Die Nebenkostenabrechnung. Ein leider leidiges Thema für viele Vermieter. Wir wollen Dir die wichtigsten Informationen, Unterschiede zwischen Wohnungen und Gewerbeimmobilien sowie ein paar Tipps an die Hand geben, damit die nächste Nebenkostenabrechnung zum Kinderspiel wird.
Nebenkostenabrechnung für Wohnungen: Das Wichtigste im Überblick!
- Abrechnung erfolgt nur, wenn die Übernahme der Nebenkosten ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart ist. Dazu findest Du weiter unten im Artikel ausführlichere Informationen.
- Du kannst pauschal pro Monat abrechnen oder vereinbarst mit dem Mieter eine Nebenkostenvorauszahlung.
- Mit der Nebenkostenpauschale sind pauschal alle Kosten abgegolten, Du musst keine Nebenkostenabrechnung erstellen. Im Zweifelsfalls bleibst Du auf zu wenig gezahlten Nebenkosten sitzen.
- Hast Du eine Vorauszahlung vereinbart, musst Du am Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung erstellen und die Vorauszahlungen mit den tatsächlich verbrauchten Betriebskosten verrechnen. Das Ergebnis ist entweder ein Guthaben (zugunsten des Mieters) oder eine Nachzahlung (zu deinen Gunsten).
- Der Abrechnungszeitraum beträgt ein Jahr, sofern der Mieter nicht für eine kürzere Zeit mietet. Dann musst Du die Betriebskosten anteilig berechnen.
- Du hast ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen bzw. zu korrigieren, sollte dir ein Formfehler passiert sein. Wir geben dir später ein paar Tipps, wie Du das verhinderst!
Was muss im Mietvertrag zur Nebenkostenabrechnung stehen?
Du musst im Mietvertrag für Wohnimmobilien ausdrücklich benennen, dass der Mieter die Betriebskosten übernimmt – und welche er übernimmt. “Der Mieter trägt die Nebenkosten” ist den Gerichten zu unklar. Wir empfehlen dir folgende Formulierung:
“Zusätzlich zur Miete übernimmt der Mieter die laut § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) – als Anlage im Mietvertrag enthalten – umlagefähigen Betriebskosten, die anteilig auf seine Mieteinheit entfallen.”
Beachte, dass Du Wartungs-, Instandhaltungs- und Verwaltungskosten ausdrücklich nicht umlegen darfst.
Außerdem musst Du im Mietvertrag benennen, wie Du die Nebenkosten abrechnest: pauschal oder als Vorauszahlung!
Wie erstelle ich als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung muss zunächst formale Anforderungen erfüllen, zu denen folgende Punkte gehören:
- Name und Anschrift des Mieters
- Name und Anschrift des Vermieters
- Bezeichnung der Mieteinheit
- Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung
- Auflistung der Betriebskosten und Erläuterung des Umlageschlüssels
- Zusammenstellung der Gesamtkosten (für das Haus)
- Berechnung des Mieteranteils
- Ergebnis nach Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Für die Auflistung der Betriebskostenpunkte orientierst Du dich am besten an der Betriebskostenverordnung. So stellst Du sicher, dass die Punkte klar und geordnet aufgeführt werden.
Wichtig:
Nur formell korrekte Nebenkostenabrechnungen sind wirksam. Ist dir ein Fehler unterlaufen, kannst Du die Nebenkostenabrechnung nur innerhalb der Abgabefrist bearbeiten.
Den richtigen Umlageschlüssel anwenden
Im Mietvertrag hast Du mit dem Mieter einen Umlageschlüssel für die Betriebskosten vereinbart – etwa nach Wohnfläche, Anzahl der Personen oder Verbrauch. Diesen Umlageschlüssel musst Du für die Berechnung der anteiligen Betriebskosten heranziehen. Eine Ausnahme gilt für die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten, die immer zwingend nach Verbrauch abzurechnen sind.
Besonderheiten der Nebenkostenabrechnung für Gewerbe
Einer der größten Unterschiede bei der Nebenkostenabrechnung für Gewerbeeinheiten ist, dass Du – sofern Du das im Mietvertrag vereinbart hast – mehr Betriebskosten abrechnen kannst, als bei Wohneinheiten. Das heißt, der Gewerbemieter muss ggf. auch Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten anteilig übernehmen, wenn dies im Mietvertrag unter “sonstige Betriebskosten” aufgelistet ist.
Wichtig:
Zwar betrachtet der Gesetzgeber den Gewerbemietvertrag als Vereinbarung zwischen zwei gleichgestellten Kaufleuten. Der gewerbliche Mieter steht also nicht unter besonderem Schutz wie Privatpersonen. Dennoch musst Du auch im Gewerbemietvertrag die Betriebskosten genau und unmissverständlich bezeichnen.
So vermeidest Du Fehler bei der Nebenkostenabrechnung
Zu viele Zahlen, zu viele Rechnungen und Kassenbelege, zu viele Umlageschlüssel: Da kommt schnell Unübersichtlichkeit auf. Und dann schleichen sich meist auch die kleinen Fehler ein, die dir am Ende finanziell schaden können.
- Verschaffe dir also zunächst Übersicht – zum Beispiel mit unserem Tool für die einfache Nebenkostenabrechnung. Trägst Du bereits das Jahr über alle Einnahmen und Ausgaben ein, hast Du zum Zeitpunkt der Nebenkostenabrechnung alle Summen im Überblick.
- Welcher Umlageschlüssel war vereinbart? Lege dir den Mietvertrag beiseite, damit Du im Zweifelsfall nachschauen kannst. Über unsere Vermietet.de-Cloud hast Du den Mietvertrag immer “griffbereit”.
- Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Mieteranteil, Vorauszahlung, Ergebnis: Wenn dir das zuviel Getippe auf dem Taschenrechner ist, nutze doch einfach unser Tool. Es berechnet für dich automatisch die jeweiligen Betriebskostenanteile.
- Name, Anschrift, Mieteinheit: Mit Auswahl der entsprechenden Mieterwohnung übernimmt unser Tool die hinterlegten Daten über den Mieter und sorgt dafür, dass Du alle formellen Anforderungen einer Nebenkostenabrechnung erfüllst.
Vermietet.de macht es dir so leicht, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, dass Du dieses To-Do gar nicht lange vor dir herschieben musst – und so auch nicht Gefahr läufst, die Abgabefrist zu verpassen. Tatsächlich dauert die reine Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit Vermietet.de – bei entsprechender Buchung aller Kosten – nur wenige Minuten.
