Mit Ablauf des 31. Dezember 2019 endet auch die Abrechnungsfrist der Nebenkostenabrechnung 2018.  Wer jetzt nicht handelt, riskiert auf den Kosten sitzenzubleiben! Hier gibt´s alle Tipps zum fristgemäßen Versand.

Haben Vermieter und Mieter mietvertraglich vereinbart, Nebenkosten für die Mietwohnung nach Ablauf eines Kalenderjahres abzurechnen, so markiert das Jahresende den letzten möglichen Termin für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung. Denn spätestens am Stichtag 31.12. muss die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2018 im Briefkasten des Mieters liegen. Dabei gilt es diverse Details zu beachten. 

Abrechnung ist gesetzlich geregelt

Vermieter sind verpflichtet, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des mietvertraglich vereinbarten Abrechnungszeitraums zuzuleiten. Wer diese Frist versäumt, kann keine Nachforderungen geltend zu machen. Einzige Ausnahme dabei: Der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. 

Zugang der Abrechnung muss durch Vermieter sichergestellt werden

Wer dachte, eine formlose Übermittlung der Abrechnungsdaten würde genügen, der hat sich getäuscht, denn Sie muss dem Mieter offiziell zugehen. Der Begriff des „Zugangs“ hat erhebliche rechtliche Bedeutung und impliziert unter anderem die Nachweisbarkeit der Zustellung. Die einfache Aufgabe bei der Post genügt demnach nicht. Auch Verzögerungen bei der Zustellung gehen ebenfalls zulasten des Vermieters, denn die rechtzeitige Übermittlung der Nebenkostenabrechnung ist eine besondere mietvertragliche Verpflichtung des Vermieters im Rahmen der Abrechnung über die Nebenkostenvorauszahlungen, die durch § 556 Abs. 3 BGB geregelt wird. Der fristgemäße Zugang der Nebenkostenabrechnung entscheidet maßgeblich über den Anspruch des Vermieters, Nebenkostennachforderungen aus dem Abrechnungsjahr zu verlangen.

Der Vermieter trägt die Beweislast im Rahmen eines gerichtlichen Prozesses und muss belegen , dass der Mieter die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig formell ordnungsgemäß erhalten hat.

Spätester Zugang am 31.12., 18.00 Uhr

Ist dem Vermieter die Zustellung einer Nebenkostenabrechnung erst am 31. Dezember möglich, sollte die Zustellung idealerweise während der üblichen Postzugangszeit bis. circa 14.00 Uhr, spätestens jedoch 18.00 Uhr erfolgen, denn im Geschäftsverkehr so, dass nach 18.00 Uhr eingehende Post als nicht zugegangen gilt. Laut geltender Rechtsprechung muss der Empfänger danach nicht mehr mit dem Eingang von Post rechnen (§ 130 BGB). Dabei ist zu berücksichtigen, dass Silvester zwar ein Werktag, aber kein ganz normaler Werktag ist und zu später Stunde ein Mieter normalerweise nicht mehr den Briefkasten kontrolliert.

Fristversäumnis hindert Nachforderung

Auch wenn es auf den ersten Blick so wirkt: Die Nebenkostenabrechnung wird durch den Fristablauf nicht gegenstandslos. Vielmehr führt die versäumte Abrechnungsfrist dazu, dass der Vermieter keine Nachforderungen mehr an den Mieter stellen kann. Evemtuelle  Erstattungsguthaben muss der Vermieter dennoch an den Mieter auszahlen.

Eine Ausnahme besteht dann, wenn der Mieter mit der Zahlung von vereinbarten Vorauszahlungen im Rückstand ist. Rückständige Vorauszahlungen kann der Vermieter auch geltend machen, wenn er die Abrechnungsfrist versäumt hat, da sie nicht als Nachforderungen gelten.

Eine Ausnahme von der Abrechnungsfrist kann es lediglich dann geben, wenn der Vermieter unverschuldet nicht in der Lage war, die Nebenkosten innerhalb der Abrechnungsfrist abzurechnen. Das Gesetz betrachtet hier Fälle, in denen der Vermieter selbst die Abrechnung von den Energieversorgern nicht fristgemäß erhalten hat oder Nebenkosten rückwirkend erhöht wurden. In diesen Fällen wird dem Vermieter eine Frist von 3 Monaten zur nachträglichen Abrechnung gewährt. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem der Vermieter die Abrechnung selbst erhalten hat. 

Immer die Form wahren!

Neben der fristgemäßen Zustellung muss auch die Form der Nebenkostenabrechnung ordnungsgemäß sein. Ist sie dies nicht, tritt die Ausschlusswirkung ein, da es der Vermieter ansonsten in der Hand hätte, durch die Vorlage eines beliebigen Abrechnungsschreibens die Abrechnungsfrist einzuhalten. Rein inhaltliche Fehler beeinträchtigen die Fristwahrung hingegen nicht. Sie können korrigiert werden, dürfen jedoch nicht zu einer Erhöhung der Nachforderung führen. Grundlage hierzu ist, dass der Mieter sich darauf verlassen muss, nach Fristablauf keine zusätzlichen Nachforderungen in Rechnung gestellt bekommt.

Beweislast des Vermieters: Das gilt es zu beachten!

Der Vermieter muss beweisen, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter tatsächlich zugegangen ist. Dafür er hatte mehrere Möglichkeiten.

Ist der Vermieter auf den Postweg angewiesen, sollte er die Abrechnung zumindest als Einwurf-Einschreiben versenden. Ein Einschreiben mit Rückschein beinhaltet das Risiko, dass der Mieter den Brief zurückweist und der Brief auf der Post hinterlegt wird. Dann gilt der Zugang als nicht erfolgt. Folglich liegt das Risiko einer verzögerten Postbeförderung auch bei dem Vermieter..

Insbesondere zum Jahresende ist die Zustellung manchmal sehr kritisch. Da kann es durchaus sinnvoll sein,  dem Mieter die Nebenkostenabrechnung persönlich auszuhändigen und den Empfang quittieren zu lassen. Alternativ kann eine vertrauenswürdige dritte Person beauftragt werden, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu überbringen. Dann kann der Dritte im Prozess bezeugen, dass der Mieter die Abrechnung erhalten hat. Wichtig ist in diesem Falle insbesondere die Belegbarkeit. 

Nebenkostenabrechnung Per Email ist möglich

Grundsätzlich ist es auch möglich, die Nebenkostenabrechnung per E-mail zu versenden. 

Bei einer Zustellung der Nebenkostenabrechnung per E-mail ist allerdings kein Anscheinsbeweis des Zugangs beim Mieter möglich. Auch bei Zustellung per E-mail muss der Zugang beim Mieter nachgewiesen werden, was aufgrund des fehlenden Versendebeleges unmöglich ist. Der Nachweis des tatsächlichen Zugangs bei elektronischer Übermittlung eines Schriftstücks ist in der Regel sehr schwer zu beweisen.

Die Zustellung per E-mail ist ausgeschlossen bei preisgebundenem Wohnraum, da die  Nebenkostenabrechnung bei diesem in Schriftform gemäß § 126 BGB, das heißt mit Originalunterschrift, übermittelt werden muss. Eine E-mail genügt daher hier nicht.