Fehler macht jeder. Aber manche können teuer werden. So auch Fehler in der Nebenkostenabrechnung. Daher klären wir Dich heute über die zehn häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung auf. 

Deine Mieter erhalten nach dem Ende der Abrechnungsperiode jährlich ihre Nebenkostenabrechnung. Hier legst Du die Verbrauchskosten, welche durch die Mieter entstanden sind, auf diese wieder um. Hierzu zählen vor allem Heizkosten, Kosten für Warmwasser sowie Dir entstandene Kosten, um die Immobilie bzw. Wohnung ordnungsgemäß zu bewirtschaften. Die Wohnfläche dient hier als Grundlage. Verteilerschlüssel helfen dabei, die Kosten anteilig auf die jeweiligen Mieter umzulegen.

Problemtisch wird es allerdings, wenn Dir als Vermieter Fehler in der Nebenkostenabrechnung unterlaufen. So können Umlage- und Rechenfehler die Abrechnung anfechtbar machen. Wir stellen Dir die zehn häufigsten Fehler vor.

1. Fehler im Mietvertrag

Fehler können bereits im Mietvertrag enthalten sein. So passiert es häufig, dass Positionen der Nebenkosten nicht explizit vertraglich festgehalten wurden. Eine mietvertragliche Vereinbarung ist aber Pflicht für die Umlagefähigkeit der Kosten.

Was im Mietvertrag steht, ist relevant: Soll Dein Mieter die Nebenkosten übernehmen, muss dies explizit im Mietvertrag genannt werden. So schreibt es der Gesetzgeber in § 556 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) vor. Hast Du die Zahlung der Nebenkosten als monatliche Vorauszahlung vermerkt und benennst die Betriebskosten, bist Du zur Abgabe einer jährlichen Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Durch die Unterschrift des Mieters unter den Vertrag wird der Kostenumlage der Positionen zugestimmt.

Nutze am besten eine Vorlage zur Erstellung des Mietvertrags. Dann bist Du auf der rechtssicheren Seite. Im Portal von Vermietet.de findest Du einen vermieterfreundlichen Mietvertrag, welchen Du nach Deinen individuellen Bedürfnissen anpassen kannst.

2. Falsche Umlage von Kosten in der Nebenkostenabrechnung 

Viele Vermieter machen den Fehler, Kosten auf ihre Mieter umzulegen, welche gar nicht umlagefähig sind. Zu solchen Posten zählen häufig:

• Bank- und Kontoführungsgebühren,
• Aufwendungen für Instandhaltungsmaßnahmen,
• Neuanlage von Teilen der Immobilie und des Grundstücks (beispielsweise Anlegen eines Gartens),
• die einmalige Reinigung der Dachrinnen sowie
• Versicherungsleistungen (zum Beispiel Mietausfall-, Umweltschaden und Rechtsschutzversicherung).

Diese Kosten musst Du als Vermieter selbst tragen. Sollten Mieter die Umlage dieser Kosten prüfen, können sie der Nebenkostenabrechnung widersprechen.

3. Reparatur versus Instandhaltung

Ein weiteres häufiges Problem in Nebenkostenabrechnungen ist die Umlage von Reparaturkosten auf die Mieter. Diese zählen zu den nicht umlagefähigen Kosten und sind in der Regel mit der monatlichen Mietzahlung abgegolten. Wird die Reparatur regelmäßig durchgeführt, darfst Du die Kosten umlegen.

Beispiel: Das Dach des Hauses wurde durch einen Sturm beschädigt. Hier darfst Du die Kosten nicht auf Deine Mieter umlegen, weil diese lediglich einmalig anfallen und somit als Reparaturkosten zählen.

Beauftragst Du allerdings jedes Jahr oder in anderen regelmäßigen Abständen eine Firma, welche das Dach instand hält, darfst Du diese Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umlegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Arbeiten wirtschaftlich durchgeführt werden. Dies bedeutet, nicht zu häufig und nicht von einer zu preisintensiven Firma.

4. Umlage der Verwaltungskosten

Bei der Umlage der Verwaltungskosten auf die Mieter gilt dasselbe, wie bei den Reparaturkosten. Die Verwaltungskosten, welche beispielsweise durch die Beauftragung eines Dritten zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung entstehen, dürfen nicht auf Deine Mieter umgelegt werden. Sollten diese in der Abrechnung auftauchen, ist das ein Widerspruchsgrund.

