Mit dem Vermietet.de Betriebskostentool automatisierst Du die Eingabe Deiner Kostenpositionen und reduzierst damit mögliche Fehler. Wir haben die wichtigsten Fragen zur Abrechnung Deiner Betriebskosten mit Vermietet.de für Dich beantwortet.

Die Betriebskostenabrechnung steht auf dem Prüfstand. Aufgrund der gestiegenen Energiepreise werden Mieter verstärkt versuchen, Einspruch zu erheben. Sie verbinden damit die Hoffnung, die exorbitant gestiegen Kosten bei der „zweiten Miete“ abzuwenden. Mit dem Vermietet.de Betriebskostentool sicherst Du Dich ab. Statt die Daten händisch einzugeben und dabei Fehler zu machen, erledigt das Tool für Dich vieles automatisch. So vermeidest Du Fehler und damit teure Rechtsstreitigkeiten.

Was ist der Vorteil des Vermietet.de Betriebskostentools gegenüber Excel und anderen Softwareprodukten?

Wenn man für Excel kein Spezialist ist, dann ist es nicht einfach, sämtliche Rechenformeln für eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung anzulegen. Es gibt zahlreiche Excel-Vorlagen im Internet, die Du kostenlos oder gegen eine Gebühr herunterladen kannst. Oft sind damit aber individuelle Fälle schlecht zu erfassen, sodass diese dann weitere Anpassungen erfordern. Auch dazu brauchst Du gute Kenntnisse in der Tabellenkalkulation.

Die meisten derzeit am Markt befindlichen Softwareprodukte sind für professionelle Hausverwaltungen entwickelt. Die sind sehr komplex aufgebaut. Deren Funktionsumfang ist häufig zu groß für den Einsatz in der privaten Vermietung. Die Nutzer brauchen gegebenenfalls sogar eine Schulung, um damit arbeiten zu können. Aufgrund des professionellen Einsatzes und der Komplexität sind die Kosten für diese Art von Verwaltungssoftware hoch. Diese Programme musst Du außerdem in vielen Fällen auf Deiner Festplatte installieren. Je nachdem, welches Betriebssystem Du benutzt, macht das Probleme.

Was sind die Voraussetzungen, um das Vermietet.de Betriebskostentool nutzen zu können?

Es gibt für die Hausverwaltung mit Vermietet.de keine speziellen Systemvoraussetzungen, denn die Software ist cloudbasiert. Du musst nichts herunterladen oder installieren, sondern Du benötigst nur einen Browser sowie eine Internet-Verbindung. Du hast Zugriff auf Deine Verwaltung und alle Daten nicht nur mit Deinem Rechner auf dem Schreibtisch zu Hause, sondern auch mit dem Mobiltelefon, Deinem Laptop oder Tablet. So erledigst Du die Arbeit von überall und wann immer Du gerade Zeit hast. 

Willst Du mit der digitalen Hausverwaltung starten, legst Du zuerst eine Einheit in Vermietet.de an. Du kannst dann bereits Grundfunktionen nutzen. Für die vollständige Betriebskostenabrechnung benötigst Du ein Premium-Abo. Die Kosten dafür sind gestaffelt, abhängig von der Zahl Deiner Einheiten.

Wie lege ich Versorgerverträge an und warum ist das wichtig für die Betriebskosten?

Die Versorgerverträge erfassen sämtliche wiederkehrende Kosten. Als Versorgervertrag kannst Du zum Beispiel den Lohn für die Putzkraft anlegen, welche das Treppenhaus reinigt. Oder auch die städtischen Gebühren für Müllabfuhr, Straßenreinigung oder Entwässerung. Hast Du Dein Bankkonto verknüpft, dann werden diese Positionen automatisch als Ausgaben zugeordnet. Du hast so die volle Kontrolle über die laufenden Kosten Deiner Immobilien. Mit dem Anlegen der Versorgerverträge kannst Du die Datenerfassung für die Betriebskostenabrechnung in hohem Maße automatisieren. Das Tool übernimmt die anlegten Kostenpositionen und überträgt diese auf die Betriebskostenabrechnung. Du sparst Dir die Mühe, die Beträge aus Deinen Unterlagen heraus zu suchen und diese dann händisch einzugeben. Auf diese Weise hast Du nicht nur weniger Arbeit, Du vermeidest auch Fehler.

Welche Positionen rechnest Du als Betriebskosten ab?

Auch bei der Definition der Betriebskosten hilft Dir das Tool. Du brauchst nicht im Gesetz nachzuschauen oder im Internet zu recherchieren, welche Kosten zulässig sind und welche nicht. Wir haben alle umlegbaren Kosten im Tool angelegt. Du kannst einzelne Positionen durch Untermenüs weiter aufschlüsseln. So kannst Du zum Beispiel die Sach- und Haftpflichtversicherung in die Haftpflicht und Gebäudeversicherung aufteilen. Wir haben von Rechtsexperten alle Posten prüfen lassen. Du bist bei der Auswahl der Positionen deshalb immer auf der sicheren Seite.

