Nebenkostenabrechnung: Betriebskosten abrechnen mit Vermietet.de

Nebenkostenabrechnung: Welche Kosten werden abgerechnet?

Bei der Bewirtschaftung eines Gebäudes entstehen Kosten, sogenannte Nebenkosten. Einen Teil dieser Kosten darfst du mithilfe der Nebenkostenabrechnung auf deine Mieter:innen umlegen. Offiziell werden diese Kosten als Betriebskosten bezeichnet. Im Volksmund ist aber der Begriff “Nebenkosten” gebräuchlicher. Beide Bezeichnungen werden daher synonym verwendet. 

Welche Kosten das sind, ist in der Betriebskostenverordnung festgelegt: 

Paragraph 1 Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung – BetrKV)

(1) Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.[…] 

In §2 BetrKV sind die umlegbaren Betriebskosten aufgeführt. Diese sind unter anderem: 

• Grundsteuer 
• Wasserversorgung 
• Entwässerung 
• Heizkosten 
• Warmwasser 
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen 
• Betrieb des Personen- oder Lastenaufzugs 
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung 
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung 
• Gartenpflege Kosten der Gartenpflege 
• Beleuchtung 
• Schornsteinreinigung 
• Sach- und Haftpflichtversicherung 
• Hauswart 
• Betrieb der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler 
• Betrieb der Einrichtungen für die Wäschepflege 
• sonstige Betriebskosten 

Sonstige Betriebskosten: Hiermit sind alle laufenden Betriebskosten gemeint, die sich in den übrigen Punkten nicht wiederfinden. Das könnten zum Beispiel Wartungskosten für Feuermelder oder Betriebskosten für eine Gemeinschaftssauna sein – während die einmalige Installation von Feuermeldern oder der Bau einer Sauna keine umlagefähigen Nebenkosten sind.  

Wann darfst du die Nebenkosten abrechnen? 

Um die Betriebskosten mit deinen Mieter:innen abrechnen zu dürfen, musst du das im Vorfeld im Mietvertrag festlegen. Wichtig ist außerdem, dass dein:e Mieter:in eine Vorauszahlung zu den Nebenkosten leisten. Hast du eine Pauschalmiete vereinbart, darfst du keine weiteren Kosten auf deine Mieter:innen umlegen. 

Im Mietvertrag führst du die Höhe für die Vorauszahlung der Betriebskosten einzeln auf. Darüber hinaus zählst du auf, welche Betriebskosten dein:e Mieter:in zu übernehmen hat. Am besten beziehst du dich dabei auf die Betriebskostenverordnung. Dadurch vergisst du keinen der möglichen Posten zu erwähnen. Außerdem bist du auf der sicheren Seite, sollten gesetzlich weitere Posten hinzukommen. 

Eine solche Formulierung könnte wie folgt aussehen: 

Auch die sonstigen Betriebskosten musst du im Mietvertrag erwähnen. Hier reicht es allerdings nicht aus lediglich “sonstige Betriebskosten” in die Liste aufzunehmen. Hier müssen alle möglichen Kosten explizit aufgeführt werden. Das könnten zum Beispiel sein: 

• Schnee- und Eisbeseitigung 
• Dachrinnenreinigung und –beheizung 
• Wartung von Blitzschutzanlagen/Steigleitungen 
• Betrieb der Notrufanlage im Aufzug 
• Concierge 
• etc. 

Diese formalen Anforderungen muss die Nebenkostenabrechnung erfüllen 

Eine Nebenkostenabrechnung muss folgende Angaben beinhalten: 

• Name und Anschrift aller Mieter:innen, die im Mietvertrag aufgeführt sind. 
• Name und Anschrift aller Vermieter:innen, die im Mietvertrag aufgeführt sind. 
• Bezeichnung der Mieteinheit  
• Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung 
• Auflistung der Betriebskosten und Erläuterung des Umlageschlüssels 
• Zusammenstellung der Gesamtkosten (für das Haus) 
• Berechnung des Anteils der Mieter:innen 
• Ergebnis nach Abzug der geleisteten Vorauszahlungen 

Und so sieht das fertige Dokument aus:

Fristen für Nebenkostenabrechnungen unbedingt einhalten 

Neben den formalen Anforderungen ist es besonders wichtig, bestimmte Fristen einzuhalten, damit die Nebenkostenabrechnung auch wirksam ist. Das betrifft zum einen den Abrechnungszeitraum und zum anderen den Zeitpunkt der Erstellung. 

