Betriebskosten-Abrechnungszeitraum: Alles, was Vermieter dazu wissen müssen

Um eine faire und gerechte Umlegung der Nebenkosten aus einem Mietverhältnis zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber einige wichtige Vorschriften erlassen. Der Betriebskosten-Abrechnungszeitraum steht dabei ganz oben auf der Liste. Fehler oder Versäumnisse aus Unwissenheit können schnell zur Unwirksamkeit, sprich: Ungültigkeit der gesamten Abrechnung führen. Alles, was Du als Vermieter oder Verwalter zum Betriebskosten-Abrechnungszeitraum wissen musst, steht in diesem Beitrag.

Die Regelungen des § 556 BGB bestimmen, dass über die jeweiligen Nebenkosten-Vorauszahlungen jährlich abgerechnet werden muss. Das meint: Der Betriebskosten-Abrechnungszeitraum darf eine Spanne von zwölf Monaten grundsätzlich nicht überschreiten. Hält ein Vermieter diese Frist nicht ein, so gilt die Nebenkostenabrechnung zunächst einmal als nicht ordnungsgemäß und verliert ihre Rechtsgültigkeit. In der Folge kann der Mieter mögliche Nachzahlungen verweigern, ohne dass er rechtlich belangt werden könnte.

Achtung: Auch im Mietvertrag eventuell vorhandene Klauseln über einen längeren Abrechnungszeitraum, beispielsweise 18 Monate, sind unzulässig, da sie den Mieter nach Ansicht des BGB benachteiligen.

Muss der Betriebskosten-Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr entsprechen?

Nein. Die vorgeschriebene Länge des Abrechnungszeitraums von zwölf Monaten bedeutet nicht zwingend, dass dieser am 1. Januar beginnen und am 31. Dezember enden muss. Die Deckungsgleichheit mit dem Kalenderjahr ist zwar bei der überwiegenden Mehrzahl aller Mietverhältnisse in Deutschland üblich, gesetzlich vorgeschrieben ist sie jedoch nicht. Wenn es Gründe für einen abweichenden Abrechnungszeitraum gibt, so kann dieser beispielsweise auch vom 1. Mai bis 30. April festgesetzt werden. Wichtig ist nur, dass die Zwölf-Monats-Spanne nicht überschritten wird – und der Abrechnungszeitraum stets gleich bleibt.

Aus welchen Gründen kann der Betriebskosten-Abrechnungszeitraum „verlegt“ werden?

Es kann gelegentlich vorkommen, dass der bislang zugrunde gelegte Betriebskosten-Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten aufgrund aktueller Entwicklungen oder Gegebenheiten nicht mehr effektiv oder einfach unpraktisch ist. Dann kannst Du als Vermieter oder Verwalter aus „ordentlichem Grund“ den Abrechnungszeitraum verschieben. Als „ordentliche“ Begründungen gelten etwa:

 

  • Die involvierten Abrechnungsfirmen rechnen zu anderen Zeitspannen ab. Dies ist im Übrigen einer der häufigsten Gründe für eine Verschiebung.
  • Vermieter, die mehrere Mietverhältnisse unterhalten, dürfen die jeweiligen Abrechnungszeiträume angleichen, wenn für diese im Mietvertrag bislang (versehentlich) verschiedene Betriebskosten-Abrechnungsspannen vereinbart wurden. Du musst also nicht weiterhin für das Ehepaar Schulze eine Abrechnung von Mai bis April, für Frau Müller hingegen von Januar bis Dezember erstellen. In diese Fällen können die Zeiträume vereinheitlicht werden.
  • Nicht selten werden die Abrechnungszeiträume auch an den Winter- beziehungsweise Sommermonaten ausgerichtet. So werden Heizkosten und übrige Nebenkosten zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Jahr erfasst.

Wichtig: Du kannst als Vermieter oder Verwalter den Betriebskosten-Abrechnungszeitraum aus den genannten triftigen Gründen zwar ändern, Du darfst diese Änderung deinen Mietern aber nicht einfach kommentarlos „auftischen“. Dies käme einer einseitigen Vertragsänderung gleich, die ausgeschlossen ist. Vielmehr bist Du angehalten, deinen Mietern schriftlich die Gründe für Dein Verhalten mitzuteilen und sie höflich und förmlich auf den neuen Betriebskosten-Abrechnungszeitraum hinzuweisen.

Was ist der Unterschied zwischen Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist?

Die Abrechnungsfrist bezeichnet die Zeitspanne, innerhalb derer Du als Vermieter oder Verwalter deinen Mietern die Betriebskostenabrechnung zustellen musst. Sie beträgt ebenfalls zwölf Monate, umfasst also die gleiche zeitliche Spanne wie der Betriebskosten-Abrechnungszeitraum. Wobei hier die eindeutige Betonung auf „zustellen“ liegt. Es reicht nicht aus, dass Du die Abrechnung der Nebenkosten am letzten Tag der Frist fertigstellst – sie muss zu diesem Zeitpunkt im Briefkasten des Mieters sein.

