Betriebskosten: Definition
Der Besitz von Immobilien verursacht Kosten – sogenannte Nebenkosten. Dazu zählen unter anderem Kosten für Versicherungen, Verwaltung oder auch Reparaturen. Einen bestimmten Teil der Nebenkosten dürfen Vermieter:innen umlegen und sich somit die Kosten von ihren Mieter:innen erstatten lassen.
Achtung
Die umlagefähigen Nebenkosten werden offiziell als Betriebskosten bezeichnet. Umgangssprachlich werden beide Begriffe synonym verwendet.
Die umlagefähigen Nebenkosten werden in der Betriebskostenverordnung (§ 1 BetrKV) definiert. Demnach sind Betriebskosten diejenigen Kosten, die im Zusammenhang mit dem Grundstück oder dem Gebäude laufend – also regelmäßig – entstehen.
In § 2 der Verordnung findest du eine detaillierte Auflistung der Betriebskosten. Das sind unter anderem:
- Grundsteuer
- Abwassergebühr
- Heizung
- Warmwasser
- Aufzug (auch für Erdgeschossbewohner)
- Straßenreinigung
- Müllabfuhr
- Hausreinigung
- Schädlingsbeseitigung (sofern es sich um regelmäßige Kosten handelt)
- Betriebskosten für die Gartenpflege (sofern sie nicht Aufgabe des Hausmeisters ist und über diese Kosten abgerechnet wird)
- Stromkosten für die allgemeine Beleuchtung
- Schornsteinreinigung (sofern nicht bereits mit den Heizkosten umgelegt)
- Kosten für Empfangseinrichtungen (TV, Antenne, Kabel)
- Versicherungskosten (Sach- und Haftpflichtversicherung)
- teilweise Kosten für den Hausmeister
- sonstige Betriebskosten
Betriebskosten umlegen
Die Nebenkosten müssen von Vermieter:innen getragen werden. Überlichweise wird jedoch im Mietvertrag die Übernahme der umlagefähigen Betriebskosten durch die Mieter:innen vereinbart.
Um die Betriebskosten von deinen Mieter:innen erstattet zu bekommen, brauchst du eine entsprechende Klausel im Mietvertrag. Hier zählst du auf, welche Arten von Kosten, dein:e Mieter:in zu tragen hat. Du kannst entweder jeden Posten einzeln aufführen oder dich auf die Betriebskostenverordnung beziehen.
Unter „sonstige Betriebskosten“ darfst du weitere laufende Kosten auf den Mieter umlegen – allerdings nur, wenn du diese explizit im Mietvertrag auflistest. Möglich wäre hier zum Beispiel die regelmäßige Wartung von Rauchmeldern oder Feuerlöschern, die Reinigung der Dachrinne oder der Gemeinschaftsräume wie Waschkeller, Schwimmbad oder Sauna.
Betriebskostenvorauszahlung oder Betriebskostenpauschale
Im Mietvertrag legst du nicht nur fest, dass dein:e Mieter:in die Betriebskosten zu tragen hat, sondern auch, wie diese zu begleichen sind. Dafür hast du zwei Möglichkeiten:
1. die Betriebskostenvorauszahlung
2. Die Betriebskostenpauschale
Bei der Vorauszahlung zahlt dein:e Mieter:in monatlich eine bestimmte Summe – die sogenannte “zweite Miete” oder auch “Warmmiete”. Wie hoch diese Summe sein sollte, legst du am besten anhand des Betriebskostenspiegels und der durchschnittlichen Kosten in den Vorjahren fest. In der Betriebskostenabrechnung werden schließlich die tatsächlichen Kosten mit der Betriebskostenvorauszahlung verrechnet.
Bei der Betriebskostenpauschale zahlt dein:e Mieter:in ebenfalls jeden Monat zusätzlich zur Kaltmiete eine bestimmte Summe. Im Unterschied zur Vorauszahlung sind damit allerdings sämtliche Kosten abgegolten. Eine Abrechnung ist dann nicht notwendig.
Achtung
Warme Betriebskosten wie Warmwasser und Heizung werden immer verbrauchsabhängig abgerechnet und sind nicht Teil der Pauschale.
Betriebskosten jährlich abrechnen
Die Betriebskostenverordnung sieht vor, dass Vermieter:innen die umlagefähigen Betriebskosten jährlich mit den Mieter:innen abrechnen müssen. Die Abrechnungsperiode umfasst üblicherweise den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres. Auch andere Zeiträume sind möglich, sofern sie ein komplettes Jahr umfassen.
Kosten, die in dieser Zeit entstehen müssen innerhalb des folgenden Jahres in der Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich auch Nebenkostenabrechnung) abgerechnet werden. Die Betriebskostenabrechnung Frist endet somit am 31. Dezember des Folgejahres.
Betriebskosten abrechnen – gibt es eine einfache Lösung?
