Bei einer vermieteten Eigentumswohnung musst du als Eigentümer eine Nebenkostabrechnung für deine Mieter erstellen. Mit dem neuen, speziell für Eigentumswohnungen entwickelten Vermietet.de Tool erledigst du das in nur sechs Schritten und sparst Kosten.
Kapitalanleger, die eine Eigentumswohnung erworben haben und diese vermieten, müssen eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Es gibt eine Vielzahl von Tools, mit denen du die Abrechnung Betriebskosten erledigen kannst. Das Angebot reicht von einer vorkonfigurierten Exceltabelle bis hin zu aufwendigen Softwareprogrammen, mit der große Hausverwaltungen ihre Bestände von vielen Wohnungen verwalten.
Leider sind diese Lösungen nicht auf die Bedürfnisse privater Vermieter zugeschnitten. Du brauchst kein aufwendiges Profitool, welches alle möglichen Sonderfälle abdeckt. Excel bietet dir nicht die notwendige Flexibilität, wenn du zum Beispiel die Leerstände und Eigennutzungen einrechnen willst. Eine blanke Tabellenkalkulation unterstützt dich nicht, wenn du rechtskonform Umlageschlüssel oder Kostenpositionen anlegen willst.
Wir von Vermietet.de haben uns deshalb im Dialog mit unseren Nutzern, den privaten Vermietern, über die deren ganz spezifische Anforderungen an ein Betriebskostentool Gedanken gemacht. Wir freuen uns, jetzt das Resultat unserer Entwicklungsarbeit präsentieren zu dürfen:
Das neue Vermietet.de Nebenkostentool für vermietete Eigentumswohnungen
Bist du Vermieter einer oder mehrerer Eigentumswohnungen, dann kannst du mit dem neuen Vermietet.de Tool in nur sechs Schritten rechtskonform die Nebenkostenabrechnung für deine Mieter erstellen. Das funktioniert direkt aus deinem Vermietet.de Account heraus, mit dem du auch deine übrige Haus- und Vermögensverwaltung digitalisierst.
Wir möchten dir vorstellen, wie einfach und unkompliziert du vorgehst. Bereithalten musst du nur die Hausgeldabrechnung, die dein WEG-Verwalter erstellt und dir aushändigt. Ebenso brauchst du den Grundsteuerbescheid des für dich zuständigen Finanzamts. Dann kann es losgehen:
Schritt 1: Einheit, Zeitraum & Mieter
Möchtest du die Nebenkostenabrechnung erstellen, gehst du in deiner Verwaltung zum Menüpunkt „Nebenkostenabrechnung“. Du klickst auf die Schaltfläche und wählst in der erscheinenden Maske den Gebäudetyp: Eigentumswohnung.
Du wählst dann die Wohneinheit aus, für die du abrechnen willst. Hast du diese bereits als Mietverhältnis angelegt, übernimmt das System die Daten. Du kannst auch direkt von hier aus eine neue Wohnung mit der entsprechenden Adresse hinzufügen.
Zusätzlich legst du den Abrechnungszeitraum fest. In der Regel ist dieser identisch mit dem Kalenderjahr. Du kannst auch einen Zeitraum unabhängig vom Kalenderjahr abrechnen. Das ist dann der Fall, wenn es innerhalb des Jahres einen Mieterwechsel gegeben hat.
Nun musst du nur neben der Wohneinheit und dem Abrechnungszeitraum noch den Mieter hinzufügen. Hast du bereits ein Mietverhältnis angelegt, dann fügt das Tool die Daten – Name, Nutzungszeitraum sowie Vorauszahlungen – automatisch hinzu. Hattest du innerhalb des Abrechnungszeitraums einen Leerstand oder hast du die Wohnung selbst bewohnt, kannst du auch das einfach per Klick eingeben.
Schritt 2: Umlageschlüssel festlegen
Sind alle Daten zum Mietverhältnis erfasst, legst du im nächsten Schritt die Umlageschlüssel fest. Damit berechnest du den Anteil deines Mieters an den Gesamtbetriebskosten. Der häufigste verwendete Umlageschlüssel ist der nach Quadratmetern. Damit errechnest du den Nebenkostenanteil anhand der Wohnfläche. Daneben gibt es Umlageschlüssel nach Verbrauch, das sind zum Beispiel die von einem Messdienstleister ermittelten Verbrauchswerte für Wasser, Strom oder Gas. Du kannst außerdem nach Personen oder je Wohneinheit abrechnen.
Bei Eigentumswohnungen gibt es bei den Umlageschlüsseln eine Besonderheit zu beachten. Der Gesetzgeber hat seit dem 1.1.2020 die Umlage der Betriebskosten bei vermieteten Eigentumswohnungen vereinfacht. Du kannst deshalb auch den Umlageschlüssel Miteigentumsanteile (MEA) verwenden. Voraussetzung dafür ist, dass du das im Mietvertrag so vereinbart hast. Der Eigentumsanteil ist rechnerisch der Bruchteil am Gemeinschaftseigentum und wird meistens als Teile von 1.000 angegeben, bei sehr großen Objekten auch als von 10.000 oder sogar mehr.
