Nebenkosten

Nebenkosten – einfach abrechnen in 10 Minuten

Wussten Sie eigentlich, dass die Zahlung der Nebenkosten durch Ihre Mieter grundsätzlich in Ihren Händen liegt? Erst wenn Sie die Zahlung dieser im Mietvertrag vereinbaren, wird die Mietpartei zur Begleichung der Nebenkosten verpflichtet. Dann besteht Ihr regelmäßiges Leid lediglich in der Abrechnung dieser Kosten. Seit es Vermietet.de gibt, gelingt aber auch das im Handumdrehen.

Die Abrechnung der Nebenkosten schnell erledigen

Sie als Vermieter kennen das sicherlich: Kaum ist ein Jahr rum, steht schon wieder die Abrechnung der Nebenkosten an. Dabei müssen bestimmte formale Angaben eingehalten werden, damit die Nebenkostenabrechnung rechtssicher ist. Das gilt beispielsweise für den korrekten Abrechnungszeitraum der Nebenkosten sowie die Fristeinhaltung. Nach § 556 Abs. 3 S. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt: „Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.“

Beispiel: Beläuft sich der Abrechnungszeitraum auf den 01.07.2017 bis 30.06.2018 muss die Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum 30.06.2019 dem Mieter vorliegen.

Für die meisten Vermieter, die keine Hausverwaltung mit der Berechnung der Nebenkosten beauftragt haben, ist die Nebenkostenabrechnung mit einem hohen Aufwand verbunden. Zwar sammelt man über den Abrechnungszeitraum hinweg sorgfältig die Rechnungen und Ausgaben. Aber der Zeitpunkt der Abrechnung kommt meist doch relativ plötzlich, sodass die Fristeinhaltung zu einem wahren Kraftakt wird. Wird die Frist versäumt, können Sie eine Nachzahlung des Mieters nicht einfordern.

Seit es uns gibt, wird die Abrechnung der Nebenkosten endlich zum Kinderspiel, denn unsere Software ermöglicht eine schnelle und einfache Abrechnungserstellung. Wir erfragen alle erforderlichen Informationen und generieren Ihre versandfertige Nebenkostenabrechnung – in unter 10 Minuten. Registrieren Sie sich daher jetzt auf Vermietet.de.

Effizient Nebenkosten abrechnen mit Vermietet.de

Wenn Sie sich mit der Abrechnung Ihrer Nebenkosten nicht weiter quälen wollen, nutzen Sie doch einfach unser kostenloses Tool. Mit uns sparen Sie wertvolle Zeit, Nerven und Kosten. Am Ende haben Sie eine korrekte Nebenkostenabrechnung vorliegen, die rechtssicher und versandbereit ist.

Zudem erwarten Sie weitere hilfreiche Funktionen. In unserem kurzen Video erfahren Sie, wie sich damit viele Prozesse erleichtern lassen und die Verwaltung Ihrer Immobilien zum Kinderspiel wird.

So einfach funktioniert das Ganze:

  • Klicken Sie innerhalb Ihres persönlichen Verwaltungsbereichs auf Vermietet.de auf die Kategorie Buchhaltung und dann auf den Unterpunkt Nebenkostenabrechnungen.
  • Nach der Auswahl des Objekts, für welche Sie die Abrechnung benötigen, klicken Sie auf Neue Nebenkostenabrechnung.
  • Nun werden Sie Schritt für Schritt durch die notwendigen Daten geführt. Wir empfehlen Ihnen, vorab sämtliche Dokumente und Daten Ihrer Mietobjekte zu hinterlegen, um alles gleich zur Hand zu haben. Diese Punkte werden synchronisiert und der aktuellen Nebenkostenabrechnung hinzugefügt.
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1. Kostenlos anmelden auf Vermietet.de

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2. Mietverhältnis & Objektdaten anlegen

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3. Nebenkosten  & Umlageschlüssel eintragen

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4. Fertige Nebenkostenabrechnung herunterladen

Welche Nebenkosten sind eigentlich umlagefähig?

Während die Kaltmiete, die Miete für die Raumnutzung darstellt, fassen die Nebenkosten die laufenden Betriebsausgaben zusammen. Für gewöhnlich werden die Nebenkosten vom Mieter monatlich als Pauschale mit der Kaltmiete überwiesen. Da es sich um Kosten für den tatsächlichen Verbrauch handelt – etwa die Nebenkosten der Heizung – stellt dies eine Vorauszahlung durch den Mieter dar. Die Summe der Vorauszahlungen wird am Ende des Abrechnungszeitraums den tatsächlichen umlagefähigen Nebenkosten gegenübergestellt. Daraus ergibt sich dann, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder eine Rückerstattung von Ihnen erhält.

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Nach der Nebenkostenverordnung dürfen Sie nur bestimmte Kosten auf Ihre Mieter umlegen. Das betrifft in erster Linie die Kosten für die Verwaltungstätigkeiten sowie Kosten für Instandsetzungen oder Rücklagen für Renovierungen. Die folgende Grafik gibt Ihnen einen ersten Überblick.

