Betriebskostenabrechnung & Nachzahlung – wie Sie bei einem Mieterwechsel vorgehen

Es ist eher unwahrscheinlich, dass der Mieterwechsel exakt mit dem Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten übereinstimmt. Demnach haben Sie mindestens zwei Mieter innerhalb einer Abrechnungsperiode. Welche Fristen und Regeln Sie einhalten müssen, wenn die jährliche Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung vom vorherigen Mieter ergibt, lesen Sie hier.

Erst wenn Sie alle benötigten Unterlagen von den Energieversorgern erhalten, ist eine Abrechnung der Nebenkosten möglich. Der Gesetzgeber räumt Ihnen als Vermieter daher eine relativ großzügige Frist für die Betriebskostenabrechnung ein. Endet die Abrechnungsperiode, haben Sie zwölf Monate Zeit für die Betriebskostenabrechnung und um eine mögliche Nachzahlung vom Mieter einzufordern. Innerhalb dieser Zeit müssen Sie eine formell korrekte, ordnungsgemäße Abrechnung einreichen. Ferner dürfen Sie in dieser Zeit für die Nebenkostenabrechnung und Nachzahlung eine Korrektur vornehmen.

Vermeintlich schwierig wird es, wenn der Mieter innerhalb der Abrechnungsperiode aus der Mietsache ausgezogen ist. Auch hier gilt: Für die Betriebskostenabrechnung und eine Nachzahlung haben Sie zwölf Monate Zeit. Entscheidend ist hier, dass sich der Abrechnungszeitraum für den Mieter ändert.

Nebenkosten sind bis zum Ende des Mietverhältnisses zu zahlen. Sie müssen also den Verbrauch für die restliche Abrechnungsperiode mit dem neuen Mieter abrechnen. Gesamtnebenkosten rechnen Sie anteilig auf die Mietdauer um. Heiz- und Warmwasserkosten müssen per Zwischenablesung zum Auszug des vorherigen Mieters nach Verbrauch umgelegt werden.

Vorzeitiger Auszug vom Mieter (vor dem vereinbarten Vertragsende)

Zieht der Mieter vor dem vereinbarten Vertragsende aus, kann er keine vorzeitige Nebenkostenabrechnung und Nachzahlung nach dem Auszug verlangen. Für die Kostenumlegung gilt ebenso die Frist von zwölf Monaten. Sofern Ihnen alle Unterlagen zu Verfügung stehen, können Sie freiwillig vor Ablauf dieses Zeitraums abrechnen. Gehen Sie hier aber unbedingt sicher, dass Sie eine formell korrekte Betriebskostenabrechnung anfertigen. Eine Nachzahlung kann nämlich nur dann auch wirklich eingefordert werden.

Hinweis: Der Mieter muss sämtliche Nebenkosten übernehmen, die bis zum laut Kündigungsschreiben vereinbarten Vertragsende entstanden sind. Dies ist ebenso der Fall, wenn er bereits vorher ausgezogen ist.

Betriebskostenabrechnung und Nachzahlungsforderung sind zugestellt – was nun?

Nach der Zustellung der Betriebskostenabrechnung und der Nachzahlungsforderung hat der Mieter vier Wochen Zeit die Abrechnung zu prüfen und Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einzureichen.

Wenn der Mieter widerspricht

Erfolgt der fristgerechte Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung, sind Sie als Vermieter verpflichtet darauf zu reagieren. Sie dürfen den Widerspruch nicht ignorieren und die damit verbundene ausbleibende Zahlung anmahnen. Es ist empfehlenswert, dass Sie die betreffende Abrechnung überprüfen. Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht der Rechnungen, die seine Wohnung betreffen. Bieten Sie dem Mieter einen Termin zur Einsicht an und belegen Sie die Kosten mit den entsprechenden Rechnungen. Wenn die Rechnungen korrekt sind und Sie keinen Fehler feststellen, weisen Sie den Widerspruch zurück. In diesem Fall wird die laut Betriebskostenabrechnung ermittelte Nachzahlung innerhalb von zwei Wochen fällig. Gleiches gilt, wenn der Mieter den Widerspruch von sich aus zurückzieht.

Sollte der Mieter Ihre Zurückweisung des Widerspruchs nicht akzeptieren, bleibt Ihnen nur der Weg der Klage. Den gleichen Weg kann auch der Mieter gehen. Streitfälle bezüglich der Nebenkostenabrechnungen berechtigen Sie nicht zur Kündigung. Hat der Mieter die von ihm anerkannten Kosten anteilig bezahlt, müssen Sie das Ergebnis der Klage abwarten, bevor Sie das Mahnverfahren einleiten können.

Wenn der Mieter nicht widerspricht

Erhebt der Mieter keinen Widerspruch, wird die Abrechnung rechtskräftig. Sollte der Mieter die laut Nebenkostenabrechnung ermittelte Nachzahlung verweigern, kommt er gemäß § 286 III BGB automatisch nach 30 Tagen in Verzug.

Sie können mit der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung zurückfordern, wenn die Abrechnung keine formellen Fehler aufweist. Die Abrechnung sollte daher unbedingt rechtssicher sein. Außerdem gilt: Eine Korrektur nach Ablauf der zwölfmonatigen Abgabefrist darf nicht zulasten des Mieters gehen. Eine nicht korrekte Betriebskostenabrechnung bedeutet, die Nachzahlung darf nach der Anpassung der Abrechnung nicht höher werden. Der Mieter müsste dann keine Nachzahlung leisten.

