Sieben auf einen Streich: Experten-Tipps für Ihre Nebenkostenabrechnung

Jeder Vermieter weiß: Fehler in der Nebenkostenabrechnung werden schnell teuer – im schlimmsten Falle kann so die gesamte Nebenkostenabrechnung hinfällig werden. Die grundlegenden Fehler resultieren dabei nicht selten aus mangelnder Auseinandersetzung des Vermieters mit den gesetzlichen Vorgaben. mit den folgenden Tipps bleiben Sie up to date:

Tipp 1: Nebenkostenabrechnung frühzeitig erstellen

Eines vorweg: Zur Wahrung der Abrechnungsfrist reicht es vollkommen aus, dass dem Mieter die Nebenkostenabrechnung am letzten Tag der Frist zugeht. 

Doch diese Frist sollten Sie keinesfalls ausschöpfen, denn Sie müssen damit rechnen, dass sich Fehler eingeschlichen haben. In den meisten Fällen erhalten Sie hiervon jedoch erst Kenntnis, wenn Ihr Mieter diese beanstandet. Dabei führen formelle Fehler zur Unwirksamkeit der Abrechnung, auch wenn Ihr Mieter die Abrechnung erhalten hat. In diesem Falle müssen Sie vor Fristablauf eine formell fehlerfreie Abrechnung erstellen. Geschieht dies nicht oder nach Ablauf der Abrechnungsfrist, so sind Ihre Nachforderungen hinfällig. 

Anders verhält es sich bei Fehlern materieller Art, die nicht zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung führen. Aufgrund der Erteilung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gilt die Abrechnungsfrist in jedem Falle als gewahrt. Wirkt dieser materielle Fehler jedoch zu Lasten des Vermieters und zu Gunsten des Mieters, ist eine Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht möglich, wenn sie eine Nachforderung des Vermieters begründet oder erhöht. Das bedeutet, dass Rechenfehler oder fehlende Kostenrechnungen den Saldo nicht zu Lasten des Mieters verschieben. 

Versenden Sie die Nebenkostenabrechnung daher so frühzeitig, dass eine Korrektur noch bis zum Fristablauf möglich ist.

Tipp 2: Doppelt hält besser: Verteilerschlüssel prüfen

Rund 40 Prozent aller Fehler in Nebenkostenabrechnungen bestehen darin, dass Vermieter einen falschen oder unzulässigen Verteilerschlüssel anwenden oder bei der Anwendung des richtigen Verteilerschlüssels Fehler unterlaufen.

Generell kann gesagt werden, dass die Nebenkosten bei einem Mehrfamilienhaus nach definierten Schlüsseln angemessen auf die verschiedenen Einheiten verteilt werden müssen. Um eine formelle Ordnungsmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung zu erreichen, muss der Verteilerschlüssel lediglich bezeichnet sein. Damit die Nebenkostenabrechnung jedoch auch materiell fehlerfrei ist, muss der genannte Verteilerschlüssel gesetzlich zulässig sein und entsprechend angewandt werden. 

Die Anwendung passender Verteilerschlüssel ergibt sich teils aus zwingenden oder abdingbaren gesetzlichen Vorgaben, teilweise auch aus Vereinbarungen der Mietvertragsparteien.

Tipp 3: Welche Kosten sind wirklich umlegbar?

Gerade bei außergewöhnlichen Ausgaben kann es vorkommen, dass Posten in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden, die eigentlich gar nicht umlagefähig sind. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) beschreibt im Paragraph 2 alle Kostenarten, die Sie auf Ihren Mieter umlegen können. Stellen Sie also Ihrem Mieter Kosten in Rechnung, bei denen es sich nicht um umlagefähige Betriebskosten handelt, so kann Ihr Mieter dies beanstanden. Beachten Sie außerdem, dass es sich bei folgenden Kosten nicht um Betriebskosten handelt:

  • Verwaltungskosten
  • Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

Auch Kosten, die vertraglich nicht zur Umlage auf den Mieter vereinbart wurden, stellen einen materiellen Fehler dar, den der Mieter beanstanden kann. Nicht alle Einzelpositionen müssen in dieser Vereinbarung separat aufgeführt werden. In der Regel genügt eine Bezugnahme auf Paragraph 2 BetrKV. Lediglich die “sonstigen Betriebskosten” sind von der pauschalen Bezugnahme nicht erfasst und müssen ausdrücklich als umlagefähig vereinbart werden.

Tipp 4: Leerstand darf nicht umverteilt werden

Entfallen umlagefähige Kosten auf eine vom Leerstand betroffene Wohneinheit, so sind diese von Ihnen als Vermieter zu tragen – Das Leerstandsrisiko kann nicht auf Ihre Mieter abgewälzt werden. Ist für die Umlage der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten eine Verteilung nach dem Verhältnis der Wohnflächen zur Gesamtwohnfläche vereinbart, so dürfen Sie die Gesamtfläche nicht um den Leerstand reduzieren. Auch diese Flächen sind in die Berechnung einzubeziehen, daraus resultierende Kosten tragen Sie als Eigentümer. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Nebenkosten, die wegen fehlender Erfassung des Verbrauchs der einzelnen Mieter nach der Wohnfläche abgerechnet werden.

