Nebenkosten berechnen: Deshalb ist es wichtig
Als Vermieter:in kommen etliche Kosten auf dich zu. Diese Nebenkosten deiner Immobilie musst du aber nicht komplett selbst tragen. Um deine finanzielle Belastung einzugrenzen, darfst du einen großen Teil der Nebenkosten auf deine Mieter:innen übertragen. Diese umlagefähigen Nebenkosten musst du in einer Nebenkostenabrechnung mit den Vorauszahlungen der Mieter:innen verrechnen. Wie das geht, zeigen wir dir hier.
Welche Kosten können als Nebenkosten geltend gemacht werden?
Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören alle regelmäßig anfallenden Kosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgelistet sind. Typische Nebenkosten sind unter anderem:
- Heizkosten
- Wasserkosten
- Stromkosten für Gemeinschaftsbereiche
- Müllentsorgung
- Grundsteuer
- Gebäudeversicherung
- Hausmeisterdienste
- Reinigungskosten für Gemeinschaftsbereiche
- Gartenpflege
- Schornsteinfegergebühren
Achtung
Kosten für Instandhaltungen, Reparaturen oder die Verwaltung sind nicht umlagefähige Nebenkosten.
Die Übernahme der Nebenkosten durch deine Mieter:innen muss im Mietvertrag geregelt sein. Ein Hinweis auf die Übernahme der Kosten gemäß Betriebskostenverordnung reicht dabei in der Regel aus. Zusätzlich musst du eine Vorauszahlung zusätzlich zur Kaltmiete verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung nennst du ebenfalls im Mietvertrag.
Nebenkosten berechnen: So viel sollten deine Mieter:innen vorauszahlen
Die Höhe der Nebenkosten-Vorauszahlung sollte gut durchdacht sein. Veranschlagst du eine zu hohe Summe, könnten deine Mieter:innen skeptisch werden und sich weigern, die Zahlung zu leisten. Eine zu geringe Summe hingegen würde bedeuten, dass du bei den Rechnungen deutlich mehr selbst vorstrecken müsstest und dir die Differenz erst sehr spät über die Nebenkostenabrechnung zurückholen kannst. Es ist daher sehr wichtig, genau die Höhe der Nebenkosten zu berechnen und eine entsprechende Vorauszahlung mit deinen Mieter:innen zu vereinbaren.
Wie viel Vorauszahlung du verlangen darfst, hängt von vielen Faktoren ab. Zum einen natürlich, welche Art von Kosten du umlegen darfst. Nicht für jede Mietpartei fallen dieselben Kosten an. Hast du zum Beispiel keinen Garten oder erledigen die Mieter:innen die Treppenreinigung selbst, fallen dafür auch keine Rechnungen an und du darfst sie nicht für die Vorauszahlung veranschlagen.
Auch die Anzahl der Personen im Haushalt ist ausschlaggebend – insbesondere für den Wasserverbrauch. Ebenso spielt die Wohnungsgröße und ob ein Keller oder eine Garage zur Mietsache gehört für die Berechnung der Nebenkosten eine Rolle.
Laut Mieterschutzbund zahlen Mieter:innen im Durchschnitt zwischen zwei und drei Euro pro Quadratmeter an Betriebskosten. Allerdings gibt es dabei teils sehr starke regionale Unterschiede. Um die individuellen Nebenkosten zu berechnen, lohnt sich ein Blick in die Nebenkostenabrechnungen der letzten Jahre. Sie geben einen sehr guten Anhaltspunkt der tatsächlichen Kosten für die Immobilie.
Durch die überdurchschnittlich stark steigenden Preise seit dem Jahr 2021 darfst du für kommende Vorauszahlungen mehr als in den letzten Jahren einplanen. Nimm dazu die aktuellen Verbraucherpreise als Grundlage und addiere sie zu den Kosten im letzten Jahr.
Nebenkosten berechnen: Dann darfst du die Vorauszahlung anpassen
Die Vorauszahlung der Nebenkosten ist ausschließlich für Ausgaben für umlagefähige Nebenkosten gedacht. Auch wenn du als Vermieter:in das Geld auf deinem Mieterkonto hast, darfst du nicht frei darüber verfügen. Daher bist du gesetzlich dazu verpflichtet, einmal im Jahr die tatsächlich angefallenen Kosten mit den Vorauszahlungen zu verrechnen.
Ergibt die Nebenkostenabrechnung, dass dein:e Mieter:in zu viel gezahlt hat, musst du die Differenz unverzüglich erstatten und kommende Vorauszahlungen entsprechend senken. Ergibt die Abrechnung hingegen eine Nachzahlung, muss dein:e Mieter:in diese mit einer Frist von etwa zwei Wochen oder mit der nächsten fälligen Miete ausgleichen. In diesem Fall ist es auch erlaubt, die künftige Vorauszahlung entsprechend zu erhöhen.
So rechnest du die Nebenkosten ab
1. Erfasse alle Kostenbelege
Sammle alle Belege über geleistete Zahlungen von Nebenkosten auf. Dazu gehören unter anderem Rechnungen für Heizung, Wasser, Strom, Müllentsorgung, Versicherungen und weitere relevante Ausgaben. Sorge dafür, dass alle Belege für den Abrechnungszeitraum vorliegen.
