Nebenkostenabrechnung – diese Frist musst Du unbedingt einhalten

Die Nebenkostenabrechnung: ein leidiges und dennoch wichtiges Thema. Denn Du als Vermieter musst diesbezüglich Fristen einhalten, die vom Gesetzgeber vorgegeben werden. Der Mieter trägt die Nebenkosten neben der Miete zunächst als geschätzte Vorauszahlung – ob dann am Ende des Abrechnungszeitraums eine Rückzahlung oder Nachzahlung erfolgt, wird anhand der Betriebskostenrechnung festgelegt. Für diese gelten Fristen.

Mieter zahlen neben der Nettomiete auch ihre Nebenkosten monatlich. Dazu zählen zum Beispiel Heizkosten, Wasserkosten, Müllabfuhr und Hausreinigung (weitere mögliche Nebenkosten findest Du weiter unten im Text). Der Mieter zahlt die Summe dieser Nebenkosten geschätzt im Voraus monatlich – am Ende des Abrechnungszeitraums berechnet der Vermieter, ob der Mieter zu viel oder zu wenig bezahlt hat. Der Mieter erhält dann entweder eine Nebenkosten Rückzahlung oder muss die fehlende Differenz nachzahlen. 

Der Vermieter ist einmal jährlich dazu verpflichtet, eine entsprechende Betriebskostenabrechnung zu erstellen. In dieser wird dargelegt, welche Kosten tatsächlich angefallen sind und wie diese auf die Mieter umgelegt wurden.

Achtung: Hat der Mieter mein volles Jahr in der Wohnung gewohnt, entfallen die anzurechnenden Nebenkosten anteilig für den entsprechenden Zeitraum der Wohndauer. Die einzuhaltenden Fristen sind aber auch in diesem Fall gültig.

Diese Fristen zur Nebenkostenabrechnung solltest Du kennen

Du als Vermieter bist gesetzlich dazu verpflichtet, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum auszuhändigen. Wird diese Frist nicht eingehalten, ist der Mieter nicht mehr dazu verpflichtet, eventuelle Nachzahlungen zu leisten. Diese Regelung findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in § 556 – es sei denn, „der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten“*. 

Diese Regelung soll laut des Bundesgerichtshof für Transparenz und Rechtssicherheit zwischen den Mietern und Vermietern sorgen. Die einjährige Frist beginnt deshalb auch nicht neu, wenn die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft oder unvollständig eingereicht wurde. So soll verhindert werden, dass Vermieter kurz vor Ablauf der Frist eine mangelhafte Abrechnung einreichen und damit eine Fristverlängerung erreichen.

nebenkostenabrechnung excel

Welche Kosten dürfen in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden?

Im Mietvertrag sollte geregelt sein, welche Nebenkosten auf den Mieter anfallen und wie diese umgelegt werden. Ist dies nicht konkret geregelt, erfolgt eine Umlage anhand der jeweiligen Wohnfläche. „Warme Nebenkosten“ wie zum Beispiel Heizung und Wasser werden verbrauchsabhängig abgerechnet. 

  • Heizkosten (meist verbrauchsabhängig)
  • Wasserkosten/Warmwasserkosten (verbrauchsabhängig)
  • Müllabfuhr 
  • Straßenreinigung 
  • Hausmeister/Hausreinigung
  • Fahrstuhl/Beleuchtung
  • Gartenpflege 
  • Ungezieferbekämpfung
  • Schornsteinfeger 
  • Grundsteuer 
  • Betriebskosten für Gemeinnutzung, zum Beispiel Waschküche oder Gemeinschaftsräume

Welche Fristen zur Nebenkostenabrechnung gelten für Mieter?

Mieter haben nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung 30 Tage Zeit, um diese zu prüfen. In dieser Zeit kann Einsicht in die Originalunterlagen beantragt werden. Reicht die Zeit nicht aus, um alles hinreichend zu prüfen, kann die Nachzahlung zunächst unter Vorbehalt erfolgen. Innerhalb von 12 Monaten kann der Mieter dann Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung, bzw. die Nachzahlung einlegen. Spätere Einwände muss der Vermieter laut BGB nicht berücksichtigen, es sei denn „der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“ (§ 556 BGB) Vermieter müssen eine berechtigte Differenz dann innerhalb von zwölf Monaten zurückzahlen.

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