Die Abrechnung der Betriebskosten ist für viele Vermieter:innen eine lästige Pflicht. Darüber hinaus schleichen sich in vielen Nebenkostenabrechnung Excel Tabellen schnell Fehler ein, die die komplette Abrechnung unwirksam machen können. Im schlimmsten Fall würdest du dann auf den Kosten sitzen bleiben.
Mit VermieternPlus gelingt die Abrechnung jedoch fehlerfrei mit ein paar Klicks innerhalb weniger Minuten:
1. Einfach anmelden
2. Mietverhältnis und Ojektdaten anlegen
3. Betriebskosten und Umlageschlüssel eintragen
4. Fertige Betriebskostenabrechnung digital versenden
Tipp
Wir empfehlen dir, dein Bankkonto mit deinem Account zu verbinden, damit eine automatisierte Kontrolle deiner Einnahmen und Ausgaben ermöglicht wird. Lade auch Rechnungen und Verträge in deinem Konto hoch. Das System erkennt umlagefähige Betriebskosten und fügt sie automatisch der Nebenkostenabrechnung Vorlage hinzu.
Verteilerschlüssel für Betriebskosten
Sofern nichts anderes vereinbart ist, werden Betriebskosten nach Wohnfläche umgelegt. Es sind aber noch weitere Verteilerschlüssel möglich. Das sind zum Beispiel:
- Verbrauch
- Personenanzahl
- Wohneinheit
- Quadratmeter
Den Verteilerschlüssel darfst du frei wählen. Er muss allerdings im Mietvertrag festgehalten werden und darf nicht ohne Zustimmung der Mieter:innen geändert werden. Ein Mix aus verschiedenen Verteilerschlüsseln je nach Kostenart ist möglich.
Achtung
ach mehreren Gerichtsurteilen wird in vielen Kommunen die getrennte Abwasserabrechnung zur Pflicht für Vermieter:innen. Die Gebühren für Niederschlags- und Schmutzwasser müssen getrennt abgerechnet werden, sofern die Kosten für das Niederschlagswasser zwölf Prozent und mehr der Gesamtkosten der Abwassergebühren ausmachen. Das heißt zwar, Vermieter können die Betriebskosten für Wasser auf den Mieter umlegen, müssen aber für die Schmutzwassergebühr eine verbrauchsabhängige Abrechnung vornehmen.
Warme Betriebskosten abrechnen
Bei den sogenannten warmen Betriebskosten darfst du dir den Verteilerschlüssel nicht aussuchen. Sie müssen gemäß Heizkostenverordnung zu mindestens 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abgrechnet werden. Die Heizkostenabrechnung übernimmt in der Regel dein Messdienstleister für dich. Du solltest sie aber deiner Betriebskostenabrechnung anhängen und deinen Mieter:innen gemeinsam zusenden.
Diese Betriebskosten dürfen nicht abgerechnet werden
Nach der Betriebskostenverordnung definiert der Gesetzgebernicht nur die umlagefähigen Betriebskosten, sondern auch, welche Kosten Vermieter:innen allein zu tragen haben. In erster Linie betrifft dies Kosten für Reparaturen und Instandhaltungen – etwa der Fassadenanstrich, ein neu gedecktes Dach oder die Reparatur einer defekten Heizungsanlage.
Ein häufiger Streitpunkt sind die Verwaltungskosten, die dir etwa durch die Beauftragung von Personen oder einer Hausverwaltung entstehen. Gebühren für die Kontoführung, Zinsen, Porto und Telefon sind beispielsweise ebenso als Verwaltungskosten anzusehen. Solche Posten dürfen daher nicht auf die Mieter umgelegt werden.
Tipp
Nicht umlagefähige Betriebskosten können in der Regel steuerlich geltend gemacht werden. Lass dich dazu am besten fachlich beraten.
Weitere nicht umlagefähige Betriebskosten sind die folgenden:
- Betriebskosten bei Leerstand
- Aufzugskosten (sofern die Mieter in einem anderen Teil des Gebäudes wohnen und die Nutzung des Aufzugs ausgeschlossen ist)
- Neuanlage eines Gartens (z. B. Kosten für Garten, die Einrichtung eines Gartenteichs, den Abriss einer Gartenmauer)
- Kosten für die Beauftragung einer Wach- und Schließgesellschaft
- Rücklagen für Instandhaltung und Instandsetzung
- Kosten für eine einmalige Dachrinnenreinigung (z. B. nach einem Unwetter oder einer Verstopfung)
- Gebühren für die Reparaturkosten-, Umweltschaden-, Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung
- Anwalts- oder Prozesskosten bei Mietzahlungsklagen
- Anschaffungskosten von Gartengeräten und -arbeitsmaterialien
- Wartungskosten für die Klingelanlage
- Installation von Feuerlöschern
- Erbpachtzinsen an den Grundstückseigentümer
Wenn du VermietenPlus verwendest, hast du alle gängigen Betriebskosten, die abgerechnet werden dürfen, übersichtlich aufgelistet und kannst diese hinsichtlich deiner individuellen Vereinbarungen im Mietvertrag anpassen und ergänzen. So einfach geht die Abrechnung der Betriebskosten heute.
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