Fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen sind bei Mietervereinen das Thema Nummer eins in der Rechtsberatung. Wir haben deshalb den ultimativen Betriebskosten-Schnell-Check für Dich als Vermieter zusammengestellt. Damit machst Du Deine Betriebskostenabrechnung fit gegen Einspruch und vermeidest teure Rechtsstreitigkeiten.

Aufgrund der explodierenden Gaspreise und der damit verbunden Not der Menschen stehen die Betriebskosten derzeit extrem auf dem Prüfstand. Nicht nur Mietervereine fordern zum Nebenkosten-Check auf. Auch zahlreiche Anbieter im Internet haben den Nebenkostencheck als lukratives Geschäftsmodell entdeckt. Die Portale versprechen den Mietern vollmundig weniger oder gar keine Nebenkostenzahlung. Deshalb solltest Du jetzt Deine Betriebskostenabrechnung rechts- und rechensicher machen: Mit dem Vermietet.de Betriebskosten-Tool und unserem 7-Punkte Schnellcheck.

Rechtskonforme und rechensichere Abrechnung mit dem Vermietet.de Betriebskostentool

Für die Betriebskostenabrechnung benutzen Profis weder Taschenrechner noch Exceltabelle. Weniger fehleranfällig sind moderne Softwaretools mit einem hohen Grad an Automatisierung. Der Leistungsumfang vieler gängiger Systeme ist oft nicht auf die Bedürfnisse des privaten Vermieters zugeschnitten. Der Betriebskosten-Rechner auf Vermietet.de ist maßgeschneidert für Dich als privaten Eigentümer. Du sparst damit nicht nur viel Zeit, da das System wichtige Daten automatisch einliest. Auch sorgt die grafische, intuitive Benutzerführung für möglichst wenig Fehler in der Anwendung und bei der Eingabe der Zahlen. Nun musst Du nur noch auf der inhaltlichen Seite alles richtig machen. In unserem ultimativen 7-Punkte-Schnellcheck haben wir dazu die für Dich wichtigsten Punkte zusammengefasst.

1. Betriebskosten im Mietvertrag vereinbaren

Damit Betriebskosten überhaupt abgerechnet werden können, musst Du das im Mietvertrag vereinbaren. Der Gesetzgeber lässt Dir relativ große Freiheiten, was Du genau im Mietvertrag formulierst. Du kannst alle 17 Positionen für die Betriebskosten aufführen, wie Du sie in der Verordnung über die Aufstellung der Betriebskosten findest. Es reicht auch ein Verweis auf  die aus zwei Paragrafen bestehende Betriebskostenverordnung (BetrKV), wie sie seit dem 1. Januar 2004 gültig ist.

Vermietet.de bietet Dir neben seinem Tool einen rechtssicheren Formularmietvertrag, der alle notwendigen Formulierungen zu den Betriebskosten beinhaltet. Der Vertrag ist gecheckt von unseren auf Mietrecht spezialisierten Rechtsanwälten und wird laufend an die aktuelle Rechtssprechung angepasst.

2. Welche Positionen in der Betriebskostenabrechnung angeben?

Die Betriebskosten sind in §2 der Verordnung präzise definiert. Insgesamt zählen 17 Positionen dazu. Halte Dich an die Vorgaben, dann brauchst Du keinen Einspruch zu fürchten:

• Grundsteuer
• Warmwasserversorgung
• Wasserversorgung
• Entwässerung
• Heizkosten
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Gemeinschaftsantennen und Kabelfernsehen, Breitbandkabelnetz
• Kosten für Einrichtung der Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten

Tipp

Als Faustformel für die Betriebskosten gilt: Du kannst nur solche Kosten abrechnen, die regelmäßig anfallen. Das sind neben den Verbräuchen wie Wasser oder Strom für die Beleuchtung im Hausflur auch das regelmäßige Reinigen der Treppe, der Winterdienst oder die Wartung des Aufzugs. Davon zu unterscheiden ist die Instandhaltung, wie zum Beispiel die Reparatur des Aufzugs oder das Auswechseln von Glühbirnen im Treppenhaus. Es gibt überhaupt keinen Grund für den Vermieter, Instandhaltungsmaßnahmen den Nebenkosten zuzuschlagen. Denn diese kannst Du bei der Steuer umlegen. Deswegen: Bist Du unsicher, ob eine Kostenposition zu den Betriebskosten gehört oder nicht, dann gehe auf Nummer sicher und lege sie als Instandhaltung um. Auch das rechnet sich für Dich!

3. Immer den korrekten Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten angeben

Der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten darf maximal zwölf Monate betragen. In den meisten Fällen rechnen Vermieter die Nebenkosten im Zeitraum eines Kalenderjahres, also vom 1.1.2022 bis 31.12.2022, ab. Der Zeitraum kann auch ein anderer sein, sollte aber immer zwölf vollständige Kalendermonate umfassen. So kannst Du zum Beispiel auch vom 1. Juni bis 31. Mai des folgenden Jahres abrechnen. Sollte der Mieter innerhalb der zwölf Monate ausgezogen sein, zahlt er die Betriebskosten anteilig.