Wir empfehlen Ihnen, die Betriebskostenabrechnung mit einer Software wie Vermietet.de zu erstellen. Das spart wertvolle Zeit und Mühe. Ferner erstellt die Software eine formell korrekte Abrechnung.

Bei einer inhaltlich falschen Betriebskostenabrechnung darf die Nachzahlung nicht verweigert werden. In diesem Fall kann der Mieter die Zahlung unter Vorbehalt leisten und die vermeintlich inhaltlichen Fehler gerichtlich prüfen lassen.

Mieter zahlt Betriebskostenabrechnung & Nachzahlung unter Vorbehalt – damit müssen Sie rechnen

Legt der Mieter innerhalb der 30-tägigen Frist nach Zugang der Betriebskostenabrechnung und Nachzahlung keinen Widerspruch ein, sondern zahlt die Forderung unter Vorbehalt, müssen Sie dennoch mit einem Einspruch rechnen. Hierzu hat er – sofern die Zahlung unter Vorbehalt erfolgt ist – zwölf Monate Zeit.

Mieter leistet die Nachzahlung nicht – Mahnung, Ratenzahlung oder Klage?

Wir von Vermietet.de raten Ihnen, die laut Betriebskostenabrechnung ausstehende Nachzahlung zunächst und unter Umständen mehrmals anzumahnen. Außerdem geben wir Ihnen den Tipp, sich mit dem Mieter telefonisch oder persönlich auszutauschen, um die Gründe für seine Nichtzahlung zu erfragen.

Grundsätzlich kann der Mieter einen Antrag auf Ratenzahlung stellen, wenn er durch die Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung leisten muss. Hat der Mieter seine Miete und die Betriebskosten bislang immer pünktlich überwiesen, sollten Sie diesem Antrag unbedingt zustimmen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Nachzahlung relativ hoch ausfällt. Ablehnen können Sie den Antrag, wenn der Mieter in der Vergangenheit säumig war. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf eine Ratenzahlung. Die Abrechnung muss in voller Höhe fristgerecht überwiesen werden.

Bezieht Ihr Mieter Hartz IV-Leistungen, so steht ihm das Recht zu in Zusammenhang mit der Betriebskostenabrechnung einen Hartz-4-Nachzahlungsantrag zu stellen. Wird diesem stattgegeben, übernimmt das Amt die Nachzahlung.

Zu den letzten Möglichkeiten, die im Zuge der Betriebskostenabrechnung ermittelte Nachzahlung einzufordern, bilden die Klage und das Mahnverfahren mit Mahnbescheid. Hier kann ein sogenannter Urkundenprozess zu einem recht schnellen Urteil führen. Aus der Klageerhebung muss aber ausdrücklich hervorgehen, dass Sie einen Urkundenprozess wünschen.

Eine Nachzahlungsforderung verjährt nach drei Jahren. Dabei gilt das Jahresende als maßgeblich. Wenn Sie die Betriebskostenabrechnung und eine Nachzahlung im Januar eines Jahres in Rechnung gestellt haben, verjährt diese erst zum 31.12. des dritten Jahres. Die Zeit beträgt somit fast vier Jahre.

Hinweis: Sie sollten den säumigen Mieter in regelmäßigen Abständen anmahnen. Andernfalls kann Ihnen das Gericht mangelndes Interesse an der Rückzahlung vorwerfen. Derartige Urteile zugunsten eines säumigen Schuldners hat es bereits von verschiedenen Gerichten gegeben.

Kündigung wegen ausbleibender Nachzahlung?

Eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzug ist im Falle der Betriebskostenabrechnung und Nachzahlung nicht möglich, da der Mieter für diesen fristlosen Kündigungsgrund regelmäßig in Verzug sein muss. Allerdings besteht die Option der ordnungsgemäßen Kündigung, wenn

  • die Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung von mehr als einer Monatsmiete ergibt,
  • der Zahlungsrückstand länger als einen Monat anhält und
  • der Mieter mindestens einmal deswegen angemahnt wurde.

Mieter ist ausgezogen und zahlt nicht – was tun?

Im Zuge eines Mieterwechsels spielt es keine Rolle, ob eine Betriebskostenabrechnung eine offene Nachzahlung beinhaltet. Ist sie formell und inhaltlich korrekt, muss der Mieter diese leisten. Der Bundesgerichtshof urteilte, dass Sie als Vermieter in einem solchen Falle sogar einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten können. Das gilt auch, wenn die Betriebskostenabrechnung noch nicht erfolgt, aber eine Nachzahlung zu erwarten ist – ähnlich wie bei Mängeln nach der Wohnungsübergabe.

Achtung: Verzichten Sie in einem solchen Falle aber unbedingt auf eine Mietschuldenfreiheitsbestätigung. Zum einen hat der Bundesgerichtshof festgelegt, dass Sie als Vermieter nur die geleisteten Zahlungen aufführen müssen. Ferner könnte eine solche Bestätigung als Verzichtserklärung Ihrerseits ausgelegt werden, dass Sie auf noch offene Beträge verzichten.

Stellen Sie niemals eine nicht korrekte Mietschuldenfreiheitsbestätigung aus! Vertraut der neue Vermieter auf Ihre Erklärung und erleidet Mietausfälle und hohe Schulden, kann er Schadensersatz von Ihnen fordern.

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