Dabei wird jedoch nicht einheitlich beurteilt, wie im Falle von Wohnungsleerstand zu verfahren ist, wenn eine Umlage nach der Anzahl der im Haushalt lebenden Personen zu erfolgen hat.

Der Bundesgerichtshof hat sich mit dieser Frage noch nicht näher beschäftigt, in einem Beschluss jedoch angedeutet, dass er eine Beteiligung des Vermieters an den Leerstandskosten auch für die Zeiten des Leerstands für sinnvoll erachtet, so es sich um verbrauchsunabhängige Kosten handelt.

Da eine eindeutige höchstrichterliche Entscheidung noch aussteht, ist eine Berücksichtigung der Kosten pro Kopf auch bei Leerstand sinnvoll. Der leerstehende Wohnraum sollte in diesem Falle mindestens mit einer Person in Ansatz gebracht werden.

Tipp 5: Besonderheiten beim Mieterwechsel

Zieht ein Mieter vor Ablauf des Abrechnungszeitraums aus, so müssen Sie diesem keine Zwischenabrechnung erstellen. Jedoch bedarf es einer Zwischenablesung beim Mieterwechsel für die Verteilung aller Nebenkosten, die nach Verbrauch umgelegt werden. Die Abrechnungsfrist beginnt erst mit Ablauf des zwölfmonatigen Abrechnungszeitraums.

Die Nebenkostenabrechnung muss, um formell wirksam zu sein, folgende Angaben enthalten:

  • Gesamtbetrag zu jeder Nebenkostenart.
  • Verteilungsmaßstab zur Verteilung der Gesamtkosten auf die beteiligten Mietparteien. Einzelbeträge für die beteiligten Mietparteien.

Tipp 6: Kaution einbehalten, um Nebenkosten zu decken

Ist das Mietverhältnis beendet, hat der Mieter nach Ablauf einer Prüf- und Überlegungsfrist einen Anspruch auf Rückzahlung der Kaution. Diese Frist beträgt in der Regel sechs Monate.

Ist jedoch mit einer Nachforderung von Nebenkosten zu rechnen, wird es Ihnen zugestanden, die Kaution bis zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung einzubehalten. Denn erst zu diesem Zeitpunkt kann die Mietkaution gegen die offenen Nebenkosten aufgerechnet werden. Möchten Sie sich einen Nachforderungsanspruch durch die Kaution sichern? Dann dürfen Sie sich mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung jedoch nicht bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist Zeit lassen. Ein Recht, die Kaution zur Sicherung der Nachforderung einzubehalten, haben Sie nur bis zu dem Zeitpunkt, zu dem es Ihnen möglich und zumutbar ist, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Wann dies der Fall ist, ist eine Frage des Einzelfalles.

Beachten Sie, dass zur Sicherung einer Nachforderung nur ein angemessener Teil der Kaution einbehalten werden darf. Als angemessen gelten drei bis vier monatliche Nebenkostenvorauszahlungen oder auch die Höhe der letzten Nachzahlung.

Tipp 7: Belegeinsicht ermöglichen

Zwar kann Ihr Mieter nicht verlangen, dass Sie alle für die Abrechnung maßgeblichen Belege übersenden. Doch Ihr Mieter hat einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen inklusive aller Originalbelege. Aber keine Sorge, die Einsicht in Kontoauszüge oder Nachweise über geleistete Zahlungen müssen Sie nicht gewähren. Das Einsichtsrecht des Mieters besteht in jedem Fall bis zum Ablauf der Einwendungsfrist und sogar darüber hinaus. Halten Sie die entsprechenden Belege zumindest für einen Zeitraum von zwölf Monaten nach Zugang der Nebenkostenabrechnung zur Einsichtnahme bereit.

Ihr Mieter hat das Recht, Kopien der Abrechnungsbelege anzufordern, wenn ihm die Einsichtnahme in Ihre Unterlagen z.B. wegen großer räumlicher Entfernung nicht zuzumuten ist. Jedoch können Sie den Versand der Belegkopien von der Zahlung eines Kostenvorschusses abhängig machen.

Bis zur Einsicht in die Unterlagen steht Ihrem Mieter ein Zurückbehaltungsrecht zu, das es ihm ermöglicht, die Begleichung Ihrer Nachforderung bis zur Gewährung der Einsichtnahme zu verweigern. Das Zurückbehaltungsrecht gilt auch bei der laufenden Nebenkostenvorauszahlung für Heizung und Warmwasser.

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