Rechtssichere Betriebskostenabrechnung einfach mit Vermietet.de erstellen

Für viele Vermieter, die noch mit Papier und Excel die Nebenkosten abrechnen, ist es eine mühselige Aufgabe: Aber die Immobilienverwaltungssoftware Vermietet.de zeigt, wie schnell und einfach es sein kann, die Betriebskosten zu berechnen und eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Sofern der Vermieter eine Betriebskostenvorauszahlung im Mietvertrag vereinbart hat, ist er zur Abgabe der Betriebskostenabrechnung verpflichtet. Bei einer Betriebskostenpauschale ist dies nicht erforderlich. Mit ihr sind pauschal die angegebenen Betriebskosten abgedeckt, es ist unerheblich, ob der tatsächliche Verbrauch diese übersteigt oder nicht. Wichtig: Der Aushang der Betriebskostenabrechnung etwa am Schwarzen Brett im Hausflur reicht nicht aus, die Abrechnung muss jeder Mieter einzeln erhalten.

Die formellen Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung definiert der Gesetzgeber in § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Zusammenstellung aller Kosten, Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels, Anteil des Mieters, Rückzahlung oder Nachzahlung nach Abzug der Vorauszahlungen. Wie Sie eine angemessene Vorauszahlung ermitteln, erfahren Sie im Übrigen hier zum Thema Betriebskostenspiegel.

Die Angaben in der Abrechnung müssen übersichtlich, verständlich und nachprüfbar sein. Darüber hinaus muss sich der Aussteller der Abrechnung (Vermieter oder Hausverwalter) kenntlich machen, die abzurechnende Mieteinheit muss angegeben werden und der Abrechnungszeitraum ist aufzuzeigen. Der Gesetzgeber hat für die Abrechnung der Betriebskosten einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten definiert. Sofern der Abrechnungszeitraum diese 12 Monate überschreitet, ist die Betriebskostenabrechnung formell inkorrekt. Eine eventuelle Nachzahlung muss vom Mieter nicht gezahlt werden. Sofern das Mietverhältnis innerhalb des Abrechnungszeitraums endet, darf der Vermieter die Abrechnung anteilig erstellen.

Und so funktioniert es:

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1. Unkompliziert anmelden auf Vermietet.de

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2. Mietverhältnis & Objektdaten anlegen

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3. Betriebskosten & Umlageschlüssel eintragen

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4.  Fertige Betriebskostenabrechnung herunterladen

Achtung: Der Abrechnungszeitraum ist nicht mit der Abrechnungsfrist gleichzusetzen. Letztere ist bei der Erstellung und Einreichung der Betriebskostenabrechnung einzuhalten, damit sie formell wirksam ist. Nach § 556 BGB muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter vorliegen. Endet der Abrechnungszeitraum zum 31.07.2017, beginnt die Frist zum 31.12.2017 und endet ein Jahr später am 31.12.2018. Erhält der Mieter die Abrechnung erst am 01.01.2019 wäre sie nicht fristgerecht eingereicht und er ist nicht verpflichtet, eine eventuelle Nachzahlung zu leisten.

Betriebskostenabrechnung: Welche Posten sind anzugeben?

Bei der Abrechnung darf der Vermieter grundsätzlich nur umlagefähige Posten abrechnen und muss diese auch angeben. Grundsätzlich dürfen aber nur jene Betriebskosten abgerechnet werden, die auch im Mietvertrag genannt werden, gegebenenfalls auch unter „sonstige Betriebskosten“. Für jede Kostenart gilt es die Gesamtkosten, die Umlageart, den Umlageschlüssel und den Kostenanteil des Mieters anzugeben. Eine übersichtliche Auflistung aller umlagefähigen Betriebskosten finden Sie hier.

Welche Anlagen sind der Betriebskostenabrechnung anzufügen?

Damit eine Betriebskostenabrechnung formell wirksam ist, müssen Vermieter die erforderlichen Anlagen beifügen. Grundsätzlich umfasst die Abrechnung – neben dem Anschreiben an den Mieter – mehrere Anlagen. Eine Anlage fasst die Betriebskosten, den Umlageschlüssel, die Gesamtkosten und den Anteil des Mieters zusammen. Die Kosten für Heizung und Warmwasser müssen gesondert mit den jeweiligen Einzelpersonen in einer Anlage aufgeführt werden. Nach Abzug der Vorauszahlung ergibt sich entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Eine weitere Anlage informiert den Mieter über den Verteilerschlüssel, eine andere erläutert die Kostenarten.

