Umlagefähige Nebenkosten: Definition
Umlagefähige Nebenkosten sind Kosten, die Mieter:innen zusätzlich zur Miete in Rechnung gestellt werden können. Sie entstehen durch verschiedene Betriebskosten (umgangssprachlich Nebenkostenkosten), die für die Bewirtschaftung des Mietobjekts anfallen. Aber nicht alle Betriebskosten sind auch umlagefähig. Welche genau das sind, schreibt die Betriebskostenverordnung (§1 Abs. 1 BetrKV) vor:
“Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.”
Welche Kosten sind umlagefähig?
Im Detail handelt es sich bei den umlagefähigen Nebenkosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung um folgende Kosten:
1. Kosten für die Grundsteuer
Die Grundsteuer wird jedes Jahr aufs Neue fällig und gehört somit zu den laufenden Kosten, die für den Betrieb einer Immobilie notwendig sind.
2. Kosten für die Wasserversorgung
Zu den Kosten der Wasserversorgung gehören unter anderem die Grundgebühr für den Wasserversorger und der tatsächliche Verbrauch. Aber auch Kosten für Miete und Wartung der Wasserzähler und Mengenregler. Auch für die hauseigene Wasserversorgungsanlage fallen Kosten an, die zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen.
3. Kosten für die Entwässerung
Abwasser muss in die örtliche Kanalisation eingespeist werden. Dafür fallen Kanal- und Sielgebühren an, die Vermieter:innen auf ihre Mieter:innen umlegen dürfen. Auch die Kosten für die hauseigene Entwässerungspumpe sind umlagefähige Betriebskosten.
4. Kosten für die Heizung
Zu den umlagefähigen Heizkosten zählen:
a) Betriebskosten für die zentrale Heizungsanlage sowie der Abgasanlage
Das sind unter anderem Kosten für:
- die verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung,
- den Betriebsstrom,
- die Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage,
- die regelmäßige Wartung und Reinigung durch eine Fachkraft
- die Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz und
- die Miete oder Anschaffung sowie Eichung der Verbrauchszähler.
b) Betriebskosten einer zentralen Brennstoffanlage
Das sind unter anderem Kosten für:
- die verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung,
- den Betriebsstrom,
- die Wartung und Reinigung der Anlage.
c) Kosten für die eigenständige gewerbliche Lieferung von Wärme
d) Kosten für Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten
Hierzu gehören Kosten für:
- die Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen
- die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit durch eine Fachkraft,
- die Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz.
5. Kosten für Warmwasser
Analog zu den Betriebskosten für Heizungen sind auch Betriebskosten für die Bereitstellung von Warmwasser umlagefähig. Hierzu zählen unter anderem die Kosten für den Betrieb, Reinigung und Wartung.
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
Auch Kosten für Anlagen, die sowohl zum Heizen als auch für die Warmwasseraufbereitung genutzt werden, sind umlagefähig. Welche dazu zählen findest du unter Punkt 4.
7. Kosten für den Betrieb von Personen- oder Lastenaufzügen
Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören:
- Kosten für Betriebsstrom
- Kosten für Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
- Kosten für die regelmäßige Prüfung und Reinigung der Anlage durch eine Fachkraft
8. Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Umlagefähig sind Kosten, die beispielsweise für die Müllabfuhr anfallen oder die Gebühren für die Straßenreinigung. Auch der Winterdienst gehört dazu, oder auch die Betriebskosten für Müllkompressoren, Müllschlucker oder Müllmengenerfassungsanlagen. Kosten für die Anschaffung von Mülltonnen fallen hingegen nicht laufend an und sind somit nicht umlagefähig.
9. Kosten für die Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Umlagefähige Nebenkosten sind Kosten für die Reinigung der Gemeinschaftsflächen wie Flure, Zugänge, Treppen und Keller. Bei der Ungezieferbekämpfung ist Vorsicht geboten: Umlagefähig sind nur Nebenkosten, die regelmäßig anfallen und die Gemeinschaftsflächen betreffen. Das könnten zum Beispiel Maßnahmen zur Rattenbekämpfung an Müllplätzen sein.
10. Kosten für die Gartenpflege
Hierzu gehören Kosten für die Pflege der Gartenanlage und des Hinterhofs, sowie Zugänge und Zufahrten für den nicht öffentlichen Verkehr. Auch die Erneuerung von Pflanzen gehört dazu, ebenso die Pflege von Spielplätzen.
