Dein Mieter ist „mitten im Jahr“ ausgezogen – und jetzt bereitet Dir die Nebenkostenabrechnung Kopfzerbrechen, weil der Abrechnungszeitraum der Nebenkosten kürzer als zwölf Monate ist? Wir erklären Dir, was Du jetzt tun kannst und geben Dir darüber hinaus eine Lösung für rechtssichere Nebenkostenabrechnungen an die Hand.
Keyfacts in der Übersicht: Das gilt für den Abrechnungszeitraum der Nebenkosten
- Nach § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch beträgt der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten maximal zwölf Monate.
- Ausnahmen gelten bei Ein- und Auszug des Mieters.
- Ein unbegründetes Überschreiten der zwölf Monate führt dazu, dass die Nebenkostenabrechnung formell nicht korrekt ist.
- Durch den Formfehler kannst Du als Vermieter finanzielle Nachteile bekommen.
Das ist beim Abrechnungszeitraum der Nebenkosten zu beachten
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass jährlich über die Vorauszahlungen der Nebenkosten abzurechnen ist. Du rechnest also am besten pro Kalenderjahr vom 01. Januar bis zum 31. Dezember die tatsächlich verbrauchten Nebenkosten gegen die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters ab.
Was aber, wenn ein zu einem Auszug oder Mieterwechsel kommt? In der Realität zieht kaum ein Mieter pünktlich zum 01. Januar eines Jahres ein und zum 31. Dezember aus. Das bedeutet, dass Du bei der einzelnen Nebenkostenabrechnung weniger als zwölf Monate abrechnen darfst. Dabei sind die Nebenkosten anteilig zu berechnen – entsprechend der Monate, die der Mieter in dem Abrechnungsjahr die Immobilie gemietet hat.
Ein Beispiel aus der Praxis: Familie Schmidt zieht zum 01. Oktober 2020 in die Mietwohnung ein. Auf der Nebenkostenabrechnung für Familie Schmidt rechnest Du nur die anteiligen Nebenkosten von Oktober bis Dezember 2020 ab. Den Rest der Nebenkosten für das Abrechnungsjahr 2020 rechnest Du in der Nebenkostenabrechnung für den Vormieter ab.
Das bedeutet für Dich:
- Für Jahre, in denen für alle zwölf Monate ein Mietverhältnis mit dem Mieter besteht, beträgt der reale Abrechnungszeitraum der Nebenkosten zwölf Monate.
- In den Ein- und Auszugsjahren muss der Abrechnungszeitraum anteilig in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden.
Auswirkungen einer formal inkorrekten Nebenkostenabrechnung
Zwar hat der Bundesgerichtshof (BGH) in einer Einzelentscheidung geurteilt, dass ein Vermieter den Abrechnungszeitraum der Nebenkosten verlängern darf (Urteil vom 27.07.2011, Az:. VIII ZR 316/10), jedoch nur unter bestimmten, strengen Voraussetzungen. Wir empfehlen Dir daher, die gesetzlich vorgeschriebenen zwölf Monate einzuhalten. Dann kannst Du sicher sein, dass deine Nebenkostenabrechnung – zumindest in diesem Punkt – formal nicht beanstandet werden kann.
Immerhin kann eine nicht formal korrekte Nebenkostenabrechnung finanzielle Nachteile für Dich als Vermieter bringen – und die möchtest Du sicherlich vermeiden.
Daher solltest Du die folgenden Punkte unbedingt beachten:
- Nach Ende des Abrechnungszeitraums der Nebenkosten hast Du zwölf Monate Zeit, die Abrechnung Deinem Mieter vorzulegen.
- Ist die Abrechnung formal inkorrekt, kannst Du sie nur innerhalb dieser zwölf-Monats-Frist korrigieren und erneut einreichen. Dann wäre sie formal korrekt und der Mieter muss gegebenenfalls eine Nachzahlung leisten.
- Verpasst Du die Abgabefrist für die Nebenkostenabrechnung und ist diese formal inkorrekt, kannst Du keine Nachzahlung einfordern. Rückzahlungen an den Mieter musst Du hingegen dennoch leisten.
Nebenkostenabrechnung leicht gemacht – ohne Formfehler und aufwendige Arbeit
Leider kann nicht nur der Abrechnungszeitraum der Nebenkosten zu einem Formfehler in der Nebenkostenabrechnung führen, sondern noch einige andere Punkte – etwa der falsche Verteilerschlüssel. Und egal, ob man Jung-Vermieter ist und über der ersten Nebenkostenabrechnung sitzt oder schon einige erstellt hat: Fehler schleichen sich oftmals schneller ein als man denkt – insbesondere bei der Abrechnungserstellung für mehrere Mieteinheiten.
Um das Risiko von Formfehlern, und damit finanzielle Einbußen, für Vermieter zu minimieren – und ihnen gleichzeitig Arbeit und damit Zeit bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung zu ersparen –, bietet unser Tool die Möglichkeit zur Erstellung formal korrekter und rechtssicherer Nebenkostenabrechnungen.
Das System achtet für Dich darauf, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Gleichzeitig kannst Du die angefallenen Kosten direkt aus der Abrechnungsübersicht entnehmen, die für jeden Mieter und jedes Objekt die Kosten nach Deinem gewählten Verteilerschlüssel auflisten. So reduzierst Du auch hier Fehlerquellen und baust Dir langfristig ein rentables Immobilienportfolio auf.
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