Wie wählst Du den richtigen Umlageschlüssel aus?

Die Umlageschlüssel gehören zu den wichtigsten Variablen bei der Betriebskostenabrechnung. Damit legst Du fest, wie sich die Kosten rechnerisch auf die einzelnen Wohnungen verteilen. Der Standardumlageschlüssel ist der nach Quadratmeter. Daneben kannst Du auch nach Personen, Einheit oder manuell die Kosten umlegen. Manuell meint nichts anderes als die Umlage nach Verbrauch. Mit dem Vermietet.de Betriebskostentool kannst Du auch die Kosten nach den Eigentumsanteilen umlegen, wenn Du eine Eigentumswohnung gekauft hast und Du Mitglied in einer WEG bist. Vermietest Du Deine Wohnung, musst Du dem Mieter Deinen Eigentumsanteil mitteilen. Ebenso kannst Du bei den Umlageschlüsseln den Wasserverbrauch umlegen. Wenn Du keine Wasserzähler hast, kannst Du nach den Schlüsseln Quadratmeter, Einheit oder Personen abrechnen. 

Welche Posten kannst Du verbrauchsabhängig abrechnen?

Die verbrauchsabhängigen Kosten legst Du manuell um, also „von Hand“. Das sind immer die Heizkosten. Die Heizkostenverordnung schreibt die verbrauchsabhängige Abrechnung der Wärmeversorgung gesetzlich vor. Den Verbrauch sowie die zu zahlenden Beträge für jede Wohnung findest Du  in der Heizkostenabrechnung, die Dein Messdienstleister für Dich erstellt. Eine andere verbrauchsabhängige Kostenposition, die Du manuell umlegst, ist zum Beispiel das Warmwasser. Auch dazu erhältst Du eine Abrechnung von Deinem Versorger.

Tipp

Bevor Du die fertig erstellte Betriebskostenabrechnung versendest, erlaubt Dir das Vermietet.de Tool ein Anschreiben sowie Anhänge der Abrechnung hinzuzufügen. Diese zusätzlichen Dokumente kannst Du einfach hochladen. Sie werden dann der Abrechnung angehängt. Ein Anschreiben musst Du nicht unbedingt verfassen, ist aber eine nette Geste gegenüber dem Mieter. Bei den Anhängen darfst Du die Abrechnung Deines Messdienstleisters nicht vergessen. Du bist verpflichtet die Abrechnung zusammen mit den Analysedaten zum Verbrauch den Mietern zur Verfügung zu stellen.

Du kannst Deine fertige Abrechnung gemeinsam mit den Anhängen direkt aus dem System als PDF-Dokument heraus versenden. Alternativ kannst Du die Dokumente ausdrucken und mit der Post schicken. Unterschreiben musst Du die Betriebskosten-Abrechnung nicht.

Was sind direkte Kosten und wie rechnest Du diese ab?

Die direkten Kosten sind von den manuellen Kosten zu unterscheiden. Das kann zum Beispiel die Grundsteuer sein. Besitzt Du ein Mehrfamilienhaus und liegt dafür eine Teilungserklärung vor, erhältst Du für jede Wohnung eine eigene Grundsteuererklärung. Diese rechnest Du dann pro Wohnung einzeln ab. Direkte Kosten können auch Gebühren für Kabel-TV sein. Haben einzelne Wohnungen einen Kamin, können direkte Kosten für spezielle Leistungen des Schornsteinfegers anfallen.

Die direkten Kosten müssen zusätzlich berechnet werden, wenn es zum Beispiel innerhalb einer Abrechnungsperiode einen Mieterwechsel gegeben hat. Die genaue Anzahl der Tage innerhalb einer Abrechnungsperiode und den dadurch entstehenden Kostenanteil für jede Wohnung errechnet das Tool komplett automatisch. Auch hier bist Du durch den automatisierten Rechenweg gegen Fehler abgesichert. 

Wie zeigt Dir das Tool das Ergebnis an? 

Im letzten Schritt zeigt Dir das Vermietet.de Tool das Ergebnis Deiner Betriebskostenabrechnung. Du erhältst für jede Wohnung einzeln eine Übersicht zu den geleisteten Gesamtkosten und Vorauszahlungen. Das Tool errechnet automatisch die Differenz und zeigt Dir in grüner Farbe die Nachzahlungen und in roter Farbe die Erstattungen an. Eine weitere Kennzahl informiert Dich darüber, ob alle Kosten zugewiesen sind. Das ist für Dich eine gute Kontrolle, ob Deine Eingaben korrekt sind. Das Tool errechnet die Differenz zwischen allen zugewiesenen Kosten und den von Deinen Mietern bereits geleisteten Vorauszahlungen. So weißt Du, welchen Gesamtbetrag Dir Deine Mieter erstatten müssen.