Als Abrechnungszeitraum gelten grundsätzlich zwölf volle Kalendermonate (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Einfachheit halber nutzen die meisten Vermieter:innen daher das Kalenderjahr. Alle umlegbaren Kosten, die in diesem Zeitraum anfallen, werden schließlich in der Nebenkostenabrechnung verrechnet. 

Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums hast du zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und deinen Mieter:innen zuzustellen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 des BGB). Achtung: Stelle die Nebenkostenabrechnung so zu, dass deine Mieter:innen das Dokument spätestens mit Ablauf der Frist in den Händen halten. Legst du die Nebenkostenabrechnung beispielsweise erst um 23 Uhr am letzten Tag in den Briefkasten, gilt die Nebenkostenabrechnung als nicht fristgerecht zugestellt, da dein:e Mieter:in den Brief vermutlich erst am folgenden Tag entdecken. 

Weitere Informationen zu den Nebenkostenabrechnung Fristen findest du in unserem Artikel: “Betriebskosten­abrechnung: Frist unbedingt einhalten!”. 

Umlageschlüssel: Wie werden die Betriebskosten auf die Mieter:innen verteilt 

Um die Betriebskosten fair auf alle Mietparteien eines Gebäudes aufzuteilen, werden die Anteile nach Verteilerschlüsseln (oder auch: Umlageschlüsseln) abgerechnet. Diese können zum Beispiel sein: 

• Verbrauch 
• Anteil Wohnfläche 
• Personenzahl 
• Wohneinheit 
• Miteigentumsanteile 

Welchen Verteilerschlüssel du wählst, ist dir überlassen. Der Gesetzgeber empfiehlt jedoch nach Quadratmetern umzulegen. Bei Eigentumswohnungen bietet sich die Umlage nach Miteigentumsanteilen an.  

Du darfst auch innerhalb einer Nebenkostenabrechnung einer Wohnung verschiedene Verteilerschlüssel verwenden. Oder auch je nach Mietpartei einen unterschiedlichen Schlüssel zur Abrechnung nutzen – solange es im Mietvertrag verankert ist. 

Verteilerschlüssel bei Heizkosten 

Heizkosten müssen immer zu mindestens 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden. Der Rest wird über einen abhängig von der Wohnfläche verteilten Grundbetrag abgerechnet. Du darfst auch einen höheren Verbrauchsanteil ansetzen oder sogar komplett verbrauchsabhängig abrechnen. Dann muss aber gewährleistet sein, dass der Verbrauch vollständig erfasst wird. Genau wie die anderen Umlageschlüssel, musst du auch diese Vorgehensweise im Mietvertrag vereinbaren. 

Fehler in der Nebenkostenabrechnung vermeiden 

Deine Nebenkostenabrechnung ist nur dann wirksam, wenn sie formal korrekt und fristgerecht erstellt wurde. Fehler in der Nebenkostenabrechnung führen dazu, dass dein:e Mieter:in Forderungen, die sich aus der Abrechnung ergeben, nicht zahlen müssen. Dann bleibst du im schlimmsten Fall auf den Kosten sitzen.

Als Hilfestellung haben wir alle wichtigen Punkte in einer Checkliste für dich zusammengefasst

Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung 

Wenn dein:e Mieter:in der Meinung ist, dass die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, kann innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Abrechnung Einspruch erhoben werden. Du als Vermieter:in bist dann verpflichtet, den Einspruch zu prüfen und gegebenenfalls eine korrigierte Abrechnung vorzulegen. Kommt es zu keiner Einigung, kann im schlimmsten Fall ein Gerichtsverfahren erforderlich sein. 

Prüfung der Nebenkostenabrechnung 

Prüfe zunächst, ob du alle inhaltlichen Vorgaben beachtet hast. Danach solltest du die aufgeführten Kostenpositionen überprüfen. Sind alle Kostenarten korrekt und umlagefähig? Du darfst nur die tatsächlich angefallenen Kosten gemäß Betriebskostenverordnung auf die Mieter:innen umlegen. 