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Im Detail dürfen Sie die folgenden Nebenkosten auf Ihre Mieter umlegen:

  • Abwassergebühren
  • Beleuchtung
  • Nebenkosten für Antennen- oder Breitbandkabel
  • Fahrstuhlkosten (Wartung, Reinigung, Überwachung, etc.)
  • Gartenpflege
  • Grundsteuer
  • Hausreinigung / Hausmeisterservice
  • Heizkosten
  • Müllabfuhr
  • Ungezieferbeseitigung
  • Schornsteinreinigung
  • Straßenreinigung
  • Stromkosten (für z. B. Außenbeleuchtung, Fahrstuhl)
  • Versicherungen (für Gebäude, Haftpflicht, Glas, etc.)
  • Wasserkosten
  • Warmwasserkosten
  • Waschküche (Gemeinschaftswäschetrockner, Trockenraum, Reinigung, Wartung)

Nachzahlung oder Rückzahlung – das gilt

Durch die Nutzung unseres Portals haben Sie einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben, die Ihre Immobilienobjekte betreffen. Dadurch erkennen Sie auch auf einen Blick, ob ein Mieter zu viel oder zu wenig Nebenkosten gezahlt hat:

Hat der Mieter zu wenig Nebenkosten über das Abrechnungsjahr vorausbezahlt, folgt auf die Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung. Im umgekehrten Fall hat der Mieter ein Guthaben „angespart“, also zu hohe Vorauszahlungen geleistet, sodass er nun eine Rückzahlung bekommt.
Um Missverständnisse zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen ein klares Zahlungsziel zu nennen, bis zu dem die Nachzahlung zu leisten ist. Andererseits sollte die Rückzahlung durch Sie unaufgefordert erfolgen. Denn im Zweifelsfall kann der Mieter Ihnen eine Frist setzen und sogar Verzugszinsen berechnen.

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Hinweis

Die Erstattung eines Guthabens ist grundsätzlich sofort fällig, verjährt aber – anders als die Rückzahlung – erst nach drei Jahren, nachdem Sie eine Nebenkostenabrechnung zugesandt hat.

Hinweis

Die Erstattung eines Guthabens ist grundsätzlich sofort fällig, verjährt aber – anders als die Rückzahlung – erst nach drei Jahren, nachdem Sie eine Nebenkostenabrechnung zugesandt hat.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung – Frist und Hinweise

Einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung können Sie dadurch vermeiden, dass Sie alle formellen Anforderungen erfüllen, was durch die Nutzung unserer Software gewährleistet wird. Weiterhin sollten natürlich alle Ausgaben korrekt umgelegt und berechnet werden. Nachweise und Belege für die Nebenkosten müssen der Nebenkostenabrechnung nicht beiliegen. Auf Nachfrage müssen Sie als Vermieter diese jedoch zur Verfügung stellen. Daher empfehlen wir Ihnen, sämtliche relevanten Dokumente einfach per Drag and Drop auf Vermietet.de hochzuladen und den jeweiligen Wohnungen und Mietern zuzuordnen. Dank zahlreicher Filter (z. B. nach Art des Dokuments oder Zeitraum) behalten Sie den Überblick.

Mieter haben grundsätzlich zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit, die Angaben zu prüfen und schriftlich zu widersprechen. Das gilt auch, wenn die Nachzahlung bereits geleistet wurde. Umgekehrt gilt: Ein Widerspruch entbindet nicht von der Nachzahlungspflicht. Es reicht nicht, einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ohne Begründung abzugeben. Der Mieter muss seine Einwendungen detailliert darstellen. Ein pauschaler Widerspruch, weil die Nebenkostenabrechnung zu hoch ist, ist laut aktueller Rechtsprechung nicht zulässig – insbesondere, wenn die Erhöhung nicht unverhältnismäßig ist. Sie müssen anschließend die Einwände prüfen, gegebenenfalls eine neue Abrechnung erstellen und diese dem Mieter übergeben. Diese Abrechnung müssen Mieter ebenfalls innerhalb der bereits laufenden Widerspruchsfrist prüfen. Die Frist wird nicht verlängert, sofern die erste Abrechnung ordnungsgemäß zugestellt wurde.

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Achtung

Der Mieter darf einen Betrag von der Miete, den er für fehlerhaft ersieht, nur dann einbehalten, wenn Sie seinen Einwand gegen die Abrechnung ignorieren. Dann darf er die Miete solange mindern, bis Sie die Nebenkosten korrekt abgerechnet haben.

Achtung

Der Mieter darf einen Betrag von der Miete, den er für fehlerhaft ersieht, nur dann einbehalten, wenn Sie seinen Einwand gegen die Abrechnung ignorieren. Dann darf er die Miete solange mindern, bis Sie die Nebenkosten korrekt abgerechnet haben.

In Ihrem persönlichen Bereich innerhalb des Vermietet.de-Portals finden Sie übrigens vorgefertigte und rechtssichere Vorlagen für die Korrespondenz mit Ihren Mietern. Dadurch können Sie ebenso schnell und einfach wie die Abrechnung Ihrer Nebenkosten die Anfertigung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen vornehmen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, in einem ersten Schritt immer das persönliche Gespräch mit dem Mieter zu suchen, um eventuelle Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.

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Über uns

Vermietet.de ist die innovative Verwaltungsplattform für private Immobilienbesitzer und Hausverwaltungen in Deutschland. Durch unzählige nützliche Funktionen bietet die Software einen vollständigen Überblick über Ihr Wohneigentum, Ihre Mieter und Ihre Einnahmen sowie Ihre Ausgaben.

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