Schritt 3: Betriebskostenabrechnung
Das Mietverhältnis ist angelegt und die Umlageschlüssel sind ausgewählt. Nun gibst du die Betriebskosten ein. Alle benötigten Daten findest du auf deiner Hausgeldabrechnung. Aber Achtung! Du kannst nicht alle Kostenpositionen übertragen, sondern nur die vom Gesetzgeber in der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) aufgelisteten Posten. Du musst immer auf deren Umlagefähigkeit achten. Wir haben es dir auch hier einfach gemacht und sämtliche Positionen zusammengestellt, die du umlegen kannst.
Kosten, die du nicht umlegen kannst, sind alle Verwaltungsgebühren des WEG-Verwalters sowie Sonderumlagen. Achte darauf, dass du solche Kosten nicht in deine Nebenkostenabrechnung für deine Mieter übernimmst. Folgende Posten gehören unter anderem dazu:
- Kontoführungsgebühren der Wohnungseigentümergemeinschaft
- Kosten für Instandhaltungen und Reparaturen
- Beiratshaftpflichtversicherung
- Aufwandsentschädigungen des Beirates
- Versammlungskosten der Eigentümergemeinschaft (Saalmiete, Bewirtung …)
- Anschaffungskosten für Gartengeräte
- Auswechseln von Leuchtmitteln, Türgriffen, etc.
Bei den verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkosten ist darauf zu achten, dass diese zu mindestens 50 Prozent bis maximal 70 Prozent verbrauchsabhängig und zusätzlich nach der Nutzfläche abgerechnet werden. Das ist so im §§ 7 Abs. 1; 8 Abs. 1 der Heizkostenverordnung vorgeschrieben.
4. Schritt: Direkte Kosten
Bei den Eigentumswohnungen kommen den direkten Kosten eine besondere Bedeutung zu. Deshalb gibt es in unserem Nebenkostentool für Eigentumswohnungen im vierten Schritt dafür eine eigene Eingabemaske. Dort gibst du die Grundsteuer ein. Den Bescheid vom Finanzamt erhältst immer nur du als Eigentümer. Grundlage dafür ist die Teilungserklärung, die die Aufteilung des Gebäudes in einzelne Wohnungen sowie die Rechte und Pflichten der Eigentümer festlegt.
Du musst in unserem Tool nur die Grundsteuer vom Bescheid des Finanzamts als direkte Kosten übertragen. In Ausnahmefällen gibt es weitere Positionen, die du als direkte Kosten umlegen kannst. Das kann zum Beispiel die Pflege des Gartens sein, wenn du diesen an einen Mieter mitvermietet hast. Ebenso können das extra Kosten für den Schornsteinfeger sein bei einer Wohnung mit Kamin. Da diese Positionen sehr individuell sind, kannst du diese selbst mit einer eigenen Bezeichnung anlegen.
Schritt 5: Anschreiben
Du hast nun alle Daten für die Nebenkostenabrechnung übertragen. Damit ist die eigentliche Arbeit erledigt. Du musst entscheiden, ob du noch ein Anschreiben an die Nebenkostenabrechnung anhängen willst. Das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber eine nette Geste gegenüber dem Mieter. Außerdem kannst du Erläuterungen oder Zusatzinformation in dem Anschreiben unterbringen. Entscheidest du dich für das Anschreiben, dann klicke auf „Ja“. Du findest dann eine Betreffzeile und ein Eingabefeld für den Text.
Schritt 6: Ergebnis
Im letzten Schritt musst du nichts mehr eingeben. Die Nebenkostenabrechnung ist erstellt. Du kannst dir ein PDF-Dokument herunterladen. Dort sind alle umlagefähigen Kosten aufgeführt. Außerdem findest du die gesamten Vorauszahlungen des Mieters für den Abrechnungszeitraum. Die Differenz zwischen den Vorauszahlungen und den tatsächlich anfallenden Betriebskosten ergibt das Ergebnis der Betriebskostenabrechnung: Entweder eine Nachzahlung des Mieters oder du musst eine Erstattung leisten. Das nun fertiggestellte Dokument zur Nebenkostenabrechnung sendest du dem Mieter zu.
Nebenkostenabrechnung maßgeschneidert für vermietete Eigentumswohnungen
Unser neues Tool ist speziell auf die Bedürfnisse für die Nebenkostenabrechnung von vermieten Eigentumswohnungen zugeschnitten. Du kannst damit selbst abrechnen und sparst so die Kosten, die du sonst an den Verwalter oder einen anderen Dienstleister zahlst.
Unser neues Nebenkostentool befindet sich jetzt in der Testphase und wird für neu registrierte Nutzer freigeschaltet. In Kürze werden alle weiteren Inhaber eines Vermietet.de Accounts das neue Tool speziell für Eigentumswohnungen nutzen können. Wir setzen damit einen neuen Maßstab, damit du als Vermieter deine Immobilien noch einfacher und kostengünstiger verwalten kannst.
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