Achtung: Sofern die Anlagen gar nicht oder nicht vollständig mit der Nebenkostenabrechnung an den Mieter übersandt werden, kann dieser aufgrund von Formfehlern Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen. Nach Rechtsprechung des AG Rudolstadt mit Urteil vom 16.02.2012 ist dies möglich, wenn die Abrechnung und die Anlage nicht innerhalb der Frist beim Mieter eingereicht werden. Der Vermieter kann die Anlage zwar nachreichen, aber auch dies muss innerhalb der gesetzlichen Frist für die Betriebskostenabrechnung erfolgen. Das betrifft insbesondere die Anlage der Einzelpositionen „Heiz-,Warm- und Kaltwasser“, da diese vom Vermieter nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden müssen. Grundlage hierfür ist die Heizkostenverordnung, genauer § 6 „Pflicht zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung“ in Verbindung mit den §§ 7, 8 und 9, die sich jeweils auf die Kostenverteilung von Wärme, Warmwasser und verbundenen Energie- und Warmwasseranlagen beziehen.

Die Anlagen der Betriebskostenabrechnung umfassen keine Rechnungsbelege, Aufträge an Dienstleister und ähnliches. Diese muss der Vermieter nur auf ausdrücklichen Wunsch des Mieters zur Verfügung stellen, wenn er sein Recht auf Belegeinsicht in Anspruch nimmt.

Welche Unterlagen werden für die Betriebskostenabrechnung benötigt?

Für die Abrechnung der Nebenkosten reicht es nicht aus, wenn Vermieter sämtliche Rechnungen für Handwerker, Grundsteuer und ähnliches sammeln und addieren. Verschiedenste Unterlagen sind für die Erstellung der Abrechnung wichtig:

  • Mietverträge aller beteiligten Mieter, Personenzahl, Wohnfläche
  • genaue Miethistorie über Ein- und Auszugsdaten, Zeiten von Leerstand
  • Vorauszahlungsbetrag bzw. Betriebskostenpauschale der einzelnen Mieter
  • ggf. vorherige Betriebskostenabrechnung
  • Belege und Rechnungen über Grundsteuer, Straßenreinigung und alle übrigen Betriebskosten
  • Abrechnungen der Heiz- und Warmwasserkosten je Mieter

Wer erstellt die Betriebskostenabrechnung?

Grundsätzlich können Eigentümer die Abrechnung der Betriebskosten selber vornehmen oder eine Hausverwaltung mit der Nebenkostenabrechnung – sowie anderen Verwaltungsaufgaben – beauftragen. Da die Betriebskostenabrechnung nur vom Aussteller unterschrieben werden muss, ist es kein Problem, die Aufgabe an eine Hausverwaltung zu übergeben. Auch die maschinelle Unterschrift gilt als rechtens, wenn der Vermieter die Abrechnung etwa mit einer Immobiliensoftware wie Vermietet.de erstellt.

Betriebskostenabrechnung erstellen – einfach, schnell und rechtssicher

Rechnungen und Belege sammeln, formelle Anforderungen einhalten, den richtigen Verteilerschlüssel anwenden, die persönlichen Daten der Mieter angeben: Spätestens bei mehreren Mietern – und insbesondere bei mehreren Mietobjekten – ist die Betriebskostenabrechnung sehr zeit- und arbeitsaufwändig.

Die Immobilienverwaltungssoftware von Vermietet.de vereinfacht die Abrechnung ungemein. Dazu müssen Eigentümer und

betriebskostenabrechnung

Hausverwalter lediglich die Mieter mit den jeweiligen Daten (z. B. Name, Einzug, Wohnung, Personenzahl, Miete) sowie die Mietobjekte anlegen und über den Menüpunkt „Buchhaltung“ die Betriebskosten und den Umlageschlüssel eintragen. Die Software erstellt mit wenigen Klicks für jeden Mieter eine korrekte, rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit allen erforderlichen Angaben. Form- und Rechenfehler sind damit ausgeschlossen. Um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen, melden Sie sich auf Vermietet.de an.

Da wichtige Unterlagen wie der Mietvertrag, vorherige Abrechnungen oder ähnliches in der Cloud von Vermietet.de gespeichert werden, können Sie jederzeit von jedem Ort darauf zugreifen und fehlende Informationen für die Abrechnung einsehen. Zudem erhalten Sie einen Überblick über die Zahlungshistorie einzelner Mieter oder gesamter Mietobjekte. Somit können Sie unmittelbar nachvollziehen, ob, wer und in welcher Höhe Mieten im Rückstand sind. Selbstverständlich können mit der Software auch die Betriebskosten für ein Haus abgerechnet werden. Des Weiteren stellt Vermietet.de Immobilieneingentümern Informationen rund um die Verwaltung von Objekten auf dem Vermietet.de-Blog zur Verfügung.

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