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Juli 8, 2022 | 5 Min Lesezeit

Aufgaben eines Immobilienverwalters in Mietwohnungen und Eigentümergemeinschaften

Du besitzt eine Immobilie und möchtest die Verwaltung Deines Objektes an einen Verwalter abgeben? Du weißt aber nicht genau, ob ein Immobilienverwalter Aufgaben in allen Bereichen für Dich erledigt? Bevor Du jemanden beauftragst, informieren wir Dich über die Aufgaben eines Immobilienverwalters und stellen Dir eine Alternative vor.

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Du besitzt eine Immobilie und möchtest die Verwaltung Deines Objektes an einen Verwalter abgeben? Du weißt aber nicht genau, ob ein Immobilienverwalter Aufgaben in allen Bereichen für Dich erledigt? Bevor Du jemanden beauftragst, informieren wir Dich über die Aufgaben eines Immobilienverwalters und stellen Dir eine Alternative vor.

Die professionelle Hausverwaltung umfasst alle Aufgaben, die für die Bewirtschaftung, Instandhaltung und Verwertung von Immobilien notwendig sind. Das betrifft den kompletten Lebenszyklus einer Immobilie und soll den optimalen Einsatz der Immobilie zum Ergebnis haben.

Dabei wird die Immobilienverwaltung in verschiedene Aufgabenbereiche unterteilt: die kaufmännische, die infrastrukturelle und die technische Immobilienverwaltung.

Im Einzelnen werden die Aufgaben eines Immobilienverwalters vom Eigentümer der Immobilie definiert und individuell mit der beauftragten Hausverwaltung verhandelt. In der Regel wird die Betreuung von Mietern, aber auch die Organisation von Reparaturen und Reinigungsarbeiten übernommen. Der Immobilienverwalter ist für die Mieter der Ansprechpartner bei Problemen und übernimmt auch die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen oder die Suche nach neuen Mietern.

Ferner kommen beispielsweise die Korrespondenz und Kommunikation mit Dienstleistern, Versicherungen und Ämtern, die Bearbeitung von akuten Schadensfällen und die Planung von Modernisierungen hinzu.

Kurzum: Bei der Hausverwaltung fallen viele Aufgaben an und es gibt immer etwas zu tun.

 

In der Immobilienverwaltung sind in der Regel diese Aufgaben wichtig:

  • Bewirtschaftung, Prüfung und Wartung der technischen Anlagen
  • Planung und Umsetzung von Instandhaltungen und Reparaturen
  • Buchhaltung und Kontrolle der Mieteingänge
  • Mahnwesen
  • Kautionsverwaltung
  • Vermietung
  • Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung
  • Kalkulation von Sanierungen und Investitionen
  • Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern

 

Aufgaben eines Immobilienverwalters für Sondereigentum

Immobilienverwaltungen werden in zwei Bereiche unterteilt: Immobilienverwalter für Sondereigentum und für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Die Sondereigentumsverwaltung ist für die Verwaltung von Eigentumswohnungen oder Mietshäusern zuständig.

Zu den wichtigsten Aufgaben dieser Immobilienverwalter gehört es, dass er als Bindeglied zwischen dem Eigentümer der Wohneinheit und den Mietern fungiert. Er ist Ansprechpartner für Probleme aller Art: Der Immobilienverwalter kümmert sich um alle Belange der Mieter. Er überprüft Mieteingänge, verschickt Mahnungen – wenn nötig – er kümmert sich um Wohnungsübergaben, Reparaturen und vieles mehr. Aber auch bei Differenzen unter den einzelnen Mietparteien ist er zur Stelle.

Damit der Verwalter seinen Pflichten nachkommen kann, hat er verschiedene Befugnisse. So darf er beispielsweise kleinere Reparaturen eigenmächtig in Auftrag geben. Handelt es sich um größere Maßnahmen, ist er allerdings verpflichtet, den Eigentümer der Wohneinheit in Kenntnis zu setzen.

Um im Namen des Eigentümers tätig werden zu können, benötigt der Immobilienverwalter eine Vollmacht. Diese wird individuell je nach Verantwortungsbereich des Hausverwalters angefertigt.

 

Rechtliche Aufgaben eines Immobilienverwalters

Der Eigentümer von einem vermieteten Wohnkomplex kann dem Verwalter auch Aufgaben aus dem rechtlichen Bereich übertragen. Dazu kann gehören, dass der Verwalter Mietverträge erstellt – ein Muster findest Du übrigens auf Vermietet.de – und die Vermietung von leerstehenden Wohnungen übernimmt. Dazu gehört die Begehung, mitunter aber auch die Auswahl des Mieters.

Möchte ein Mieter ausziehen, wird ein Aufhebungsvertrag für den Mietvertrag notwendig, wenn die Kündigungsfristen in beiderseitigem Einverständnis nicht eingehalten werden sollen. Zu den Aufgaben eines Immobilienverwalters kann es aber auch gehören, einen Energieausweis für eine Mietwohnung zu beschaffen und bei Bedarf an den Mieter und den Eigentümer auszuhändigen.

 

 

Gemeinschaftliche Immobilie: Verwaltung durch professionellen Hausverwalter bei Wohnungseigentümergemeinschaften

Die Verwaltung von Immobilien ist auch in einer Eigentümergemeinschaft (WEG) notwendig. Dort unterscheiden sich die Aufgaben eines Immobilienverwalters jedoch, da sich dieser nicht um die Belange der Mieter, sondern die der Eigentümer kümmert. 

