In Kürze
- Die Heizkosten sind enorm gestiegen und rücken deshalb stärker in den Fokus
- Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Nebenkostenabrechnung
- Zu den Heizkosten gehören auch die Heizungsbetriebskosten
- Für die Heizkostenabrechnung beauftragen Vermieter:innen einen Messdienstleister
- Die Fristen der Betriebskostenabrechnung gelten auch für die Heizkostenabrechnung
- Mit VermietenPlus gelingt die Integration der Heizkostenabrechnung in die Nebenkostenabrechnung rechtssicher und mit wenig Aufwand
Mit der Heiz- und Nebenkostenabrechnung werden in diesem Jahr viele Mieter:innen eine unschöne Überraschung erleben. Aufgrund des Ukrainekriegs sind die Kosten für den Einkauf von Gas- und Öl explosionsartig angestiegen. Zwar hat die Bundesregierung vielfach mit Hilfen in den Markt eingegriffen. Trotz der staatlichen Unterstützung fallen in diesem Jahr die Zahlungen für Heizung und Warmwasser für die Verbraucher:innen deutlich höherer aus.
Die Heizkosten sind Teil der Bertriebskostenabrechnung, zu der du als Vermieter verpflichtet bist. Du kannst theoretisch beide Abrechnungen unabhängig voneinander erstellen und dann deinen Mieter:innen zustellen. In der Praxis ist allerdings die Heizkostenabrechnung immer Teil der Nebenkostenabrechnung. Die Heiz- und Warmwasserkosten gehören nach der Betriebskostenverordnung §2 ausdrücklich zu den auf deine Mieter:innen umlagefähigen Nebenkosten.
Umlage der Heizkosten nach Grund- und Verbrauchskosten
Bei den Heizkosten ermittelt ein Messsystem den Verbrauch. Eine Abrechnung ohne Zähler nur über eine Heizkostenpauschale ist aufgrund der Heizkostenverordnung nicht zulässig. Heiz- ebenso die Warmwasserkosten rechnest du zusätzlich aufgrund der anfallenden Grundkosten ab. Das Verhältnis von Grund- und Verbrauchskosten musst du immer im Mietvertrag festlegen. Dabei ist eine Spanne zulässig von 50 bis höchstens 70 Prozent der Heizkosten, die du nach dem individuellen Verbrauch abgerechnest. Die restlichen 30 bis 50 Prozent sind Grundkosten, die du nach der Wohnfläche umlegst. In der Regel wählen Vermieter:innen das Verhältnis 50:50. Du musst die Aufteilung der Grund- und Verbrauchskosten im Mietvertrag vereinbaren und auf der Heizkostenabrechnung ausweisen.
Umlagefähige Betriebskosten für die Heizung
Die Heizkostenabrechnung erfasst nicht nur die Verbrauchs- und Grundkosten. Zusätzlich kannst du als Vermieter:in weitere Positionen als Betriebskosten für die Heizung umlegen:
- Wartung der Heizungsanlage
- Bedienung und Überwachung der Heizungsanlage
- Messung der Verbräuche
- Reinigung der Heizanlage und des Heizungskellers
- Abgasmessung
- Lieferung und Lagerung Brennstoffe
- Betriebsstrom für die Heizungsanlage
Nicht umlegen bei den Heizkosten kannst du Reparaturen und Instandhaltungskosten, wie zum Beispiel der Austausch der Heizungspumpe.
Das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten
Wie bei den Nebenkosten musst du auch bei den Heizkosten das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Für die Betriebskosten gibt es den Betriebskostenspiegel, herausgegeben von den Gemeinden, an dem du dich orientieren kannst. Für die Heizkosten gibt ebenso einen Heizkostenspiegel auf der Internetseite www.heizkostenspiegel.de. Dort findest du Durchschnittwerte für anfallenden Heizkosten einer Wohnung. Sowohl der Betriebskostenspiegel wie auch der Heizkostenspiegel bieten nur Orientierungswerte. Rechtlich verbindlich sind die beiden Verzeichnisse nicht.
