Immobilienverwaltung: Aufgaben und Pflichten im Überblick

Du fragst Dich, was eigentlich die Aufgaben eines Immobilienverwalters sind? Und viel wichtiger: Ob eine Immobilienverwaltung Deine Aufgaben als Vermieter übernehmen kann? Verschaff Dir jetzt einen Überblick über die Aufgaben und Pflichten von Immobilienverwaltungen.

Die professionelle Immobilienverwaltung umfasst alle Aufgaben, die für die Bewirtschaftung, Instandhaltung und Verwertung von Immobilien notwendig sind. Es umspannt den kompletten Lebenszyklus einer Immobilie und soll den optimalen Einsatz der Immobilie zum Ergebnis haben. Man unterteilt die Immobilienverwaltung in verschiedene Aufgabenbereiche: das technische, das kaufmännische und das infrastrukturelle Immobilienmanagement.

In der Immobilienverwaltung sind in der Regel diese Aufgaben wichtig:

  • Bewirtschaftung, Prüfung und Wartung der technischen Anlagen
  • Planung und Umsetzung von Instandhaltungen und Reparaturen
  • Buchhaltung und Kontrolle der Mieteingänge
  • Mahnwesen
  • Kautionsverwaltung
  • Vermietung
  • Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung
  • Kalkulation von Sanierungen und Investitionen
  • Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern

Ferner kommen beispielsweise die Korrespondenz und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern, Versicherungen und Ämtern, die Bearbeitung von akuten Schadensfällen und die Planung von Modernisierungen hinzu.

Kurz um: Bei der Immobilienverwaltung fallen viele Aufgaben an und es gibt immer etwas zu tun.

Immobilienverwaltung: Welche Aufgaben bei Mietwohnung?

Bei der Verwaltung von Mietwohnungen kümmert sich der Immobilienverwalter um alle technischen, organisatorischen und juristischen Belange. Das betrifft die Suche und Auswahl neuer Mieter ebenso wie das Ablesen von Zählerständen oder die juristische Vertretung des Vermieters bzw. Eigentümers.

Generell ist das Aufgabengebiet sehr breit gestreckt. Tatsächlich werden bei der Miet-Immobilienverwaltung die Aufgaben aber immer individuell zwischen Verwaltung und Eigentümer definiert und vertraglich festgehalten.

Immobilienverwaltung: Welche Aufgaben bei Eigentumswohnung?

Die Verwaltung einer Eigentumswohnung umfasst einige andere Aufgaben, bzw. fallen unterschiedliche Aufgaben an, je nachdem ob die Wohnung vermietet ist oder nicht. Unter anderem prüft ein Verwalter von Eigentumswohnungen die Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne des WEG-Verwalters und kümmert sich um Instandsetzungen innerhalb der Wohnung. In der Regel sind Eigentumswohnungen, die von einer Verwaltung verwaltet werden, auch vermietet, sodass zur Immobilienverwaltung die Aufgaben der Vermietung hinzukommen: Mietersuche, Kontrolle der Mieteinnahmen, Kommunikation mit den Mietern und die Erstellung der Betriebskostenabrechnung sind nur einige Beispiele.

Wichtig: Auch hier werden die jeweiligen Aufgaben vertraglich individuell geklärt, unabhängig von der WEG-Verwaltung.

Immobilienverwaltung: Welche Aufgaben bei WEG?

Ein WEG-Immobilienverwalter hat die Aufgaben sich um die Gemeinschaftsflächen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu kümmern. Anders als bei den übrigen Formen der Immobilienverwaltung sieht der Gesetzgeber für die WEG-Verwaltung ganz genaue Aufgaben und Pflichten vor. Das Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) definiert für die WEG-Immobilienverwaltung u. a. folgende Aufgaben:

  • Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen sowie Jahresabrechnungen
  • Buchführung und Rechnungskontrolle
  • Verwaltung von Rücklagen, Hausgeld sowie Inkasso und Mahnwesen
  • Planung, Durchführung und Abnahme von Instandsetzungen und Instandhaltungen
  • Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflicht
  • Rechtliche Vertretung der Eigentümer
  • Einberufung der Eigentümerversammlungen
  • Aufstellungen und Durchsetzung der Hausordnung

