Nebenkostenabrechnung: Bei Einspruch auch die Zahlungsbelege bereit halten!

Ein Gerichtsurteil klärt auf, wie weit des Belegeinsichtsrecht des Mieters reicht und wie Du als Vermieter damit umgehen solltest (Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) vom 9.12.2020, Az. VIII ZR 118/19)

Oft zweifeln Mieter bestimmte Positionen einer Nebenkostenabrechnung an. Zur Überprüfung der Abrechnung haben Mieter ein Recht auf Einsicht in die Belege. Zur Reichweite dieses Rechts hat sich der Bundesgerichtshof Ende des Jahres 2020 nochmals geäußert. 

Nebenkostenabrechnung – Formelle Voraussetzungen

Eine Bemerkung vorweg: Damit Du die angefallenen Nebenkosten auf Deinen Mieter umlegen kannst, reicht es nicht, dass die Nebenkostenabrechnung rechnerisch richtig ist. Sie muss außerdem bestimmte formelle Voraussetzungen erfüllen. Die Nebenkostenabrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten sollte folgende Mindestangaben enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten, 
  • Angabe und – soweit zum Verständnis erforderlich – Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
  • Berechnung des Anteils des Mieters an den Gesamtkosten und 
  • Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen.

Wenn Deine Abrechnung diese formellen Anforderungen nicht erfüllt, ist die Abrechnung unwirksam und Du hast keinen Kostenerstattungsanspruch gegen den Mieter. Du musst daher unbedingt darauf achten, dass Deine Abrechnung alle vorgenannten Mindestangaben enthält!

Außerdem musst Du als Vermieter die Abrechnung spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums – in aller Regel ist der Abrechnungszeitraum ein Kalenderjahr – erstellen und dem Mieter zur Verfügung gestellt haben. Ansonsten bist Du nicht dazu berechtigt, Nachforderungen aus der Abrechnung beim Mieter geltend zu machen.

Beachte: Wenn die Abrechnung fehlerhaft und die Abrechnungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kannst Du die sie – ohne dass Dir Nachteile entstehen – noch korrigieren.

Einwendungen des Mieters

Bis zu einem Jahr nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter das Recht, beim Vermieter Einwendungen beziehungsweise „Widerspruch“ gegen die Abrechnung zu erheben. 

Es reicht aber nicht aus, wenn der Mieter sich über die Höhe der Abrechnung ärgert und Dir nur mitteilt, dass „mit der Abrechnung etwas nicht stimmen kann“. Oder er meint, die Abrechnung sei „nicht nachvollziehbar und damit unwirksam”. Der Mieter muss seine Einwände schon so konkret vortragen, dass ersichtlich ist, welcher Posten der Abrechnung aus welchem Grund beanstandet wird. Andernfalls musst Du als Vermieter Dich mit den Einwendungen des Mieters nicht weiter auseinandersetzen.

Belegeinsichtsrecht

Oft ist der Mieter ohne nähere Prüfung der Abrechnung gar nicht dazu in der Lage, seine Einwendungen in der erforderlichen Bestimmtheit zu artikulieren. Aus diesem Grund hat er das Recht, die Belege über die Kosten, zur Nebenkostenabrechnung einzusehen. Er kann den Vermieter also um Einsicht in die Rechnungen für Grundsteuern, Wasser, Müll, Versicherungen, Hausmeister, Schornsteinfeger etc. bitten.

Der BGH hat nun am 9.12.2020 entschieden, dass Vermieter ihren Mietern nicht nur die Rechnungen, sondern auch die Zahlungsbelege zeigen müssen. Mit Hilfe dieser Belege – so der BGH – wird der Mieter in die Lage versetzt, die Berechtigung der jeweils in Rechnung gestellten Beträge zu überprüfen. Ein besonderes Interesse an der Einsicht muss der Mieter nicht nachweisen.

Glühbirne

Unsere Empfehlung

Wie oben dargestellt, hat der Mieter das Recht zur Einsicht in die Belege zur Nebenkostenabrechnung. Daher empfehlen wir Dir als Vermieter Ordner bereitzuhalten, die alle Rechnungen zu den Nebenkosten enthalten. Auf Nachfrage kannst Du dann Deinen Mietern die erforderlichen Unterlagen vorlegen. Das vorgestellte Urteil des BGH ist natürlich auch den Mieterverbänden bekannt. Aus diesem Grund solltest Du künftig einen zweiten Ordner mit den Zahlungsbelegen bereitgehalten.