 

  • Versäumst Du diese enorm wichtige Frist, so verlierst Du jedweden Anspruch auf Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung. Das BGB schließt dann eine Geltendmachung der Forderungen ausdrücklich aus. Allerdings behält Dein Mieter sein mögliches Guthaben aus den Vorauszahlungen, so dass Du im Einzelfall trotzdem Rückzahlungen veranlassen musst.
  • Einzige Ausnahme von dieser Regel: Kannst Du glaubhaft geltend machen, dass Du die Verspätung/Verzögerung nicht zu vertreten hast – zum Beispiel, weil ein Versorger verspätet abgerechnet hat – dann besteht noch eine Chance, wie gewohnt zu verfahren.

Was passiert, wenn ein Mieter vor dem Ende des Abrechnungszeitraums auszieht?

Endet ein Mietverhältnis irgendwann mitten im Jahr, so nimmt dieser Umstand keinen Einfluss auf den Betriebskosten-Abrechnungszeitraum. Was ja auch unsinnig und mit einem unverhältnismäßigem Aufwand für den Vermieter verbunden wäre. Das Prozedere sieht beispielhaft wie folgt aus:

 

  • Das Mietverhältnis endet am 31. März und der Mieter zieht aus.
  • Der Betriebskosten-Abrechnungszeitraum folgt dem Kalenderjahr, endet also am 31. Dezember.
  • Nach Jahresultimo hat der Vermieter zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zuzustellen, also bis zum 31. Dezember des Folgejahres.
  • In diesem Beispiel müsste der Mieter also grundsätzlich 21 (neun plus zwölf) Monate Geduld haben, bis er seine Betriebskostenabrechnung für die Zeit Januar bis März im Briefkasten hat.

Unter Mietern hält sich hartnäckig die Ansicht, dass der Vermieter die Nebenkosten bis maximal zwölf Monate nach dem eigenen Auszug abgerechnet haben muss. Dies ist jedoch nicht der Fall. Maßgeblich für die Zeitspanne nach dem Auszug ist der vereinbarte Betriebskosten-Abrechnungszeitraum.

Darf der Betriebskosten-Abrechnungszeitraum verkürzt werden?

Der Gesetzgeber sieht in der Verkürzung des Abrechnungszeitraums für die Nebenkosten keine Benachteiligungen für den Mieter – und räumt damit die Zulässigkeit grundsätzlich ein. Im obigen Beispiel wird der Vermieter ja aus der laufenden Betriebskostenabrechnung den dreimonatigen Anteil des ausgezogenen Mieters herausrechnen und für die verbleibenden neun Monate dem möglichen Neumieter eine Nebenkostenabrechnung mit verkürztem Zeitraum (neun Monate) zustellen. Dieses Vorgehen ist außerdem die einzige Möglichkeit den bisherigen Betriebskosten-Abrechnungszeitraum gemäß Kalenderjahr aufrecht zu erhalten.

Wann kann ein Betriebskosten-Abrechnungszeitraum verlängert werden?

Wie oben erwähnt, schließt das BGB eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums grundsätzlich aus. Unter anderem deshalb, weil sich aus dieser Tatsache ein „erhöhter Überprüfungsaufwand“ für den Mieter ergibt, der ihn benachteiligt. Aber es gibt eine Ausnahme: Eine einmalige (!) Verlängerung des Abrechnungszeitraums ist gesetzlich gedeckt, wenn sie einvernehmlich von allen Mieter gebilligt wird und sie zudem einen triftigen Grund hat. Zu den „sachlichen Gründen“ zählen die Richter des Bundesgerichtshofs vor allem die oben angeführten Bestrebungen, die Lage des Abrechnungszeitraums zu verändern, um beispielsweise auf kalenderjährliche Abrechnung umzustellen.

Fazit

Grundsätzlich empfiehlt es sich als Betriebskosten-Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr zu wählen. Und dieses auch bei eventuellen Mieterwechseln beizubehalten. Nachträgliche Anpassungen sind immer mit einigen Mühen verbunden. Natürlich ist es ratsam, die Betriebskostenabrechnung nicht wie ein leidiges Übel vor sich her zu schieben – und dabei zu riskieren, bei der Einhaltung der Abrechnungsfrist in die Bredouille zu geraten. Auf unserem Portal findest Du schnelle und kompetente Hilfe für Deine Nebenkostenabrechnung. Du kannst diese schnell und einfach in unserem innovativen Vermieter-Portal erstellen und wirst dabei intuitiv durch das Menü geführt. So vergisst Du keinen wichtigen Punkte und bleibst auf der rechtssicheren Seite.

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