Was ist eine Betriebskostenvorauszahlung?
Die Betriebskostenvorauszahlung ist eine Vorleistung der Betriebsnebenkosten, die von Mieter:innen an ihre:n Vermieter:in erfolgt. Die Abrechnungsperiode umfasst dabei ein Kalenderjahr. Mieter:innen leisten eine monatliche Vorauszahlung, für die entstehenden Betriebskosten des bewohnten Mietobjekts.
Vermieter:innen sind nach § 556 des BGB dazu verpflichtet, ihren Mieter:innen eine Betriebskostenabrechnung, innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes, zukommen zu lassen. Diese stellt die Gesamtkosten des Verbrauchs und die geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen der Mieter:innen gegenüber. So werden Überschüsse oder auch Nachforderungen ermittelt.
Die Bestandteile einer Betriebskostenvorauszahlung
Vermieter:innen dürfen laut § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) alle umlagefähigen Nebenkosten des Mietobjektes über die Betriebskostenvorauszahlung abrechnen. Darunter fallen beispielsweise Heizkosten, die Wasserversorgung, laufende öffentliche Lasten des Grundstücks (wie z. B. kommunale Angaben) sowie Grundsteuer, Gebäudereinigung, Gartenpflege und Schornsteinpflege – um nur einige zu nennen.
Achtung
Vermieter:innen sind nach § 556 BGB verpflichtet, im Mietvertrag alle Positionen der Betriebskostenabrechnung aufzuführen, die über die Betriebskostenvorauszahlungen abgerechnet werden. Dabei reicht jedoch auch ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung aus. Um Unklarheiten im Mietverhältnis zu vermeiden, solltest du allerdings überlegen, ob eine detaillierte Aufzählung der Positionen im Mietvertrag nicht doch sinnvoll ist.
Was passiert bei Abweichungen der laufenden Kosten zu den Betriebskostenvorauszahlungen?
Sollten die laufenden Kosten der Abrechnungsperiode die geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen übersteigen oder untersteigen, dürfen Vermieter:innen die Betriebskostenvorauszahlungen anpassen. Du musste deine:n Mieter:in über die Anpassung schriftlich informieren. Wir empfehlen im Schreiben eine übersichtliche Berechnung der neuen Abschlagssätze beizufügen. Am besten erledigst du das gemeinsam mit der jährlichen Nebenkostenabrechnung.
Dir als Vermieter:in steht eine Nachzahlung zu, sollten deine Mieter:innen höhere Kosten verursacht haben als die Höhe der Betriebskostenvorauszahlungen. Dabei haben Mieter:innen eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gemäß § 286 Abs. 3 BGB einzuhalten.
Kommt es umgekehrt zu einem Guthaben durch zu hohe Vorauszahlungen, bist du zu einer Rückzahlung verpflichtet (BGH, NZM 2005, 342). Hierfür kann ein Zahlungstermin mietvertraglich vereinbart werden.
Alternative zu Betriebskostenvorauszahlungen: Betriebskostenpauschale
Neben der Betriebskostenvorauszahlung ist es auch möglich, eine sogenannte Betriebskostenpauschale mit deinen Mieter:innen zu vereinbaren. In diesem Fall erhältst du monatlichen einen fixen Betrag, der die Nebenkosten abdecken soll.
Der Vorteil ist, dass du nicht an eine Betriebskostenabrechnung Frist gebunden bist. Zahlt dein:e Mieter:in mehr als sie an Kosten verursacht, darfst du den Restbetrag behalten. Gleichzeitig musst du aber auch die Differenz selbst ausgleichen, wenn die Kosten höher als Pauschale ist.
Achtung
Eine Anpassung der Betriebskostenpauschale ist gesetzlich nicht vorgesehen und daher nur schwer durchzusetzen. Wie empfehlen bei langfristigen Mietverhältnissen immer eine Betriebskostenvorauszahlung zu vereinbaren.
Eine Ausnahme für die Betriebskostenpauschale besteht in den sogenannten warmen Betriebskosten wie Heizung und Warmwasser. Diese müssen immer verbrauchsabhängig in der Heizkostenabrechnung abgerechnet werden und dürfen nicht Teil der Pauschale sein.
Mit Vermietet.de hast du immer angemessene Betriebskostenvorauszahlungen!
In der Regel kannst du dich als Vermieter am Betriebskostenspiegel (beispielsweise vom Deutschen Mieterbund). Jedoch entspricht dieser nicht immer den regionalen Gegebenheiten. In einem laufenden Mietverhältnis solltest du die Betriebskostenvorauszahlung dich daher an den derzeitigen Kosten des Wohnobjekts orientieren.
Tipp
Vermietet.de greift auf die Datenhistorie deiner Objekte zurück und bietet somit eine genauere Berechnungsgrundlage der Betriebskosten. Darüber hinaus sind Nebenkostenabrechnungen mit Excel nicht mehr notwendig. Mit unserem System ist die Abrechnung der Betriebskosten noch viel leichter und automatisierter.
Sollte es allerdings doch mal zu einer Abweichung kommen, ist die Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung für dich als Vermieter:in nicht zwangsläufig verpflichtend. Jedoch ist es meistens im Interesse des Mietverhältnisses, dass die Betriebskosten über den Abrechnungszeitraum angemessen sind, da es sonst zu Streitigkeiten kommen kann.
Vereinzelt kann es vorkommen, dass sich deine Mieter:innen sehr über Nachzahlungen beschweren, da sie ja bereits Vorauszahlungen geleistet haben. Es sollte also im Mietvertrag zugesichert sein, dass die Betriebskostenvorauszahlungen angemessen sind, um mögliche Schadensersatzforderungen deiner Mieter:innen zu vermeiden.
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