4. Angabe Gesamtkosten und der Vorauszahlungen nicht vergessen

Nicht vergessen darfst Du bei Deiner jährlichen Betriebskostenabrechnung die Angabe der Gesamtkosten. Die sind genauso wie alle einzelnen Posten aufzuführen. Neben den Gesamtkosten führst Du auch die Vorauszahlungen auf. Aus der Differenz von Vorauszahlungen und den anteiligen Betriebskosten ergibt sich für den Mieter eine Erstattung oder eine Nachzahlung.

5. Fehler bei den Verteilerschlüsseln vermeiden

Die Verteilerschlüssel sind eine der häufigsten Fehlerquellen bei der Betriebskostenabrechnung. Deshalb sollte jeder Vermieter diese genauestens in den Blick nehmen. Die Schlüssel müssen im Mietvertrag festgelegt werden. Die Gesamtkosten legst Du als Vermieter in der Betriebskostenabrechnung nach den vereinbarten Aufteilungsschlüsseln um. Die Schlüssel musst Du deshalb in Deiner Abrechnung für alle Positionen angeben, damit der Mieter weiß, wie sich seine anteiligen Kosten berechnen.

Es gibt für die Betriebskostenabrechnung vier zulässige Verteilerschlüssel:

• Quadratmeter
• Personen
• Einheit
• Verbrauch

Nach Verbrauch werden die Heizung oder auch das Wasser abgerechnet. Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, dann werden allen anderen Posten automatisch nach Quadratmetern umgelegt.

6. Was beachten bei der Abrechnung von Heizung und Warmwasser?

Die Heiz- sowie die Warmwasserkosten musst Du zwingend nach Verbrauch abrechnen. Es gibt auch hier Ausnahmen. Du kannst zum Beispiel eine Pauschale oder Inklusiv-Miete vereinbaren, wenn Du mit Deinem Mieter unter einem Dach wohnst.

Die Abrechnung der Heizung erfolgt nicht komplett nach Verbrauch. Du verteilst mindestens 50 und höchsten 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig. Die restlichen 30 bis 50 Prozent legst Du nach Quadratmetern um. Auch hier gibt es eine Faustregel: Im Normalfall legst Du die Heizkosten jeweils zu 50 Prozent nach Verbrauch und zu 50 Prozent nach Quadratmetern um. Bei älteren, schlecht gedämmten Gebäuden, die die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, legst Du 70 Prozent nach Verbrauch und 30 Prozent nach Quadratmeter um.

Die Abrechnung der Kosten für Heizung und Warmwasser erhältst Du von Deinem Messdienstleister. Du kannst diese Kosten zusammen mit den anderen Positionen aufführen. Möglich ist es auch, das separat zu erledigen und dann mit den Vorauszahlungen für die Wärmeversorgung zu verrechnen. Deine Messdienstleister senden Dir die Abrechnungsunterlagen sowie Verbrauchsanalysen für jede Wohnung einzeln zu. Diese Dokumente musst Du in jedem Fall zusammen mit Deiner Nebenkostenabrechnung an den Mieter versenden.

Achtung

Aufpassen musst Du bei den sonstigen Betriebskosten. Willst Du nicht in der Verordnung aufgeführte Positionen abrechnen, dann musst Du diese als sonstige Betriebskosten im Mietvertrag definieren. Das immer wieder genannte Beispiel ist die Reinigung der Dachrinne vom Laub. Führst Du diese jedes Jahr im Herbst durch, kannst Du das bei den sonstigen Betriebskosten umlegen (BGH Karlsruhe, Urteil vom 07.04.2004 – AZ VIII ZR 146/03).

7. Die Fristen für die Betriebskostenabrechnung einhalten

Für die Betriebskostenabrechnung gibt es feste Fristen, die Du unbedingt einhalten musst. So musst Du gegenüber Deinem Mieter zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode die Betriebskosten abrechnen. Schickst Du die Abrechnung später raus, dann muss der Mieter keine Nachforderungen mehr zahlen. Ergibt sich ein Guthaben aus der Abrechnung, dann kann der Mieter diesen Betrag auch bei verspätetem Eingang der Betriebskostenabrechnung einfordern.

Auch die Korrekturmöglichkeit der Betriebskostenabrechnung ist nur innerhalb der Abrechnungsfrist möglich. Deshalb ist es ratsam, die Abrechnung nicht auf die allerletzte Minute kurz vor Jahresschluss zu erstellen.

Der Mieter hat ein Jahr Zeit, nach Zustellung der Betriebskostenabrechnung Einspruch einzulegen. Versäumt der Mieter diese Frist, kann er keinen Widerspruch mehr einklagen. Der Mieter hat grundsätzlich einen Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung und kann diese auch einfordern. Dieses Recht verjährt erst nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende der Abrechnungsfrist.