Betriebskosten für die Heizung – Nützliches & Wissenswertes

Hinsichtlich der Betriebskosten für die Heizung gibt es einiges zu beachten. Erfahren Sie hier, welche Positionen umlagefähig sind, in welchem Zeitraum die Abrechnung erfolgen muss und unter welchen Umständen die Mietnebenkosten mit der Umsatzsteuer belegt werden können.

Die Betriebskosten für die Heizung setzen sich aus einem Grundkostenanteil und einem prozentualen Verbrauchsanteil zusammen. Als Vermieter können Sie in den Grundkosten alle Positionen für die Wärmebereitstellung inklusive eventueller Leitungsverluste anführen. Entsprechend der Heizkostenverordnung kann dieser 30- bis 50-prozentige Anteil gemäß der Wohnungsgrundfläche verteilt werden. Die verbrauchsabhängigen Anteile können Sie jedem Mieter nach Ermittlung in der Heiz- und Betriebskostenabrechnung für den entsprechenden Abrechnungszeitraum zuweisen.

Die Betriebskosten für die Heizung sind in § 7 der Heizkostenverordnung zusammengefasst. Darunter fallen bei zentralen Heizanlagen:

  • Verbrauchte Brennstoffe, einschließlich Kosten für die Lieferung,
  • Zum Betrieb benötigter Strom,
  • Ausgaben für die Bedienung, Pflege und Anlagenüberwachung,
  • Durch Fachleute erbrachte, regelmäßige Leistungen hinsichtlich Einstellung und Prüfung,
  • Kosten für Anlagenreinigung und Emissionsmessungen,
  • Geräte zur Verbrauchsmessung (Kauf oder Miete),
  • Ausgaben für eine Ausstattung, die den Verbrauch misst, aufteilt und analysiert.

Wichtigste Voraussetzung bei den Betriebskosten für die Heizung – die vertragliche Vereinbarung

Als Vermieter können Sie Ihren Mietern die Betriebskosten für Heizung und Warmwasse nur auferlegen, wenn dazu eine Vereinbarung im Mietvertrag getroffen wurde. Dies gilt insbesondere bei Modernisierungen mit zentralen Heizungen und Warmwasseraufbereitungen. Außerdem müssen die Kosten in jedem Mietvertrag unmissverständlich erwähnt sein, damit Sie die Betriebskosten für die Heizung umlegen können.

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In der folgenden Grafiken haben wir für Sie alle relevanten Betriebskosten für die Heizung zusammengefasst.

heiz-und-betriebskosten-abrechnung

In welchen Zeiträumen werden die Betriebskosten für die Heizung abgerechnet?

In der Regel zahlen Mieter neben dem Mietentgelt eine Nebenkostenpauschale für Heizung und Warmwasser, deren Höhe sich an den vergangenen Verbrauchs- sowie Erfahrungswerten orientiert. Sie als Vermieter müssen innerhalb eines vorgegebenen Abrechnungszeitraums diese Nebenkosten ermitteln und mit Ihren Mietern abrechnen. Maßgeblich für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ist § 556 Abs. 3 BGB.

§ 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten: (3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet.

Hier werden also maximal 12 Monate als Zeitraum für die Abrechnung festgelegt. Beginn und Ende dieser Frist können vertraglich vereinbart werden. Wird die Zeitspanne überschritten, gilt die Nebenkostenabrechnung als nicht ordnungsgemäß erstellt und Sie verlieren Ihren Anspruch auf eine Nachzahlung durch den Mieter. Zieht der Mieter innerhalb dieser 12 Monate aus, werden die Betriebskosten für die Heizung bis zum Auszugsdatum berechnet. Sie haben dennoch ein Jahr lang für die Abrechnung Zeit – ab dem Zeitpunkt, an welchem die Abrechnungsfrist beginnt. Um Ihnen einen Überblick über den Abrechnungszeitraum der Betriebskosten zu geben, haben wir alle wichtigen Infos hierzu in der folgenden Grafik untergebracht.

betriebskosten heizung

Umsatzsteuer bei Betriebskosten und Heizkosten – Ja oder Nein?

Unter bestimmten Voraussetzungen können die Betriebskosten für die Heizung mit der Umsatzsteuer belegt werden, obwohl die Vermietung von Grundstücken und Immobilien generell von dieser Steuer befreit ist.

Sie können als Vermieter die Umsatzsteueroption wählen, sofern:

  • Sie selbst Unternehmer sind und an einen anderen Gewerbetreibenden vermieten.
  • Ihr Mieter die Räumlichkeiten gewerblich nutzt und selbst ausschließlich umsatzsteuerpflichtige Einnahmen hat.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, sich im Zweifel an Ihr zuständiges Finanzamt zu wenden, um sich zu informieren, ob auch Sie von der Umsatzsteuerpflicht Ihrer (zum Teil) gewerblich genutzten Immobilie betroffen sind.

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