Hohe gesetzliche Anforderungen an die Heizkostenverordnung
Die gesetzlichen Anforderungen an die Heizkostenabrechnung sind sehr komplex. Die rechtliche Grundlage ist die Heizkostenverordnung. Dort hat der Gesetzgeber festgelegt, dass Vermieter:innen die Heizkosten verbrauchsabhängig abrechnen müssen. Die Heizkostenverordnung wurde das letzte Mal im Jahr 2021 geändert.
Umfangreiche ergänzende Information in der Abrechnung erforderlich
Die Verordnung ist seit deren Novellierung erweitert um die Energieeffizienz-Richtline (EED). Demnach dürfen ab 01.01.2022 nur noch fernablesbare Messgeräte neu verbaut werden. Bis zum 31. Dezember 2026 müssen Eigentümer auch alle Bestandssysteme nachrüsten oder ersetzen. Haben Vermieter fernablesbare Geräte installiert, sind sie gesetzlich verpflichtet, ihre Mieter:innen monatlich über deren Energieverbrauch informieren.
Die Novellierung der Heizkostenverordnung von 2021 sieht außerdem vor, dass die Heizkostenverordnung ergänzende Informationen erhalten muss. Diese lösen die bislang bestehenden gesetzlichen Verpflichtungen zur „Verbrauchsanalyse“ ab. Mit den zusätzlichen Daten zum Heizungsverbrauch sollen die Verbraucher:innen zu ressourcenschonendem Energieverbrauch sensibilisiert werden. In § 6a Abs. 3 HKVO sind die ergänzenden Informationen definiert. Demnach müssen Mieter:innen Informationen erhalten zu den C02-Emissionen, dem Vorjahresverbrauch sowie Vergleichswerte innerhalb einer Liegenschaft.
Achtung
Mit der Heizkostenabrechnung für das Jahr 2022 musst du auch über die von der Bundesregierung gezahlten Dezemberhilfen informieren. Die Berechnung der Beträge übernimmt ebenfalls dein Messdienstleister. Du findest die gezahlte Entlastung sowie die Verteilung auf deine Mieter:innen in der von deinem Messdienstleister erstellten Heizkostenabrechnung.
Heizkostenabrechnung erstellt der Messdienstleister
Die Heizkostenabrechnung ist in vielen Details für den Laien nicht einfach zu verstehen. Aufgrund bestehenden komplexen Anforderungen beauftragen Vermieter:innen oder Verwalter:innen von Mehrfamilienhäusern einen Dienstleister, um die Heizkostenabrechnung zu erstellen. Die Messunternehmen übernehmen die Installation der Geräte zur Verbrauchserfassung, die Ablese sowie die Erstellung der Heizkostenabrechnung. Auch die geforderten Zusatzinformation zur Analyse des Verbrauchs liefern die Messdienstleister in ihrer Abrechnung.
Wenig Wettbewerb auf dem Markt für Messdienstleister
Zwar gibt es einige regionale Anbieter sowie im Zuge der Digitalisierung der Messsysteme Startups, die Abrechnungsservice für Heizung und Warmwasser anbieten. Der Markt ist jedoch weitgehend in der Hand einiger weniger großer Unternehmen:
- Brunata
- Minol
- Techem
- Ista
- Kalo
Vor allem bei der gesetzlich geforderten Umrüstung auf fernablesbare Zählersysteme lohnt ein Preisvergleich. Die Anbieter treten mit der Digitalisierung stärker in den Wettbewerb und bieten unterschiedliche Kondition. Die Digitalisierung schafft ebenso neue Geschäftsmodelle, so dass auch alternative Anbieter eine Chance erhalten. Außerdem plant die Europäische Kommission Rahmenbedingungen zu schaffen, die für mehr Konkurrenz auf dem Markt für Messdienstleistungen sorgen.
