In Kürze
- Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist die gesetzliche Grundlage für die Umlage der Nebenkosten.
- Die Betriebskostenverordnung definiert die laufenden Kosten einer Immobilie als umlagefähig
- Nicht umlagefähig sind die Kosten für Instandhaltung und Verwaltungsaufwand
- VermietenPlus erfasst alle umlagefähige Rechnungen und Belege rechtssicher auf Grundlage der Betriebskostenverordnung
Die gesetzliche Grundlage für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Verordnung sind Vorschriften, die festlegen, wie Gesetze umgesetzt werden sollen. Beispiele für Verordnungen sind Straßenverordnung oder auch die Betriebskostenverordnung. Verordnungen erarbeiten die Bundesministerien und müssen von der Bundesregierung in Bundestag und Bundesrat zur Abstimmung eingebracht werden. Wie alle anderen Gesetze auch wird die Betriebskostenverordnung ständig aktualisiert und an neue Erfordernisse angepasst.
Tipp
Die in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgeführten Kosten müssen nicht im Mietvertrag einzeln aufgeführt werden. Es reicht ein Hinweis auf das relevante Gesetz: Die Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert die umlegbaren Kosten
Die Betriebskostenverordnung besteht aus §1 und §2. Der § 1 der BetrKV definiert umlegbare Betriebskosten als laufende Kosten, die durch den Gebrauch eines Gebäudes oder von Grundstücken entstehen. Diese sind zu unterscheiden von den Kosten für die Verwaltung und Instandhaltung.
In § 2 der Betriebskostenverordnung findet sich eine genaue Aufstellung sämtlicher auf die Mieter:innen umlegbaren Kosten. Insgesamt definiert der Gesetzgeber derzeit 17 Kostenarten, die der Vermieter bei den Nebenkosten umlegen darf:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Heizkosten
- Warmwasserkosten
- Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Betrieb-und Wartung Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinfeger
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Betrieb der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
- Betrieb Waschküche
- Sonstige Betriebskosten
Die meisten dieser Kosten sind eindeutig umlagefähig. Der Vermieter muss diese in die Nebenkostenabrechnung übertragen und über einen ausgewählten Umlageschlüssel auf die Mieter umlegen. Beispiel für eindeutig umlegbare Kosten sind die Grundsteuer, die Müllabfuhr oder die Straßenreinigung. Bei einigen Nebenkosten muss der Vermieter unterscheiden, ob es sich um laufende oder einmalige Kosten handelt. Kehrt der Hausmeister regelmäßig den Eingangsbereich, dann sind das laufende Kosten. Repariert er das Türschloss, gehört das zur Instandhaltung. Auch bei der Gartenpflege ist die Umlage der Nebenkosten nicht immer eindeutig. Der Rasenschnitt erfolgt regelmäßig, ist also umlagefähig. Die Neupflanzung eines Baumes geschieht nur einmalig, gehört also nicht in die Nebenkostenabrechnung.
Achtung
Viel Interpretationsspielraum bieten die sonstigen Kosten. Diese müssen im Gegensatz zu den in § 2 Betriebskostenverordnung festgelegten Kosten im Mietvertrag vereinbart werden. Auch hier ist darauf zu achten, dass es sich um regelmäßig wiederkehrende Kosten handelt. Wird die Dachrinne wegen einer Verstopfung gereinigt, dann geschieht das einmalig und ist deshalb nicht umlagefähig. Geschieht die Reinigung der Dachrinne jedes Jahr im Herbst wegen des starken Laubbefalls, dann sind das laufende Kosten – also ist das umlagefähig!
Vor allem Wartungsarbeiten können Vermieter:innen bei den sonstigen Kosten umlegen. Dazu gehört zum Beispiel die Überprüfung der Funktionsfähigkeit von Feuerlöschern, die Wartung von Rauchmeldern oder der Heizungsanlage.
Aktuelle Änderungen an der Betriebskostenverordnung
Die jetzt gültige Betriebskostenverordung ist im Jahr 2004 in Kraft getreten. Derzeit gibt es verstärkt Diskussionen, die Betriebskosten erneuert zu überarbeiten. Teile der Politik wollen vor allem die Umlage der Grundsteuer abschaffen.
