Die Betriebskostenabrechnung ist rechtlich komplex, oft liegt der Teufel im Detail. Wir haben einige häufige Fehler und manchmal übersehene Punkte für Dich als Vermieter zusammengestellt.

1. Betriebskosten im Mietvertrag 

Früher war es üblich, die Posten für die Betriebskostenabrechnung im Mietvertrag einzeln aufzuführen. Das führte oft zu Streitigkeiten. Heute hat sich die Praxis durchgesetzt, im Mietvertrag unter dem Punkt „Betriebskosten“ auf die Betriebskostenverordnung hinzuweisen. Auf der sicheren Seite bist Du mit dem kostenlosen Vermietet.de Mietvertrag. Dort findest Du alle wichtigen Punkte zu den Nebenkosten rechtssicher formuliert.

2. Verteilerschlüssel

Die Nebenkosten kannst Du nach folgenden Verteilerschlüsseln abrechnen:

• Verbrauch
• Anteil Wohnfläche
• Personenzahl
• Wohneinheit

Du kannst innerhalb der Betriebskostenabrechnung einer Wohnung verschiedene Verteilerschlüssel verwenden. Auch kannst Du innerhalb eines Hauses nach unterschiedlichen Schlüsseln abrechnen. Wichtig ist es, die Verteilerschlüssel im Mietvertrag festzuhalten. Der Gesetzgeber empfiehlt, immer nach Quadratmetern umzulegen. Hast Du einmal nach einem Verteilerschlüssel abgerechnet, kannst Du dies nur im gegenseitigen Einverständnis mit dem Mieter ändern.

3. Abrechnungsschlüssel bei den Heizkosten

Bei den Heizkosten hat der Gesetzgeber festgelegt, dass diese zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden müssen. Der Rest wird über einen abhängig von der Wohnfläche verteilten Grundbetrag abgerechnet. Auch das muss Du im Mietvertrag vereinbaren. Dem Vermieter steht es grundsätzlich frei, einen höheren Verbrauchsanteil anzusetzen. Sogar eine reine Verbrauchsabrechnung ist zulässig. Dann muss aber gewährleistet sein, dass der Verbrauch vollständig erfasst wird.

4. Vollständigkeit der Angaben

Formfehler können eine Nebenkostenabrechnung ungültig machen. Achte deshalb darauf, dass alle notwendigen Angaben vorhanden sind:

• Abrechnungszeitraum
• Verteilerschlüssel
• Auflistung der einzelnen Kostenpositionen
• Gesamthöhe der Betriebskosten
• Gesamthöhe der Heizkosten
• Anteil des Mieters an den Betriebskosten
• Geleistete Vorauszahlungen

5. Rechenfehler vermeiden

Bei Berechnung der Nebenkosten können sich Rechenfehler einschleichen, einfach weil Du Dich bei Eingabe der Zahlen oder den Umlageschlüsseln vertan hast. Deshalb sorgfältig arbeiten und zum Schluss alle Zahlen gegenchecken. Hast Du die Abrechnung innerhalb der vorgeschrieben Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zukommen lassen, dann kannst Du mögliche Fehler auch nach dem Ablauf der Frist korrigieren (BGH, Urt. v. 17.11.04, VIII ZR 115/04).

Das Vermietet.de Betriebskostentool ist eine komfortable Methode, die Nebenkosten korrekt zu berechnen. Wenn Du dich mit Tabellenkalkulationen wie Excel nicht anfreunden kannst, findest Du eine verlässliche Alternative.

6. Aufpassen bei mehreren Mietern

Hast Du an mehrere Personen vermietet, zum Beispiel ein Paar, dann solltest Du die Betriebskostenabrechnung an beide Mieter adressieren. Hast Du die Abrechnung nur an einen einzigen Mieter adressiert, dann ist diese nicht anfechtbar. Aber sie entfaltet gegenüber dem anderen Mieter keine Wirkung. Du bleibst im schlimmsten Fall auf den Nebenkosten sitzen, wenn der alleinige Adressat ausgezogen, mittellos oder verstorben ist.