Der WEG-Verwalter muss theoretisch kein externer Dienstleister sein, sondern kann auch aus der Wohnungseigentümergemeinschaft stammen. Das wiederum ist seit der WEG-Reform in 2020 nur mit einer absoluten Mehrheit möglich. Mit dem WEG-Verwalter muss ebenfalls ein Vertrag vereinbart werden. Darüber hinaus muss er von der Wohnungseigentümergemeinschaft offiziell bestellt werden. Gemäß Wohnungseigentumsgesetz ist hierfür eine einfache Mehrheit in der Eigentümerversammlung erforderlich.

Ein WEG-Verwalter muss von der Eigentümergemeinschaft bestellt und kann auch nur durch die Eigentümer wieder abberufen werden. Eine einfache Vertragsauflösung ist nicht möglich.

Immobilienverwaltung: Einfach die Aufgaben abgeben?

Angesichts der zahlreichen Aufgaben, kommst Du schon ins Schwitzen?! Wie soll man die Immobilienverwaltung mit sämtlichen Aufgaben eigenständig schaffen? Viele Vermieter wie Du und unsere Kunden aus unserer Vermietet.de-Community haben sich diese Frage gestellt. Und standen dann vor zwei Problemen:

1. Die Immobilienverwaltung verursacht Kosten.

 

Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter gibt Antworten zu der Frage, was eine Immobilienverwaltung kostet: Laut 6. DDIV Branchenbarometer von 2018 liegt der Regelsatz für die pauschale Mietverwaltung durchschnittlich bei 22,24 Euro pro Mieteinheit. Lässt Du weniger als zehn Mieteinheiten verwalten, zahlst Du durchschnittlich ca. 27 Euro pro Mieteinheit. Im Süden Deutschlands sogar fast 29 Euro. Richtig teuer wird die Immobilienverwaltung inklusive regulärer Aufgaben für Mietwohnungen in den Großstädten Süddeutschlands: Ca. 31 Euro pro Mieteinheit und Monat werden hier fällig. Sonderleistungen sind in diesen Preisen nicht inbegriffen.

 

Du als Vermieter solltest wissen: Verwaltungskosten kannst Du nicht auf den Mieter umlegen. Diese Kosten trägst Du also selbst. Du kannst sie allenfalls in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

 

2. Eine Hausverwaltung zu finden, ist nicht leicht.

 

Es scheint: Die Hausverwaltung von wenigen Mieteinheiten ist lukrativ, da sollten sich die Dienstleister um kleinere Vermieter regelrecht reißen?! Tatsächlich sieht es anders aus, denn viele kleinere Vermieter zu betreuen, verursacht auch viel Aufwand. Die meisten Hausverwaltungen nehmen daher nur größere Verwaltungsaufträge an.

 

Und was nun? Man kann die Immobilienverwaltung und alle Aufgaben weder ruhen lassen noch selbst erledigen?

Digitale Immobilienverwaltung vereinfacht viele Aufgaben

Ja, genau. Mit der digitalen Vermietet.de-Immobilienverwaltung kannst Du viele Aufgaben automatisieren, und damit deutlich vereinfachen. Du reduzierst Deinen Aufwand bei vielen Aufgaben, die Du nicht unerledigt lassen kannst, und sparst somit Zeit.

Von welchen Aufgaben sprechen wir konkret?

  • Überprüfung der monatlichen Mieteingänge
  • Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung
  • Erfassung einmaliger und wiederkehrender Kosten
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Ermittlung des Marktwertes & der Wertsteigerung
  • Übersicht über den Cash-Flow aller Mieteinheiten

Und was ist mit den zahlreichen anderen Aufgaben?

Keine Sorge, bei der Immobilienverwaltung der übrigen Aufgaben wie Mieter- und Objektverwaltung, Erfassung und Planung von Instandhaltungen, Neuvermietung, Dokumenten- und Vertragsmanagement lassen wir Dich nicht im Stich.

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