Nebenkostenabrechnung erstellen: Vermieter sollten diese 10 Dinge wissen

Geht es Dir auch so? Als privater Vermieter musst Du Dich über die wichtigsten Anforderungen und Änderungen bezüglich der Nebenkostenabrechnung informieren, aber Dir fehlt schlichtweg die Zeit und Muße, Dich durch diverse Texte, Ratgeber und Gesetze zu suchen? Hier findest Du die zehn wichtigsten Fakten zur Nebenkostenabrechnung für Vermieter.

Was Du mit Deinem Mieter vereinbart hast, ist entscheidend für die Abrechnung der Nebenkosten. Mit einer Betriebskostenpauschale sind sämtliche Betriebskosten abgegolten. Das kann von Vorteil, aber auch von Nachteil sein – beispielsweise, wenn die tatsächlichen Betriebskosten höher waren als die Summe der Betriebskostenpauschale. Nachforderungen sind mit der Betriebskostenpauschale nicht möglich. Eine Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter also nur erstellen, wenn er eine monatliche Vorauszahlung vom Mieter erhält.

2. Mietvertrag

Was im Mietvertrag steht, ist relevant: Soll Dein Mieter die Nebenkosten übernehmen, muss dies explizit im Mietvertrag genannt werden. So schreibt es der Gesetzgeber in § 556 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) vor. Hast Du die Zahlung der Nebenkosten als monatliche Vorauszahlung vermerkt und benennst die Betriebskosten, bist Du zur Abgabe einer jährlichen Nebenkostenabrechnung verpflichtet.

3. Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum, nicht zu verwechseln mit der Abgabefrist (siehe Punkt 5), bezeichnet den Zeitraum, für den Du die Nebenkosten abrechnen musst. Der Gesetzgeber nennt hier eine maximale Periode von zwölf Monaten (vgl. § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB). Die meisten Vermieter aus unserer Community wählen hierfür das Kalenderjahr – vom 01. Januar bis 31. Dezember. Ein Überschreiten der zwölf Monate führt dazu, dass die Nebenkostenabrechnung formal inkorrekt ist.

Info: Zieht Dein Mieter unterjährig aus, musst Du selbstverständlich trotzdem eine Nebenkostenabrechnung als Vermieter erstellen. Dabei berechnest Du anteilig die Monate, die er in dem Mietobjekt gewohnt hat.

4. Abgabefrist

Ist der Abrechnungszeitraum zu Ende, läuft die Abgabefrist der Nebenkostenabrechnung für Vermieter aus. Bis zum Ende des Folgejahres muss die Nebenkostenabrechnung bei Deinem Mieter angekommen sein (vgl. § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB).

Info: Wir empfehlen, nicht bis zum Ende dieser Abgabefrist zu warten, denn Fehler in der Abrechnung kannst Du nur innerhalb dieser Frist korrigieren, damit die Nebenkostenabrechnung formal korrekt und damit wirksam ist.

5. Verjährung

Versäumst Du es, etwaige Nachforderungen einzufordern, können diese verjähren – drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Nebenkostenabrechnung Deinem Mieter zugestellt wurde (vgl. § 195 BGB). Gleiches gilt für die Forderung des Mieters, etwaiges Guthaben an ihn auszuzahlen.

6. Formale Anforderungen

Damit die Nebenkostenabrechnung formal korrekt ist, musst Du folgende Angaben machen:

  • Name des Mieters,
  • Name des Vermieters,
  • genaue Bezeichnung der Mietsache,
  • Abrechnungszeitraum,
  • Umlageschlüssel und deren Erläuterung,
  • Aufstellung der Gesamtkosten,
  • Berechnung des Mieteranteils,
  • Abzug der Vorauszahlungen des Mieters mit einem Ergebnis (Guthaben oder Nachforderung).

7. Umlagefähige Betriebskosten

Nicht alle Kosten, die Dir im Rahmen der Vermietung anfallen, kannst Du auf den Mieter umlegen. Welche Betriebskosten umlagefähig sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV), genauer § 1 Absatz 2 BetrKV. Nicht umlagefähig sind beispielsweise Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten sowie Verwaltungskosten.

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8. Wirtschaftlichkeit

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung musst Du als Vermieter dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit folgen. Bei der Bewirtschaftung Deiner Mietobjekte musst Du somit prüfen, ob Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen. Am besten prüfst Du regelmäßig Deine Verträge und Vertragsbedingungen mit Dienstleistern und Anbietern, ob die Preise/Kosten gerechtfertigt sind.

9. Leerstand

Betriebskosten, die nach dem Verteilerschlüssel “Wohnfläche” abgerechnet werden, musst Du im Falle eines Leerstandes selbst tragen. Der Bundesgerichtshof (BGH) entschied, dass unter bestimmten Voraussetzungen nach § 313 BGB der Verteilerschlüssel geändert werden darf. Jedoch ließ der BGH offen, was die Voraussetzungen konkret sind. Eine leerstehende Wohnung musst Du in den Gesamtkosten für das Gebäude aufführen, allerdings legst Du die Kosten nicht auf einzelne Mieter um, sondern trägst sie selbst (siehe Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159 / 05).

10. Mit Vermietet.de ist die Nebenkostenabrechnung für Vermieter ganz einfach

Viele Regeln, viele Ausnahmen, Zahlen, Rechnungen: Wenn Dir das alles ein wenig Kopfzerbrechen bereitet, kannst Du Dir die Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit Vermietet.de erleichtern. Viele Vermieter aus unserer Community greifen auf das praxisnahe Feature in unserer Online-Immobilienverwaltung zurück, um die jährliche Nebenkostenabrechnung rechtssicher und einfach mit wenigen Klicks zu erstellen.

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