Nebenkostenabrechnung: Immer Ärger mit den Hausmeisterkosten

Arbeiten des Hausmeisters lassen sich über die Betriebskosten abrechnen. Aber Vorsicht: Nicht alle Tätigkeiten sind umlagefähig. Oft legen Mieter Einspruch ein wegen schlecht geputzter Treppe oder nicht gemähtem Rasen.

Ein immer wiederkehrender Streitfall bei der Nebenkostenabrechnung sind die Kosten für den Hausmeister. Meistens übernimmt dieser viele unterschiedliche Aufgaben. Er kommuniziert mit den Mietern und erledigt kleine Reparaturaufträge. Gleichzeitig reinigt der Hausmeister das Treppenhaus und die dort befindlichen Fenster, schippt im Winter Schnee, mäht den Rasen im Garten oder stellt die Mülltonnen raus.

Anrechenbare Hausmeisterkosten

Beim Hausmeister musst Du beachten: Du kannst nicht alle Tätigkeiten umlegen. Was genau Du bei den Nebenkosten genau abrechnen kannst,  ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Dazu gehören:

  • Reinigung von Treppen, Treppenhausfenstern, Kellergängen, Wege zum Mietobjekt 
  • Winterdienst
  • Gartenpflege
  • Überwachung technischer Anlagen wie Heizung oder Aufzug
  • Lohnnebenkosten für Krankenkasse, Lohnsteuer, Rentenversicherung
  • Geldwerte Leistungen wie zum Beispiel Weihnachtsgeld
  • Kontrolle der Flucht- und Rettungswege, der Gemeinschaftsflächen sowie der Beleuchtung

Bei den Tätigkeiten sollte es sich um regelmäßig anfallende Arbeiten handeln. Zu beachten ist, dass die Arbeiten nicht bereits von anderen Personen oder Dienstleistern übernommen werden. Wenn zum Beispiel ein Dienstleister die Gartenpflege übernimmt, darfst Du diese nicht auch über den Hausmeister abrechnen.

Welche Nebenkosten Du umlegst, das solltest Du im Mietvertrag festhalten. Auch ist es erforderlich, dass Du einen schriftlichen Vertrag mit dem Hausmeister abschließt. Dort solltest Du seine Tätigkeiten präzise auflisten. Im Falle eines Widerspruchs zu der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter das Recht, den Hausmeistervertrag einzusehen.

Nicht anrechenbare Hausmeisterkosten

Dein Hausmeister kann zusätzliche Aufgaben für Dich übernehmen, die sich nicht als Betriebskosten abrechnen lassen. Diese musst Du aber bei den Nebenkosten angeben und heraus rechnen:

  • Wohnungsbesichtigungen und Wohnungsübergaben
  • Ausführen und Beaufsichtigung von Reparaturen und Renovierungen
  • Anschaffung für Geräte des Hausmeisters (Leiter, Besen, Schaufeln, Staubsauger etc.)
  • Pauschale für Notdienstbereitschaft
  • Maklertätigkeiten
  • Kosten für ein Hausmeisterbüro

Schlechtleistung

Immer wieder beklagen sich Mieter darüber, die Treppe sei nicht ordentlich geputzt, der Rasen im Garten nicht regelmäßig gemäht oder die Hecke nicht geschnitten. Der Mieter kann in diesem Fall nicht einfach seine Nebenkostenabrechnung kürzen. Macht er das, entsteht dadurch ein Mietrückstand, der je nach Höhe zur Kündigung führen kann.

Eine schlechte oder nicht erbrachte Leistung des Hausmeisters ist jedoch ein Mangel. Der Mieter kann dann eine Mietminderung erwirken. Er muss Dir vorab den Mangel mitteilen, damit Du Gelegenheit hast, ihn zu beseitigen. Du könntest dem Hausmeister oder der beauftragten Firma beispielsweise die Zahlungen kürzen.

Glühbirne

Praxistipp: Hausmeisterarbeiten dokumentieren

Kommt es zum Streit über die tatsächlich erbrachte Leistung des Hausmeisters, musst Du dessen Arbeit nachvollziehbar belegen. Das kannst Du über Tätigkeitsnachweise in Form von Stundenzetteln dokumentieren. Die Stundenzettel benötigst Du auch, wenn Du den Hausmeister im Minijob beschäftigst. Die Bundesknappschaft verlangt diese im Rahmen ihrer regelmäßigen Überprüfungen. Mit den Stundenzettel weist Du nach, dass Du den Mindestlohn eingehalten hast.

Gebot der Wirtschaftlichkeit

Bei den Hausmeisterkosten ist das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Das heißt nicht, dass Du verpflichtet bist, den billigsten Anbieter zu nehmen. Die Gerichte haben über die zulässige Höhe der Kosten für den Hausmeister unterschiedlich entschieden. Das Landgericht Wuppertal nennt in einem Urteil eine Höhe von 0,50 Euro Quadratmeter als angemessen (LG WuppertalUrteil vom 02.03.1999 – 16 S 280/9 8).

Beachten musst Du auch den Mindestlohn, den die neue Bundesregierung nun auf 12 Euro anheben will. Hast Du den Hausmeister im Minijob beschäftigt, dann kannst Du auch die Sozialbeiträge sowie die Unfallversicherung in der Nebenkostenabrechnung umlegen. 

Ist Dein Hausmeister nicht fest angestellt, muss er Dir Rechnungen schreiben. Du hast als Vermieter eine Darlegungspflicht. Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht in die Rechnungen, die Zahlungsbelege und auch den Vertrag mit dem Hausmeister.

Gartenarbeiten

Auch bei den Gartenarbeiten, egal ob diese eine Fremdfirma oder der Hausmeister erledigt, gibt es klare Regeln für die Umlage bei der Nebenkostenabrechnung. Dies gilt auch, wenn die Mieter den Garten nicht nutzen. Regelmäßig anfallende Arbeiten kannst Du abrechnen, wie zum Beispiel Rasenmähen, Beschnitt oder Laubfegen. Einem Urteil des Landgerichts München zur Folge kannst Du ebenso das Fällen von alten, morschen Bäumen und die damit verbundene Neubepflanzung umlegen. Das zählt zur Gartenpflege. Das Baumfällen zur Neugestaltung des Gartens oder zur Sicherung der Verkehrssicherheit kannst Du hingegen nicht bei der Nebenkostenabrechnung umlegen.

Abrechnung von Wirtschaftseinheiten

Die Bildung von Wirtschaftseinheiten ist grundsätzlich möglich, auch wenn eine Wohneinheit aus mehreren Gebäuden besteht. Ein wichtiges Kriterium sind gemeinsame Versorgungsanlagen wie ein gemeinsamer Müllplatz oder eine zentrale Heizungsanlage. Weitere Vorraussetzungen sind: 

  • einheitliche Verwaltung der Gebäude 
  • Gebäude müssen in unmittelbarem örtlichen Zusammenhang stehen. Nachbarschaft ist aber nicht erforderlich
  • gleichartige Nutzungsart der Wohnungen
  • bautechnischer Standard und Ausstattung der Wohnungen müssen vergleichbar sein

Häufig betreut ein Hausmeister mehrere Gebäude einer Wirtschaftseinheit sowie deren Gartenflächen. Die dabei für die Wirtschaftseinheit entstehenden Gesamtkosten kannst Du auf die Mieter der jeweiligen Einzelgebäude bei der Nebenkostenabrechnung umlegen.