Einige kleinere Änderungen hat es bereits im Jahr 2021 gegeben. Umlegt werden können nun:
Eichkosten für Kalt- und Warmwassermessgeräte
Kosten für den Betrieb von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen und Müllmengenerfassungsanlagen
Kosten aufgrund von technischen Neuerungen können Vermieter:innen nun bei den sonstigen Kosten umlegen. Das gilt auch dann, wenn die technische Neuerung bei Abschluss des Mietvertrages noch nicht existiert hat.
Die Versicherung gegen Elementarschäden können Vermieter:innen jetzt zusätzlich zur Sach- und Haftpflichtversicherung umlegen.
Abschaffung der Betriebskosten-Umlage der Gebühren für Kabel-TV
Eine folgenreiche Änderung der Betriebskostenverordnung ist die Abschaffung der Umlage der Kabel-TV Gebühren. Seit dem 1. Dezember 2021 sind die Kosten fürs Kabelfernsehen bei den Nebenkosten nicht mehr umlagefähig. Für Bestandsverträge gibt es eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024.
Statt der Umlage der Kabel-TV Umlage kann der Vermieter nun die Kosten für einen moderne Glasfaser-Netzinfrastruktur umlegen. In einem Mehrfamilienhaus darf der Vermieter nun ein „Bereitstellungsgeld“ für Glasfaser berechnen. Der Umlagebetrag ist gedeckelt und darf 60 Euro pro Jahr nicht überschreiten. Die Kosten dürfen maximal fünf Jahre lang umgelegt werden. Haben sich die Kosten für den Glasfaserausbau dann nicht refinanziert, darf der Vermieter die Kosten maximal neun Jahre lang umlegen.
Rechtssichere Auswahl der umlagefähigen Betriebskosten mit VermietenPlus
Für die Umlage der Betriebskosten mit der Betriebskostenverordnung gibt es ein klares Regelwerk. Hält der Vermieter sich an die Vorgaben der Betriebskostenverordnung, braucht er keinen Einspruch des Mieters zu fürchten.
Benutzt du für die Erstellung ein modernes digitales Tool wie das von VermietenPlus, dann machst du bei der Auswahl der umlagefähigen Nebenkosten keine Fehler mehr. Zum einen sind die in § 2 Betriebskostenverordnung aufgeführten umlagefähigen Kosten bereits im Tool angelegt. Du wählst diese nur noch an und trägst die Kosten ein. Darüber hinaus kannst du bei der Erfassung deiner Ausgaben, Kosten direkt bei den Nebenkosten verbuchen. Das Tool bietet dir dazu eine Auswahl von vordefinierten Kostenarten, die durch unsere Rechtsexperten geprüft und aktualisiert sind. Wählst du diese an, sind alle umlagefähigen Kosten mit einem grünen Button gekennzeichnet. Das verschafft dir Rechtssicherheit bei der Umlage der anfallenden Nebenkosten und du beugst so teuren Einspruchsverfahren vor.
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist das für die Umlage der Nebenkosten relevante Gesetzeswerk. Dort sind insgesamt 17 Kostenarten aufgeführt, die du als Vermieter umlegen kannst.
Alle Kosten die wiederkehrend auftauchen definiert die Betriebskostenverordnung als umlagefähig. Beispiele sind die Hausreinigung, die Gebäudeversicherung, die Abgasprüfung des Schornsteinfegers, die Grundsteuer oder Verbrauchskosten beim Wasser oder der Heizung.
Nicht umlagefähig sind Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, zum Beispiel der Anstrich des Treppenhauses, die Reparatur der Eingangstür, die Briefmarken für den Postversand, Kontogebühren, Kosten für den Hausverwalter.
Mit VermietenPlus kannst du als Vermieter:in Rechnungen und Belege bei den Nebenkosten verbuchen. Das Toll kennzeichnet eine Ausgabe als umlagefähig und unterstützt dich so bei der Einhaltung der Betriebskostenverordnung.
Beachten musst du als Vermieter:in die Abschaffung der Umlage der Gebühren für das Kabelfernsehen. Kündige bestehende Verträge, damit du nicht die Kabelgebühren selbst tragen musst. Für bestehenden Verträge gibt es eine Übergangsfrist bis 31. Juni 2024.
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