Kosten für die Messdienstleister auf den Mieter umgelegen
Die Kosten für die Ablese und Abrechnung durch die Messdienstleister können Vermieter:innen bei den Nebenkosten umlegen. Auch deshalb erstellen die meisten Vermieter die Heizkostenabrechnung nicht mehr selbst. Grundsätzlich musst du auch bei der Abrechnung der Heizkosten das Gebot der Wirtschaftlichkeit berücksichtigen. Deshalb solltest du die veranschlagten Kosten der Messunternehmen für Verbrauchserfassung, Abrechnung sowie die zusätzlichen Betriebskosten für die Heizung genau anschauen.
Warmwasserkosten verbrauchsabhängig erfassen
Die Warmwasserkosten musst du seit 2013 ebenso mit einer separaten Wärmeverbrauchsmessung erfassen. Auch dafür beauftragst du einen Messdienstleister. Die ermittelten Verbrauchswerte und die Aufteilung der Kosten unter deinen Mietern überträgst du in deine Betriebskostenabrechnung. In VermietenPlus verwendest du dazu den Umlageschlüssel „Manuell“. Du überträgst damit die in der Heizkostenabrechnung aufgeschlüsselte Kostenverteilung auf deine Mieter in die Nebenkostenabrechnung.
Keine Heizkostenabrechnung durch den Vermieter bei Gasetagenheizung
Ob die Warmwasserkosten Teil deiner Betriebskostenabrechnung sind, hängt immer ab von der verbauten Technik zur Erwärmung des Wassers. Wird das Wasser über einen zentralen Speicherwasserwärmer erhitzt, rechnest du das Warmwasser in deiner Betriebskostenabrechnung anhand der von deinem Messdienstleister ermittelten Verbrauchswerte ab. In VermietenPlus überträgst du wie bei den Heizkosten die Warmwasserkosten aus der Abrechnung des Messdienstleister mit dem Umlageschlüssel „Manuell“ in die Nebenkostenabrechnung.
Hast du in deinen Wohnungen Durchlauferhitzer montiert, dann musst du kein Warmwasser in deiner Nebenkostenabrechnung aufführen. Die Therme, durch die das Wasser fließt, wird mit Strom versorgt. Die Mieter:innen zahlen deshalb für die Erwärmung des Wassers mit ihrer Stromrechnung.
Fristen für die Heizkostenabrechnung
Für die Heizkostenabrechnung gelten die gleichen Fristen wie für die Betriebskostenabrechnung. Die durch den Messdienstleister erstellte Abrechnung musst du innerhalb einer im Mietvertrag vereinbarten Abrechnungsperiode den Mieter:innen zustellen. Die Abrechnungsperiode beträgt genauso wie bei der Nebenkostenabrechnung ein Jahr und muss nicht unbedingt dem Kalenderjahr entsprechen. Start und Ende können auch innerhalb des Jahres liegen. In der Regel ist der Abrechnungszeitraum für die Heizkostenabrechnung identisch mit dem der Nebenkostenabrechnung.
Die Fristen für die Zustellung der Heizkostenabrechnung sind ebenfalls die gleichen wie bei der Betriebskostenabrechnung. Die Mieter:innen müssen zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsmethode die Heizkostenabrechnung erhalten. Bei verspätetem Eingang entfällt dein Anspruch als Vermieter:in auf Nachzahlung. Ansprüche der Mieter:innen auf Erstattung bleiben bestehen.
Ausnahmen von der verbrauchsmäßigen Erfassung der Heizkosten
Die Heizkostenverordnung sieht einige Ausnahmefälle vor, bei den du nicht gesetzlich verpflichtet bist, eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Heizkosten zu erstellen.
- Wenn du als Vermieter zusammen mit deinem Mieter in einem Haus wohnst und die Heizkosten nicht getrennt voneinander erfasst werden. Den Abrechnungsmodus legst du im Mietvertrag selbst fest.