Während Du selbst entscheidest, ob Du die Verwaltung Deines Sondereigentums an einen Dienstleister abgibst, oder die Aufgaben selbst erledigst, hast Du bei der WEG-Verwaltung keine Wahl. Jede WEG ist gesetzlich verpflichtet, einen Hausverwalter zu bestellen. Das schreibt das Wohnungseigentumsgesetz (ebenfalls WEG) vor. Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung kann eine professionelle Firma übernehmen oder ein Vertreter der Gemeinschaft selbst. Die WEG kann auch gemeinschaftlich die Immobilien-Verwaltung erledigen.

Zu den Aufgaben eines Immobilienverwalters in einer Eigentümergemeinschaft gehört beispielsweise die Organisation der Garten- und Anlagenpflege sowie die Reinigung von Kellern und Fluren.

Er kann aber auch in der Verwaltung tätig werden. So protokolliert der Immobilienverwalter Versammlungen der Eigentümergemeinschaft oder er wacht darüber, dass gemeinsam entschiedene Vorgaben eingehalten werden. Dies kann die Gestaltung der Balkone und Außenanlagen betreffen, denn für die Bepflanzung können die Eigentümer per Mehrheitsbeschluss einheitliche Richtlinien festlegen. Letztlich bestimmt die Eigentümergemeinschaft, welche Aufgaben der Verwalter übernehmen soll. Diese werden per Mehrheitsbeschluss festgelegt und in einem Vertrag dokumentiert.

 

Die Aufgaben der WEG-Immobilienverwaltung umfassen unter anderem:

  • die Aufstellung einer Hausordnung,
  • die Aufstellung eines Wirtschaftsplans,
  • die Entgegennahme und das Bewirken sämtlicher Zahlungen und Leistungen,
  • die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums,
  • die Verwaltung von Geldern der Wohnungseigentümergemeinschaft und
  • die unverzügliche Unterrichtung der Eigentümer bei drohendem Rechtsstreit.

 

Immobilienverwaltung: Aufgaben einfach abgeben?

Angesichts der zahlreichen Aufgaben, kommst Du schon ins Schwitzen?! Wie soll man die Immobilienverwaltung-Aufgaben eigenständig schaffen? Viele Vermieter wie Du haben sich diese Frage gestellt. Und standen dann vor zwei Problemen:

 

  1. Die Immobilienverwaltung verursacht Kosten.

Der Dachverband Deutscher Immobilien-Verwalter gibt Antworten zu der Frage, was eine Immobilienverwaltung kostet: Laut 6. DDIV Branchenbarometer von 2018 liegt der Regelsatz für die pauschale Mietverwaltung durchschnittlich bei 22,24 Euro pro Mieteinheit.

Lässt Du weniger als zehn Mieteinheiten verwalten, zahlst Du durchschnittlich ca. 27 Euro pro Mieteinheit. Im Süden Deutschlands sogar fast 29 Euro. Richtig teuer wird die Immobilienverwaltung inklusive regulärer Aufgaben für Mietwohnungen in den Großstädten Süddeutschlands: Etwa 31 Euro pro Mieteinheit und Monat werden hier fällig. Sonderleistungen sind in diesen Preisen nicht inbegriffen.

Du als Vermieter solltest wissen: Hausverwaltung-Kosten kannst Du nicht auf den Mieter umlegen. Diese Kosten trägst Du selbst. Du kannst sie allenfalls in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

 

  1. Eine Hausverwaltung zu finden, ist nicht leicht.

Es scheint: Die Immobilienverwaltung von wenigen Mieteinheiten ist lukrativ, da sollten sich die Dienstleister um kleinere Vermieter regelrecht reißen?! Tatsächlich sieht es anders aus, denn viele kleinere Vermieter zu betreuen, verursacht auch viel Aufwand. Die meisten Hausverwaltungen nehmen daher nur größere Verwaltungsaufträge an.

Und was nun? 

 

Digitale Immobilienverwaltung vereinfacht viele Aufgaben

Mit der digitalen Immobilienverwaltung von Vermietet.de kannst Du viele Aufgaben automatisieren, und damit deutlich vereinfachen. Du reduzierst Deinen Aufwand bei vielen Aufgaben, die Du nicht unerledigt lassen kannst, und sparst somit Zeit.

 

Von welchen Aufgaben sprechen wir konkret?

  • Überprüfung der monatlichen Mieteingänge
  • Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung
  • Erfassung einmaliger und wiederkehrender Kosten
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Ermittlung des Marktwertes & der Wertsteigerung
  • Übersicht über den Cash-Flow aller Mieteinheiten
  • Vorbereiten der Anlage V für die Steuererklärung
  • Komplette Mietersuche vom Inserat bis zur Bonitätsprüfung
  • Erstellung von digitalen Mietverträgen
  • Nutzen zahlreicher Dokumenten-Vorlagen für Abmahnungen, Mieterhöhungen, Begehungsankündigungen und Co.
  • Kostenlose Wertermittlung Deiner Immobilien 
  • Und vieles mehr

Mithilfe des intuitiven Tools von Vermietet.de erledigst Du die Hausverwaltung-Aufgaben kinderleicht und ohne viel Arbeitsaufwand.

 

Jetzt kommt das Beste

  1. Du zahlst keine hohen Verwaltungskosten pro Mieteinheit. Tatsächlich kannst Du viele Funktionen sogar komplett kostenlos und ohne Zeitlimit nutzen.
  1. Du kannst so viele Immobilien mit Vermietet.de verwalten, wie Du möchtest, ob 1 oder 1000. Wir haben keine Mindestanzahl und keine Grenze.

 

In unserem Podcast erfährst Du noch mehr über die vielen Vorteile der digitalen Immobilienverwaltung. Hör doch mal rein:

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Yvonne
Yvonne Content Managerin
Yvonne ist seit Februar 2020 als Content Managerin bei Vermietet.de an Bord. Sie versorgt Euch mit informativen Artikeln, Updates sowie Tipps & Tricks rund um die Immobilienbranche.

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