäude, musst Du Dich an nachfolgende Verordnung halten.

Verordnung über Heizkostenabrechnung – Heizkostenverordnung

Wie so vieles in Deutschland, ist auch die Heizkostenabrechnung an Anforderungen geknüpft, die gesetzlich geregelt sind. Wie die Heizkostenabrechnung inklusive Anforderungen auszusehen hat, kann man in der Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (Verordnung über Heizkostenabrechnung – HeizkostenV) nachlesen. Diese Verordnung gilt für alle Gebäude, die mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasseranlage ausgestattet sind.

In dieser Verordnung ist unter anderem Folgendes geregelt:

• Die Kosten werden nach dem Verbrauch abgerechnet. Ein Mieter, der mehr verbraucht, muss auch mehr zahlen. Dieser Anteil darf allerdings nur bis zu 70 Prozent betragen. Du als Vermieter kannst jenen Anteil festlegen.
• Die restlichen Kosten für Wartungen, Lieferungen oder sonstige relevante Aufwendungen müssen nach einem festen Maßstab verteilt werden. In der Regel kannst Du Dich hier an der Größe der Wohnfläche orientieren.

Klingt erstmal etwas schwierig, deshalb zeigen wir Dir gleich, wie die Abrechnung innerhalb weniger Minuten funktioniert.

Wann muss die Heizkostenabrechnung erfolgen

Du als Vermieter musst die Abrechnung spätestens bis Ende des Abrechnungsjahres erstellen. Wenn der Abrechnungszeitraum also am 31. Dezember endet, hast Du bis zum 31. Dezember im nächsten Jahr Zeit. Bei einem Mieterwechsel musst Du eine Zwischenablesung vornehmen und der Abrechnungszeitraum kann sich ändern. Wenn Du keinen Mieterwechsel hattest, gelingt die Heizkostenabrechnung ohne Zwischenablesung.

So funktioniert die rechtssichere Heizkostenabrechnung in 10 Minuten

Die Heizkostenabrechnung klingt erstmal sehr kompliziert, ist jedoch mit unserem Tool innerhalb von 10 Minuten einfach und rechtssicher erstellt:

1. Melde Dich unkompliziert auf Vermietet.de an.
2. Lege Dein erstes Objekt an, welches Du vermietest.
3. Erfasse nun regelmäßig die Kosten für das vermietete Objekt. Du kannst sowohl die laufenden Kosten als auch die einmaligen Ausgaben hinterlegen.
4. Am Ende des Abrechnungszeitraums gehst Du einfach auf Nebenkostenabrechnung.
5. Du solltest dann ein Fenster mit sechs Schritten sehen. Fülle alle Fragen der Reihe nach aus.
6. Herzlichen Glückwunsch, die Abrechnung ist innerhalb von 10 Minuten fertig zum Versand an die Mieter!

Weitere Informationen zur Betriebskostenabrechnung für Gewerbe oder die Prüfung der Betriebskostenabrechnung findest Du in den jeweiligen Artikeln. Wenn Dir die Arbeit zu viel ist, kannst Du Dich auch darüber informieren, welche Kosten für die Verwaltung der Wohnung anfallen.

Wir wissen, dass die Heizkostenabrechnung immer wieder ein Ärgernis für Dich als Vermieter ist. Es ist ähnlich wie bei der Steuererklärung. Man weiß, dass man sie machen muss, aber trotzdem schiebt man es immer vor sich her. Mit uns wird das in Zukunft einfacher und schneller. Stelle Dir nur mal vor, wie gerne Du Deine Steuererklärung machen würdest, wenn auch diese so einfach funktionieren würde, wie die Heizkostenabrechnung mit uns!

Mit der intelligenten Buchhaltungsfunktion der Immobilienverwaltungssoftware können Vermieter alle Betriebskosten mit den jeweiligen Beträgen angeben. Hier müssen dann einfach die Verbrauchskosten des Energieversorgers eingetragen werden, die für die Abrechnungsperiode ermittelt wurden. In den „Einnahmen und Ausgaben“ können alle Ausgaben oder Erstattungen aufgeführt werden. In der Nebenkostenabrechnung werden die Beträge der Betriebskosten dann individuell für das Objekt und den Mieter eingetragen. Für jede Betriebskostenart kann der passende Umlageschlüssel angewandt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit direkte Kosten anzulegen – also etwa die individuelle Heizkostenabrechnung.

Vermietet.de ist eine intelligente, transparente Software, die verschiedene Verwaltungsaufgaben rund um die Vermietung von Immobilien erleichtert. Sobald die Daten über Mieter, Mietobjekte und Mieten hinterlegt sind, erhält der Nutzer unmittelbar im Dashboard der Software einen Überblick über Mieteingänge, Leerstand, Rendite und andere wichtige Faktoren. Und insbesondere die Buchhaltung – speziell die Nebenkostenabrechnung – wird mit Vermietet.de unkompliziert, denn das System führt den Anwender intuitiv durch die verschiedenen Schritte. Hier kannst Du Dich auf Vermietet.de registrieren.

Über die Browser-Anwendung und den Cloud-Speicher steht die Nutzung von Vermietet.de jederzeit und von jedem Ort aus zur Verfügung. Wichtige Dokumente wie Mietverträge und Mahnschreiben können von unterwegs eingesehen werden. Mieteingänge können kontrolliert, Erinnerungen verschickt und Ausgaben verbucht werden.