11. Kosten für die Beleuchtung
Hierzu zählen in erster Linie die Kosten für den Betriebsstrom von Außenbeleuchtungen sowie Gemeinschaftsflächen wie Zugänge, Flure, Keller, Treppen, etc.
12. Kosten für die Schornsteinreinigung
Umlagefähige Nebenkosten für die Schornsteinreinigung betrifft vor allem die Kehrgebühren. In vielen Fällen sind diese Kosten jedoch bereits bei den Betriebskosten von Heizungsanlagen inbegriffen. Die Kosten dürfen nicht zweimal abgerechnet werden.
13. Kosten für die Sach- und Haftpflichtversicherung
Vermieter:innen sind verpflichtet eine Gebäudeversicherung abzuschließen. Diese Versicherung sichert das Gebäude gegen Sturm-, Wasser und Elementarschäden ab. Auch eine Haftpflichtversicherung ist notwendig. Da der Abschluss der Versicherungen nicht freiwillig ist und die Kosten regelmäßig anfallen, dürfen Vermieter:innen die Kosten in der Nebenkostenabrechnung abrechnen.
14. Kosten für Hausmeisterleistungen
Zu dieser Kategorie gehören die Vergütung von Hausmeister:innen sowie Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen. Erledigt ein:e Hausmeister:in beispielsweise die Gartenpflege oder Wartung der Gebäudeanlagen, sind die Kosten dafür mit der Vergütung abgegolten.
15. Betriebskosten für die Gemeinschafts-Antennenanlage und die Breitbandnetz-Verteilanlage
Umlagefähig sind der Betriebsstrom und die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Anlage. Zu dieser Kategorie gehören auch die Gebühren für Kabel-TV. Die Kabelgebühren dürfen allerdings nur noch bis zum 30. Juni 2024 auf Mieter:innen umgelegt werden.
16. Kosten für den Betrieb einerEinrichtung für die Wäschepflege
Stellst du deinen Mieter:innen eine Waschküche zur Verfügung, darfst du den dafür notwendigen Betriebsstrom, die Kosten für Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtung, sowie die Wartung und Kosten für die Wasserversorgung in Rechnung stellen.
17. Sonstige Betriebskosten
Hierzu gehören laufende Kosten, die nicht unter den Punkten 1 – 16 zusammengefasst sind. Das könnten zum Beispiel Kosten für einen Conciergeservice, die Wartung von Notrufanlagen oder die Reinigung von Dachrinnen sein.
Umlagefähige Nebenkosten im Mietvertrag
Grundvoraussetzung, um umlagefähige Nebenkosten mit deinen Mieter:innen abzurechnen, ist die Vereinbarung einer Vorauszahlung sowie eine gültige Klausel im Mietvertrag, die die Übernahme der Kosten festlegt. In der Klausel nennst du entweder alle umlagefähigen Betriebskosten einzeln oder du beziehst dich auf die Betriebskostenverordnung.
Achtung
Sonstige Betriebskosten müssen im Mietvertrag immer im Einzelnen aufgeführt werden.
Umlageschlüssel für umlagefähige Nebenkosten
Umlagefähige Nebenkosten fallen meist für das gesamte Gebäude an. Um die Gesamtkosten fair auf alle Mietparteien zu verteilen, brauchst du einen sogenannten Umlageschlüssel. Du hast die Wahl zwischen:
- Verbrauch
- Anteil Wohnfläche
- Personenzahl
- Wohneinheit
- Miteigentumsanteile
Welchen Verteilerschlüssel du wählst, ist dir überlassen. Wichtig ist nur, dass du deine Wahl im Mietervertrag aufführst. Möchtest du den Umlageschlüssel ändern, muss dein:e Mieter:in dem zustimmen.
Achtung
Nebenkosten für Warmwasser und Heizung müssen immer zu 50 – 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden. So schreibt es das Gesetz vor.
Nicht umlagefähige Nebenkosten
Neben den umlagefähigen Nebenkosten fallen bei der Bewirtschaftung eines Gebäudes auch Kosten an, die nicht von Mieter:innen übernommen werden müssen und somit auch nicht in der Nebenkostenabrechnungen auftauchen dürfen. Diese sind zum Beispiel:
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Kosten, die bei der Erhaltung einer Immobilie entstehen, oder durch Abnutzung und Alterung entstehende bauliche oder sonstige Mängel)
- Verwaltungskosten (Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, vom Vermieter geleistete Verwaltungsarbeit)
- Wartungs- bzw. Überprüfungskosten für Fenster
- Wartung der Klingelanlage bzw. Gegensprechanlage
- Kosten für eine Graffiti-Entfernung
Nicht selten versuchen Vermieter:innen Instandhaltungs- und Reparaturkosten auf ihre Mieter:innen umzulegen. Da diese Kosten jedoch nicht regelmäßig anfallen, handelt es sich nicht um Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung. Rechnest du nicht umlagefähige Nebenkosten mit deinen Mieter:innen ab, wird die Abrechnung unwirksam. Mieter:innen dürfen in diesem Fall Einspruch einlegen und müssen Forderungen nicht bezahlen.