- Passivhäuser, die weniger als 15 kWh7qm pro Jahr verbrauchen
- Lehrlings- und Studentenwohnheime, in denen die Installation von Messgeräten unverhältnismäßig teurer wäre
- Häuser, die überwiegend durch eine Solaranlage, Wärmepumpe, Kraftwärme-Kopplung oder Abwärme beheizt werden
Heizkostenabrechnung in die Nebenkostenabrechnung integrieren
Als Vermieter:in lässt du deine Heizkostenabrechnung über einen Messdienstleister erstellen. Heute verwenden Vermieter:innen für ihre Nebenkostenabrechnung keine Exceltabelle, ebenso keine Vorlagen aus dem Internet oder veraltete Software-Pakete. Sie erstellen ihre Nebenkostenabrechnung mit modernen Softwaretools wie VermietenPlus.
Verwendest du für deine Betriebskostenabrechnung VermietenPlus, kannst du die Heizkostenabrechnung einfach integrieren. In nur sechs Schritten schließt du deine Nebenkostenabrechnung ab. Mit dem Umlageschlüssel „Manuell“ legst du die von deinem Messdienstleister ermittelten anteiligen Kosten deiner Mieter:innen um. Das Tool integriert die Werte in deine Nebenkostenabrechnung, rechnet Leerstände und Mieter:innenwechsel ein sowie die Erstattung oder Nachzahlungen.
Hast du die Nebenkostenabrechnung mit VermietenPlus abgeschlossen, kannst du alle ergänzenden Informationen an das erstellte Dokument anhängen. Damit erledigst du alle notwenigen Informationspflichten.
Die wichtigsten Bestandteile der Heizkostenabrechnung:
- Adresse Verbraucher:innen
- Absender Vermieter:innen
- Gesamtkosten der Liegenschaft
- Energieträger (Gas, Öl, Fernwärme etc.)
- Abrechnungszeitraum
- Weitere Heizungsbetriebskosten
- Verteilerschlüssel
- Grundkosten
- Verbrauchskosten
- Preis pro Einheit
- Hinweise zu ergänzenden Informationen
- Information darüber, wer die Abrechnung erstellt hat
Aufgrund der Komplexität und der erforderlichen Zusatzinformation beauftragst du einen
Messdienstleister für die Verbrauchserfassung, Ablese sowie die Erstellung der
Heizkostenabrechnung. Dort findest du alle Verbrauchs- und Kostendaten, um diese
in deine Nebenkostenabrechnung zu integrieren.
Neben den Verbrauchskosten fallen bei der Heizung auch Betriebskosten an. Diese
kannst du ebenfalls auf die Mieter:innen umlegen. Zu den Heizungsbetriebskosten
gehören beispielsweise Wartungs- und Messkosten, Reinigung der Heizungsanlage und
des Heizungskellers oder der Betriebsstrom. Reparaturen und Instandhaltungskosten
gehören nicht dazu.
Die Betriebskostenverordnung definiert die Heizungs- und Warmwasserkosten als umlagefähig auf die Mieter:innen. Deshalb ist die Heizkostenabrechnung immer in die jährliche Nebenkostenabrechnung integriert. Derr Mietvertrag weist die warmen Betriebskosten von den kalten Betriebskosten getrennt voneinander aus.
Die novellierte Heizkostenverordnung von 2021 verpflichtet dich als Vermieter zusammen mit der Heizkostenabrechnung deiner Mieter:innen ergänzende Informationen zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören die C02- Emissionen, Vergleichsdaten zu den Verbräuchen
innerhalb deiner Immobilie und zum Vorjahr. Dein Messdienstleister liefert dir die
zusätzlichen Informationen zu Vergleichswerten oder C02 Emissionen. Du bist gesetzlich verpflichtet, die Dokumente deiner Nebenkostenabrechnung hinzufügen.
Sowohl die Warmwasser- als auch die Heizkosten legst du anteilig nach den Grundkosten sowie nach Verbrauch um. Das Verhältnis bewegt sich in einer Spanne von 50 bis 70 zu Prozent Verbrauchskosten und 30 - 50 Prozent
Grundkosten.
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