5. Ablauf der Nebenkostenabrechnungs-Frist

Vermieter haben eine Abrechnungsfrist, welche sie nicht versäumen sollten. Nach Ende des Abrechnungszeitraums hast Du zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und zu übermitteln. Wird diese Frist nicht eingehalten, sind die Nachforderungen rechtlich unwirksam. Du bleibst dann auf den Kosten sitzen und darfst diese nicht mehr von den Mieter nachfordern.

Achtung: Anders sieht es aus, wenn Mieter über ein Guthaben verfügen. Das Recht auf Rückzahlung bleibt auch nach dem Fristablauf bestehen. Mieter dürfen dann noch einen Anspruch darauf erheben.

6. Falscher Abrechnungszeitraum

Bei einem Wechsel der Mieter bist Du als Vermieter verpflichtet, für den Vormieter und den nachfolgenden Mieter jeweils eine separate Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dies führt zu einer Teilabrechnung, mindestens aber zu einer Zwischenablesung. Diesen Mehraufwand wollen einige Vermieter nicht leisten und erstellen eine Abrechnung für den Zeitraum von mehr als einem Jahr. Der Abrechnungszeitraum umfasst hier das gesamte Folgejahr sowie die Monate (oder Wochen) des Einzugsjahres. Das ist formell nicht korrekt und darf ebenfalls durch einen Widerspruch angefochten werden.

7. Kein Abzug der Leerstandskosten

Sollte eine Wohnung leer stehen, so fallen dennoch laufende Kosten an. Diese musst Du als Vermieter allerdings selbst tragen. Dementsprechend sind sie vor der Umlage aus der Nebenkostenabrechnung herauszurechnen. Die Kosten sind dabei so zu veranschlagen, wie sie bei einer normalen Nutzung der Wohnung anfallen würden.

8. Falsche Anwendung oder Berechnung der Verteilerschlüssel

Ein hohes Fehlerpotenzial ist in den Verteilerschlüsseln enthalten. Häufig wird die Wohnfläche als Grundlage des Verteilerschlüssels gewählt. Hierbei gibt es aber eine Vielzahl an Details, die Du beachten musst. Problematisch ist zudem, dass die Wohnflächenverordnung andere Regelungen angibt als die Norm DIN 277. Diese beinhalten, wie mit bestimmten Standorten innerhalb der Wohnung bei der Wohnflächenanrechnung zu verfahren ist: Balkone, Dachschrägen, Fenstersimse sowie Wintergärten müssen korrekt in die Wohnflächenberechnung mit einbezogen werden. Zudem muss die Quadratmeteranzahl der Mietwohnung stimmen.

9. Kein Vorwegabzug der Gewerberäumen

In einigen Wohnhäusern befinden sich neben privaten Wohnungen gewerblich genutzte Flächen. In den meisten Fällen weisen diese deutlich höhere Verbräuche auf als die normalen Wohnräume. Neben den Nebenkosten sind auch Grundsteuer und Müllgebühren höher.  Anteilig umgelegte Kosten müssen dementsprechend bei einem deutlichen höheren Verbrauch der Gewerbeflächen vorweg abgezogen werden. Dabei wird unter anderem die Fläche des Gewerbes aus der Gesamtfläche des Objekts herausgerechnet. Dementsprechend hat das Gewerbe keine Auswirkungen mehr auf die Umlage der Nebenkosten auf die privaten Mieter.

Gewerbliche Mieter erhalten eine separate Abrechnung. Auch hier musst Du eine Trennung von gewerblichen und privaten Kosten durch den Vorwegabzug vornehmen.

10. Keine Einheitlichkeit

In der Nebenkostenabrechnung legst Du einen bestimmten Verteilerschlüssel zugrunde, um die anteiligen Kosten für jeden einzelnen Mieter herauszufiltern. Hierbei kann zum Beispiel ein individueller Verbrauchszähler zu Fehlern in der Abrechnung führen. Durch einen mietereigenen Verbrauchszähler darf nur verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die Voraussetzung ist, dass jede Mietpartei einen solchen besitzt. Ansonsten sollten die gesamten Kosten mittels eines Verteilerschlüssels ermittelt werden. Häufig werfen Vermieter die verbrauchsunabhängige und verbrauchsabhängige Ermittlung der Kosten zusammen und erhalten falsche Werte.