2. Verteile die Kosten auf die Mieter
Die Gesamtkosten für das Gebäude müssen fair auf alle Mietparteien verteilt werden. Die Verteilung kann nach verschiedenen Schlüsseln erfolgen, wie zum Beispiel nach Wohnfläche, Personenanzahl oder Verbrauch. Achte darauf, dass der von dir gewählte Verteilerschlüssel im Mietvertrag klar festgehalten ist.
3. Erfasse die Verbrauchswerte
Für einige Nebenkosten, wie Heizung und Wasser, müssen Verbrauchswerte erfasst werden. Du kannst die Zählerstände entweder selbst ablesen und den Verbrauch dokumentieren oder einen Messdienstleister beauftragen.
Achtung
Sogenannte warme Betriebskosten – also Heizung und Warmwasser – müssen zwingend nach Verbrauch abgerechnet werden.
4. Beachte gesetzliche Vorgaben
Es gibt einige gesetzliche Vorgaben und Regelungen zur Nebenkostenabrechnung. Diese sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt und betreffen beispielsweise die Fristen für die Abrechnung und die Angaben, die in der Abrechnung enthalten sein müssen.
5. Erstelle die Nebenkostenabrechnung
Auf Basis der erfassten Kostenbelege, Verbrauchswerte und Verteilerschlüssel kannst du nun die Nebenkostenabrechnung für deine Mieter:innen erstellen. Achte darauf, dass alle Kosten transparent und nachvollziehbar aufgeführt sind.
Tipp
Nutze die Nebenkostenabrechnung Vorlage von Vermietet.de. Sie wird regelmäßig überprüft und an die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen angepasst. Darüber hinaus musst du die Nebenkosten nicht selbst berechnen, da das Tool dir den Großteil der Arbeit abnimmt.
Nebenkostenpauschale als Alternative
Neben der Vorauszahlung zu den Nebenkosten ist auch eine Nebenkostenpauschale möglich. Genau wie die Vorauszahlung muss auch der Pauschalbetrag im Mietvertrag ausgewiesen sein.
Durch die Nebenkostenpauschale ist es nicht mehr notwendig, die einzelnen Nebenkosten zu berechnen. Stattdessen sind mit der Pauschale sämtliche Kosten abgegolten.
Vorteile der Nebenkostenpauschale:
Die Nebenkostenpauschale ist mit deutlich weniger Aufwand verbunden, da du hiermit keine Nebenkostenabrechnung erstellen musst. Darüber hinaus musst du eine mögliche Differenz nicht zurückerstatten.
Nachteile der Nebenkostenpauschale:
Sind die Ausgaben zu den Nebenkosten höher als die Pauschale, musst du den Restbetrag aus eigener Tasche bezahlen. Außerdem darfst du die Pauschale nicht einfach so erhöhen. Diese Möglichkeit muss du explizit im Mietvertrag festhalten (§ 560 BGB).
Gibt es keine entsprechende Klausel, bleibt die Pauschale bis zum Ende des Mietverhältnisses gleich. Das ist besonders bei langfristigen Mietverhältnissen ein Problem.
Achtung
Warme Betriebskosten müssen auch bei Nebenkostenpauschalen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Häufige Fragen von Vermietern
Bei neuen Mietverhältnissen berechnest du die Höhe der Vorauszahlung anhand der vorherigen Nebenkostenabrechnung in Bezug auf die Anzahl der Bewohner:innen und dem aktuellen Preisniveau.
Üblicherweise werden Nebenkosten nach Quadratmetern berechnet, nach Personenanzahl oder nach Verbrauch. Den Umlageschlüssel legst du im Mietvertrag fest.
Die Nebenkostenvorauszahlung richtet sich immer nach den tatsächlichen Ausgaben. Das bedeutet, dass du nach jeder Nebenkostenabrechnung eine Anpassung vornehmen solltest, wenn sich daraus eine Differenz ergibt.
Du darfst nur Nebenkosten auf deine Mieter:innen umlegen, die in der Betriebskostenverordnung als umlagefähige Betriebskosten definiert sind. Zudem dürfen nur die tatsächlich angefallenen Kosten abgerechnet werden.
Der Mietpreis besteht in der Regel aus der Kaltmiete und der Nebenkostenvorauszahlung. Die Kaltmiete richtet sich nach dem örtlichen Mietspiegel. Die Vorauszahlung wird anhand der umlagefähigen Betriebskosten berechnet.
Die Höhe der Betriebskosten ist regional unterschiedlich und richtet sich auch nach dem individuellen Verbrauch der Mieter:innen. Im Durchschnitt zahlen Mieter:innen in Deutschland zwischen zwei und drei Euro pro Quadratmeter an Nebenkosten.
Fazit
Die korrekte Berechnung der Nebenkosten ist von großer Bedeutung. Durch eine sorgfältige Erfassung der Kostenbelege, die gerechte Verteilung der Kosten und die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben werden mögliche Konflikte und Streitigkeiten vermieden. Achte darauf, dass die Nebenkostenabrechnung transparent und nachvollziehbar ist, um ein gutes Verhältnis zu deinen Mieter:innen aufrechtzuerhalten.
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