Wirtschaftlichkeit 

Darüber hinaus musst du bei der Nebenkostenabrechnung dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit folgen. Bei der Bewirtschaftung deiner Mietobjekte musst du prüfen, ob Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen. Am besten prüfst du regelmäßig deine Verträge und Vertragsbedingungen mit Dienstleistern und Anbietern, ob die Kosten gerechtfertigt sind. 

Leerstand 

Hast du Leerstand korrekt berechnet? Eine leerstehende Wohnung führst du als Gesamtkosten für das Gebäude auf, allerdings legst du die Kosten nicht auf einzelne Mieter um, sondern trägst sie selbst (siehe Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159 / 05). 

Diese Unterlagen benötigst du für die Nebenkostenabrechnung 

Um deine Nebenkostenabrechnung korrekt zu erstellen, brauchst du für jeden Kostenpunkt einen Nachweis. Hebe daher alle 

• Rechnungen (z. B. Schornsteinfeger, Hausmeister, Wartungsarbeiten, Hausreinigung, etc.), 
• Kontoauszüge, 
• Buchungsbelege, 
• Verträge, 
• Lieferscheine, 
• Bescheid über Grundbesitzabgaben der Stadt (z. B. Straßenreinigung, Müllgebühren, Abwasser und Niederschlagswasser), 
• Grundsteuerbescheid, 
• Heizkosten- und Warmwasserabrechnung des Messdienstleisters 
• etc. 

sorgfältig auf. Denn auf Wunsch musst du deinen Mieter:innen die Kostennachweise im Original vorlegen. Von dem Recht auf Belegeinsicht darf dein:e Mieter:in auch ohne Grund Gebrauch machen. 

Nebenkostenabrechnung mit VermietenPlus erstellen 

Als Vermieter:in hast du verschiedene Möglichkeiten, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Mit VermietenPlus geht es besonders einfach. Denn wir bieten dir ein Tool, mit dem du alle Aufgaben rund um deine Immobilie managen kannst. 

Gib dazu einfach die Daten deiner Immobilien ein. Im Abschnitt Einnahmen / Ausgaben sammelst du alle ausgehenden und eingehenden Kosten, die über das gesamte Jahr anfallen. Zusätzlich kannst du deine Mietkonten mit deinem Account verknüpfen. Das System zieht dann alle relevanten Daten automatisch heraus und fügt sie dem entsprechenden Objekt zu. 

Für die jährliche Nebenkostenabrechnung werden schließlich alle umlagefähigen Kosten in die Nebenkostenabrechnung Vorlage übertragen. Du musst nur noch wenige weitere Angaben ergänzen und anschließend die Kostenaufstellung kontrollieren. Und schon bist du fertig, 

Wenn du möchtest, kannst du deiner Nebenkostenabrechnung noch ein Anschreiben hinzufügen und es direkt aus deinem Vermietet.de Konto an dein:e Mieter:in digital versenden. Alternativ ist auch der Download als PDF möglich, um das Dokument anschließend per Post zu verschicken. 

Nebenkostenabrechnung mit VermietenPlus oder Excel 

Viele private Vermieter:innen erledigen ihre Nebenkostenabrechnungen mit einer Exceltabelle. Das kann praktisch sein, wenn nur ein Objekt abgerechnet werden muss. Doch die manuelle Abrechnung birgt ein hohes Fehlerpotenzial, das durch unsere Vorlage deutlich verringert wird. 

Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über die Vor- und Nachteile der beiden Varianten: 

Darüber hinaus profitierst du mit dem Tool von Vermietet.de von: 

• der rechtskonformen Vorauswahl der umlagefähigen Kosten, 
• der automatischen Berechnung der Leerstände und Mieterwechsel und 
• der automatisierten Kontrolle der vollständigen Erfassung aller Betriebskosten. 

Das kann eine Excel-Tabelle nicht leisten. 

Die häufigsten Fragen zum Thema Nebenkostenabrechnung  

Fazit 

Um die jährliche Nebenkostenabrechnung zu erstellen, solltest du die Betriebskostenverordnung genau kennen. Nur eine formal korrekte Abrechnung, die ausschließlich umlegbare Kosten beinhaltet, ist auch wirksam. Um Fehler zu vermeiden, empfehlen wir dir, ein VermietenPlus Abo abzuschließen. Damit bekommst du Zugang zu einer Vorlage für Nebenkostenabrechnungen, die dir viel Arbeit abnimmt und dir ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet.