Externe Mietverwaltung: Ja oder nein?

Wenn Du Spaß an Zahlen hast, gerne an vielen Fronten gleichzeitig kämpfst oder einfach nur mal in das Dasein als Vermieter reinschnuppern willst, weil Du eine kleine Wohnung gekauft hast, kann Du die Verwaltung Deines Objektes natürlich selbst machen. Bei steigendem Aufwand kannst Du über eine externe Mietverwaltung nachdenken.

Pauschal lässt sich das nicht sagen. Die Kosten hängen von unterschiedlichen Faktoren ab. Wo liegt das Mietobjekt? Ist es eine Wohnung oder sind es gar mehrere Häuser?

Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. hat für das Jahr 2018 Preise veröffentlicht und nach unterschiedlichen Kriterien aufgeschlüsselt.

Durchschnittlich für das gesamte Bundesgebiet kostet die Verwaltung einer Wohneinheit 22,24 Euro pro Monat. Detailliert bedeutet das:

  • 19,98 Euro bei mehr als 100 Einheiten
  • 26,15 Euro bei weniger als 10 Einheiten
  • 3,82 Euro für eine Garage
  • 3,57 Euro für einen Stellplatz

Bei WEG-Verwaltungen gibt es Regelsätze, die bei einer Wohneinheit zwischen 17, 46 Euro und 24,13 Euro liegen. Die Preise für Garagen und Stellplätze bewegen sich im gleichen Niveau wie bei der Mietverwaltung.

Die Lage spielt ebenfalls eine Rolle. Im Osten liegt der Wert bei 20,18 Euro, im Süden bei 24 Euro. In Räumen mit mehr 300.000 Euro steigt der Beitrag auf bis zu 30,30 Euro. (Alle Angaben sind Durchschnittswerte.)

Die Preise dienen zur Orientierung. Jeder Hausverwaltung kann seine eigenen Preise machen. Schließlich hängen die auch mit den angebotenen Leistungen zusammen. 

Achtung: Die Kosten für einen Mitverwaltung kannst Du nicht auf Deine Mieter umlegen. Du kannst sie aber steuerlich geltend machen. Dazu nutzt auch die Anlage „Vermietung und Verpachtung“ und setzt die Kosten im Entstehungsjahr als Werbungskosten ab. Diese Kosten fallen nicht unter die AfA.

Unterschied zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung

Die Mietverwaltung bezieht sich auf Vermietung von Objekten, die Dir alleine gehören, also ein vermietetes Einfamilienhaus oder ein komplettes Mehrparteienhaus oder eine einzelne abgeschlossene Wohnung darin. Sobald es aber mehrere Eigentümer, also eine Wohnungseigentümergemeinschaft, gibt, kommt die WEG-Verwaltung zum Tragen. Die WEG-Verwaltung unterliegt gesetzlichen Regelungen, die herkömmliche Mietverwaltung nicht.

mietverwaltung kosten

Über die Einsetzung WEG-Verwaltung muss bei einer Eigentümerversammlung im Generellen und im Detail abgestimmt werden. Das kann im Prinzip auch jemand der Eigentümer selbst sein, wenn er sich dieser Aufgabe gewachsen sieht. Wichtig ist vor allem Dingen, dass klar in einer Teilungserklärung geregelt ist, was als Gemeinschaftseigentum und was als Sondereigentum definiert ist. Gemeinschaftseigentum erklärt sich eigentlich von selbst. Das ist alles, was von allen Mietern (zwangsläufig) genutzt wird. Das Sondereigentum ist die Wohneinheit an sich.

Der WEG-Verwaltung muss ich dann also um die Belange der gemeinschaftlich genutzten Bereiche kümmern.

  • Organisation von Energielieferanten, Handwerkern, Reinigungskräften, Telefon- und Fernsehanschlüssen etc.
  • Erstellung und Kontrolle über Einhaltung der Hausordnung
  • Umsetzung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer
  • Vermögens- und Rücklagenverwaltung
  • Jahresabrechnung
  • Erhaltung des Objektes
  • Organisation von entsprechenden Versicherungen

Im Jahr 2020 gab es eine WEG-Reform, die die Verwaltung nun auch zum Vertreter gerichtlich wie außergerichtlich bemächtigt. Wenn im Dienstleistervertrag nichts anderes festgelegt ist, verlängert dieser sicher spätestens nach fünf Jahren automatisch. Auch ist es nun möglich, den Verwalter jederzeit abzuberufen, wenn es einen entsprechenden Beschluss bei der Eigentümerversammlung gibt. Der Vertrag endet dann – unabhängig von der geplanten Laufzeit – sechs Monate nach der Abberufung.