7. Einmalkosten sind keine Betriebskosten

Nebenkosten sind regelmäßig anfallende Kosten, wie zum Beispiel das Putzen der Treppe. Kosten die nur einmal anfallen, kannst Du hingegen nicht umlegen. So kannst Du zum Beispiel die Entfernung eines Wespennestes nicht umlegen. Die regelmäßige Ungezieferbekämpfung hingegen schon. Auch im Garten kannst Du den Beschnitt der Sträucher oder der Hecke umlegen. Fällst Du einen Baum, um mehr Platz zu schaffen oder die Verkehrssicherheit zu gewährleisten, musst Du das aus eigener Tasche bezahlen.

8. Vorsicht bei Vollwartungsverträgen

Häufig schließen Hauseigentümer Vollwartungsverträge für die Heizung oder den Aufzug ab. Der Deutsche Mieterbund weist darauf hin, dass der Vermieter solche Wartungsverträge nicht in vollen Umfang umlegen kann. Verschiedene Gerichte haben entschieden, dass der Reparaturanteil herauszurechnen ist. So beinhalten Vollwartungsverträge auch die Reparatur des Aufzugs oder der Heizung. Das musst Du genauso wie die Beschaffung der Ersatzteile dann herausrechnen. Oft können das 40 bis 50 Prozent des Gesamtbetrags sein.

9. Vollmacht mitsenden

Lässt Du die Nebenkosten durch eine Hausverwaltung abrechnen, solltest Du als Eigentümer eine Vollmacht beifügen. Die Abrechnung wird ohne Vollmacht nicht ungültig, der Mieter kann diese aber zurückweisen (§ 174 I BGB). Eventuell kann die Abrechnung nicht mehr innerhalb der Abrechnungsfrist zugestellt werden.

10. Reparaturkosten und Putzmittel

Sämtliche Reparaturkosten hast Du als Vermieter zu tragen, ebenso den Ersatz von Glühbirnen oder Klingelschildern. Alles was in Bezug steht zur Treppenhausreinigung ist umlagefähig.

11. Rufbereitschaft ist nicht umlagefähig

Kosten für Rufbereitschaft von Notdiensten sind einem BGH Urteil zur Folge keine Betriebskosten. Bei diesen Kosten handelt es sich nicht um umlagefähige Betriebskosten, sondern um Verwaltungskosten, die der Vermieter tragen muss.

12. Unterschrift nicht notwendig

Die Betriebskostenabrechnung musst Du genauso wie jede andere Rechnung nicht unterschreiben, im Gegensatz zu einem Kündigungsschreiben oder einem Schreiben über eine Mieterhöhung. Du bist auch nicht an die Schriftform gebunden und kannst die Abrechnung per E-Mail, Fax oder Brief zusenden. Zu raten ist, die Nebenkostenabrechnung zusammen mit einem kurzen Anschreiben zu versenden. Dieses kannst Du dann unterschreiben.

13. Zustellung der Betriebskostenabrechnung

Du kannst die Betriebskostenabrechnung per E-Mail, Fax, Brief oder persönlich zustellen. Dabei ist zu beachten: Du musst die Zustellung bei einem Rechtsstreit nachweisen. Zur Zustellung per einfacher Briefpost, Einschreiben und Einschreiben mit Rückschein gibt es verschiedene Urteile. Keiner dieser Methoden bietet endgültige Rechtssicherheit. Wenn Du auf Nummer sicher gehen willst, solltest Du einen Boten beauftragen, der die Nebenkostenabrechnung in die Briefkästen Deiner Mieter steckt. Der Bote kann auch ein Familienangehöriger oder Bekannter sein. Vor Gericht kann dieser die Zustellung bezeugen.