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Betriebskosten – welchen Abrechnungszeitraum Sie beachten müssen

Wir von Vermietet.de möchten Ihnen die Abrechnung Ihrer Betriebskosten wesentlich angenehmer gestalten und wissen, dass es einen einfachen Weg gibt, diese schnell und trotzdem rechtssicher zu erstellen. Wichtig ist, dass bei den Betriebskosten der Abrechnungszeitraum beachtet wird, da Sie sonst Ihren Rückzahlungsanspruch verlieren. Hier geben wir Ihnen alle Infos bezüglich der Fristen zur Hand.

Betriebskosten – Länge des Abrechnungszeitraums

Der Abrechnungszeitraum ist neben der Abrechnungsfrist die wichtigste Zeitspanne, die Sie als Hausverwalter beziehungsweise Vermieter bei der Erstellung Ihrer Betriebskostenabrechnungen beachten müssen. In § 556 III BGB ist dabei folgendes geregelt:

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§ 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten

(3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

§ 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten

(3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Wenn Sie die 12-Monats-Frist überschreiten, gilt die Abrechnung als nicht ordnungsgemäß erstellt. Eventuelle Fehler können ebenso nur innerhalb dieser Frist ausgebessert werden. Wir empfehlen Ihnen daher, frühzeitig mit der Betriebskostenabrechnung anzufangen, damit die Gefahr einer Fristüberschreitung gar nicht erst gegeben ist. Wenn Sie unser kostenloses Portal nutzen, sparen Sie zudem viel Zeit und Nerven, denn damit erledigen Sie diese ungeliebte Arbeit in unter zehn Minuten.

Betriebskosten – Lage des Abrechnungszeitraums

Viele Vermieter und Hausverwaltungen nutzen für die Abrechnung ihrer Betriebskosten als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr, also vom 01. Januar bis zum 31. Dezember. In der Regel wenden Versorgungsdienstleister ebenfalls das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum an. Dies ist jedoch keine Pflicht, sondern Sie als Vermieter dürfen selbst entscheiden, welchen Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten und Heizkosten Sie wählen. Beispielsweise können Sie auch die Zeitspanne vom 1. April eines Jahres bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres wählen. Wir empfehlen Ihnen dennoch, die Wahl des Kalenderjahres, weil Ihnen als Immobilieneigentümer dadurch einige Vorteile entstehen. So wenden die meisten Eigentümer diesen Zeitraum an, da der Rechenaufwand aufgrund der Konformität mit den Versorgern geringer ist.

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Betriebskosten – Abrechnungszeitraum ändern

Wenn der aktuelle Abrechnungszeitraum Ihrer Betriebskosten beispielsweise nach dem Auszug eines Mieters angepasst werden soll, weil dieser mittig im Jahr liegt, benötigen Sie hierfür eine ordentliche Begründung:

  • Sie können die Anpassung zum einen damit begründen, dass sie den Abrechnungszeitraum an die Zeitspannen der Abrechnungsfirmen anpassen möchten. Dies stellt übrigens die häufigste Begründung dar.
  • Ebenso ist eine zeitliche Anpassung der Abrechnungszeiträume für die kalten und die warmen Betriebskosten möglich. Es ist durchaus üblich, dass die Heizkosten und die übrigen Betriebskosten unterschiedliche Abrechnungszeiträume aufweisen.
  • Wenn die Betriebskosten und deren Abrechnungszeitraum bisher dem Nutzungszeitraum der Mieter entsprochen hat, haben Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Zeiträume vorliegen. Auch dahingehend ist eine Vereinheitlichung der Abrechnungszeiträume rechtens.
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Achtung

Sie dürfen für Ihre Mieter auf keinen Fall einfach so einen neuen Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten vereinbaren. Hierbei würde eine einseitige Vertragsveränderung vorliegen, was nicht möglich ist. Daher müssen Sie Ihre Mieter einbeziehen, indem Sie diesen schriftlich die Gründe aufführen und den neuen Abrechnungszeitraum mitteilen.

Achtung

Sie dürfen für Ihre Mieter auf keinen Fall einfach so einen neuen Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten vereinbaren. Hierbei würde eine einseitige Vertragsveränderung vorliegen, was nicht möglich ist. Daher müssen Sie Ihre Mieter einbeziehen, indem Sie diesen schriftlich die Gründe aufführen und den neuen Abrechnungszeitraum mitteilen.

Abrechnungszeitraum liegt mittig im Jahr – das gilt

Der folgende Fall wirft oftmals Fragen bei Vermietern auf: Ein Mieter zieht mittig im Jahr aus. Der Abrechnungszeitraum entspricht jedoch dem Kalenderjahr. Was gilt es dann zu beachten?

Vorweg sei hier zu sagen, dass sich die Lage des Zeitraums nicht ändert. Wenn der Mieter beispielsweise im Mai auszieht, läuft der Abrechnungszeitraum dennoch bis Ende Dezember desselben Jahres. Geht man hierbei nach dem die Betriebskosten betreffenden Abrechnungszeitraum aus, läuft dieser noch bis Ende des Jahres. Nach diesem haben Sie als Vermieter 12 Monate Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen, also bis Ende Dezember des darauffolgenden Jahres. Demnach muss sich der Mieter 12 + 7 = 19 Monate gedulden, bis er eine Betriebskostenabrechnung erhält und seine Vorauszahlung verrechnet wird.

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Hinweis

Viele Mieter sind der Meinung, dass die Betriebskosten innerhalb von 12 Monaten nach Auszug abzurechnen sind. Maßgeblich ist jedoch der vereinbarte Abrechnungszeitraum, welcher unabhängig vom Auszug des Mieters ist.

Hinweis

Viele Mieter sind der Meinung, dass die Betriebskosten innerhalb von 12 Monaten nach Auszug abzurechnen sind. Maßgeblich ist jedoch der vereinbarte Abrechnungszeitraum, welcher unabhängig vom Auszug des Mieters ist.

Betriebskosten und deren Abrechnungszeitraum – Fazit

Als Immobilienbesitzer und -verwalter ist es immer ratsam, das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum zu wählen. Die spätere Anpassung ist stets mit einem erheblichen Aufwand für Sie verbunden und muss auch nicht immer erfolgreich verlaufen. Ebenso sollte der die Betriebskosten betreffende Abrechnungszeitraum bei einem Mieterwechsel bestehen bleiben. Sie haben nämlich mehr Arbeit, wenn Sie verschiedene Zeiträume für unterschiedliche Wohnungen im selben Haus vereinbaren.

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Über uns

Vermietet.de ist die innovative Verwaltungsplattform für private Immobilienbesitzer und Hausverwaltungen in Deutschland. Durch eine Vielzahl hilfreicher Funktionen bietet die Software einen gesamtheitlichen Überblick über Ihre Immobilien. Dies umfasst unter anderem die automatische Kontrolle der Mieteingänge inkl. der Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, die Erfassung von der Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und die Bewertung Ihrer Objekte.

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