Die Aufgaben eines Mietverwalters hingegen sind vielfältig und nicht gesetzlich definiert. Das kann unter anderem sein:

  • Kontrolle und Verwaltung der Mieteingänge
  • Verarbeitung von Index- oder Staffelmieterhöhungen
  • Verantwortung über Miet- und andere Verträge
  • Forderungsmanagement
  • Abrechnung dem Eigentümer gegenüber
  • Erstellung Nebenkostenabrechnung
  • Begleichung anfallender Rechnungen
  • Organisation von Abschlagszahlungen und Gebühren (z.B. Strom, Wasser, Entsorgung)
  • Erstellung von Rechenschaftsberichten gegenüber der Eigentümer
  • Funktionskontrolle von z.B. Sprechanlagen, Heizung, Aufzug, Beleuchtung
  • Kontrolle von Dienstleistern, z.B. bei der Reinigung
  • Verantwortung von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Modernisierungen
  • Wohnungsübergaben
  • Sichere Kenntnis von aktueller Rechtsprechung und Gesetzeslage
  • Weiterbildung
  • Kommunikation mit Ämtern
  • Vertretung des Eigentümers gegenüber Dritten

Im Grunde und wohl auch aus praktischen Gründen kann ein Dienstleister die WEG-Verwaltung und gleichzeitig auch die Sondereigentumsverwaltung übernehmen.

Sondereigentum

Dem Wort Sondereigentum begegnest Du, wenn Du in einem Mehrparteienhaus eine Wohnung erwirbst. Das Gebäude an sich ist in sogenanntes gemeinschaftliches Eigentum und in Sondereigentum unterteilt. 

Gemeinschaftseigentum ist unter anderem:

  • Das Gebäude an sich (Außenmauern, Dach)
  • Treppenhaus, Aufzug
  • Garten, Hof
  • Entsorgungsbereich
  • Briefkästen, Sprechanlage
  • Zufahrten

Sondereigentum ist die Wohnung an sich – also alles ab er Wohnungstür.

Für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentum teilen sich die Eigentümer die Kosten. Für die Kosten der Sondereigentumsverwaltung bist Du alleine verantwortlich. Begrifflich kannst Du das auch Mietverwaltung der Eigentumswohnung nennen. Hier geht es dann um die oben bereits erwähnten Aufgaben wie Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, etc. Wenn Du Dir ein bisschen Zeit nimmst und Dich in die Thematik einliest, kannst Du natürlich die Mietverwaltung selbst machen. Dabei hilft Dir auch die auch die kostenlose Vermietet.de-Software für die digitale Hausverhaltung.

 

Noch mal im Überblick: Eine Wohneigentümergemeinschaft braucht einen WEG-Verwalter. Nun ist es egal, ob das jemand von Euch übernimmt oder eine externe Firma beauftragt wird. Das Sondereigentum braucht keinen Verwalter, Du kannst aber zu Deiner Entlastung einen einsetzen.

Die Suche nach einer Mietverwaltung

Du kannst bei Dir im Ort nach einem passenden Anbieter suchen, Dir Empfehlungen geben lassen oder Dich einfach so mal umhören. Im Internet gibt es aber auch eigenen Suchmaschinen für die Vermittlung der Hausverwaltungen. Über die Suchmaske gibst Du Deine Postleitzahl und Du bekommst Firmen in  Deiner Nähe angezeigt. Du kannst bei Der Suche auch noch mit angeben, welche Art von Verwaltung Du suchst, also Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung. Manche Homepages liefern auch noch weitergehende Informationen oder bieten eine App an. Auch Preisvergleiche der Durchschnittswerte über ganz Deutschland werden angezeigt. So kannst Du Dich orientieren und die Angebote der einzelnen Anbieter besser einordnen und bewerten. Ein direkter Vergleich ist durch die unterschiedenen angebotenen Leistungen meist nicht möglich.

Zu guter Letzt

Egal, für welche Variante Du Dich entscheidest, ob Du nun die Mietverwaltung selbst in die Hand nimmst oder sie extern vergibst, auf Vermietet.de findest Du alles, was Du als Vermieter zu Deinen Aufgaben wissen musst. Du kannst einfach mal Stöbern oder gezielt nach Themen suchen.

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