Daher ist es wichtig, genau darauf zu achten, welche Kosten du in der Nebenkostenabrechnung aufführst. Möchtest du, dass dein:e Mieter:in selbst für Reparaturen aufkommt, musst du eine Kleinreparaturklausel in deinen Mietervertrag aufnehmen. Dann müssen Mieter:innen bis zu 100 Euro an Instandsetzungskosten selbst tragen.
Rechte und Pflichten für Vermieter:innen
Mit der Umlage der Nebenkosten gehen bestimmte Rechte und Pflichten einher. Hier sind einige wichtige Punkte, die du beachten solltest:
- Transparenz: Vermieter:innen sind verpflichtet, eine detaillierte Aufstellung der umlagefähigen Kosten zur Verfügung zu stellen. Diese Aufstellung sollte alle relevanten Informationen enthalten, damit Mieter:innen die Kosten nachvollziehen können.
- Abrechnungsfrist: Vermieter:innen müssen die Nebenkostenabrechnung innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums ihren Mieter:innen zustellen.
- Überprüfung der Abrechnung: Mieter:innen haben das Recht, die Nebenkostenabrechnung sorgfältig zu prüfen. Wenn sie Unstimmigkeiten oder Unklarheiten feststellen, dürfen sie Einspruch einlegen. Als Vermieter:in bist du dann verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren.
- Belegeinsicht: Mieter dürfen sämtliche Belege, die dir als Grundlage zur Nebenkostenabrechnung dienen, einsehen – auch ohne Grund. Hebe daher alle Unterlagen sorgfältig auf und lege sie deinen Mieter:innen auf Wunsch im Original vor.
Umlagefähige Nebenkosten mit Vermietet.de abrechnen
Welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht, ist nicht immer leicht zu unterscheiden. Die Nebenkostenabrechnung-Vorlage von Vermietet.de hilft dir, eine korrekte Abrechnung zu erstellen. Durch die Vorauswahl der umlagefähigen Betriebskosten vergisst du keinen Posten aufzuführen und wirst gleichzeitig davor bewahrt, einen falschen Kostenpunkt abzurechnen.
Häufige Fragen
Umlagefähige Nebenkosten sind Betriebskosten, die regelmäßig anfallen und für den Betrieb einer Immobilie notwendig sind. Welche das im Einzelnen sind, legt die Betriebskostenverordnung fest. Regelmäßig bedeutet übrigens nicht, dass die Kosten jedes Jahr bezahlt werden müssen. Auch längere Zeitabschnitte zählen dazu.
Nicht umlagefähige Nebenkosten sind alle Kosten, die nicht im Sinne der Betriebskostenverordnung als umlagefähige Nebenkosten zählen. Das sind vor allem die Kosten, die nicht regelmäßig anfallen wie beispielsweise Instandhaltungen und Reparaturen.
Als nicht umlagefähige Nebenkosten zählen unter anderem auch Kosten für die Immobilienverwaltung. Die Kosten für externe Unternehmen oder auch für die Lizenz einer Software können steuerlich geltend gemacht werden. Auch die Kosten für VermietenPlus darfst du von der Steuer absetzen.
Wenn du mit deinen Mieter:innen die Übernahme der umlagefähigen Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart hast, bist du verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Darin verrechnest du die tatsächlich angefallenen Kosten mit den Vorauszahlungen deiner Mieter:innen.
Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zählen zu den Verwaltungskosten und sind somit nicht umlagefähig. Du darfst sie aber steuerlich geltend machen.
Fazit
Umlagefähige Nebenkosten sind nur diejenigen Kosten, die in regelmäßigen Abständen und in Bezug auf die Bewirtschaftung eines Gebäudes anfallen. Die Betriebskostenverordnung nennt detailliert, welche Kosten du auf deine Mieter:innen umlegen darfst. Halte dich genau an die Vorgaben, damit deine Nebenkostenabrechnung wirksam ist. Vermietet.de hilft dir mit einem intuitiven Tool, das vieles automatisch für dich erledigt und somit das Risiko von Fehlern minimiert.
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