Digitalisierung
November 7, 2022 von Peter Steinhauer peter.steinhauer@scout24.com

Die Vermietet.de Dokumentenablage: Nie wieder Papierkrieg

Mit der Dokumentenablage bringst Du Ordnung in die Unterlagenflut, mit der Du als Vermieter unweigerlich konfrontiert bist. Die papierlose Hausverwaltung wird in großen Teilen Wirklichkeit.

Als Vermieter sammelt sich bei Dir eine Vielzahl von Dokumenten an. Dazu gehören die Unterlagen für die Mieterverwaltung wie Mietverträge oder Übergabeprotokolle. Du erhältst ebenso Rechnungen von Handwerkern, Dienstleistern und zu den Abgaben an die Stadt. Zudem musst Du viele Dokumente zu Deinen Wohnungen bereithalten, wie zum Beispiel den Energieausweis oder die Grundrisszeichnungen Deines Architekten. Hausverwaltung heißt oft nichts anderes als die Organisation und das Management dieser allgegenwärtigen Papierflut.

Tipp

Alternativ zur Dokumentenablage unter den Stammdaten kannst Du jetzt auch in Deinen Mietverhältnissen Dokumente ablegen. Wenn Du unter Objekte eine Wohnung auswählst, findest Du dort die Kachel Dokumente. Dort kannst Du Schriftstücke einfach hochladen und Deinem Mietverhältnis zugeordnet abspeichern.

 

Das Ende von Aktenordnern und Locher

Traditionell hast Du Deinen Papierkram in Aktenordnern abgeheftet. Die Zeiten von überquellenden Ordnern, dem Lochen und Abheften sowie von platzraubenden Aktenschränken sind heute vorbei. Mit Vermietet.de kannst Du Dein Dokumentenmanagement in großen Teilen papierlos gestalten. Das erleichtert Dir vieles. Du findest Unterlagen schneller, Deine Dokumente sind sicherer aufbewahrt und Du hast mit Deinen mobilen Endgeräten Zugang zu allen wichtigen Informationen zu jeder Zeit und von überall. Als Nebeneffekt schaffst Du Platz, der etwa im Homeoffice nur begrenzt vorhanden ist.

 

Alle vorformulierten Schreiben in der Dokumentenablage

Zu Deiner Dokumentenablage in Vermietet.de gelangst Du über Deine Stammdaten. Klickst Du auf die Kachel Dokumente, dann erhältst Du eine Übersicht zu den verschiedenen Ordnern. Die Ablage ist zu vergleichen mit einem Aktenschrank in der analogen Welt. Du findest auch in Vermietet.de alle Deine Unterlagen und Dokumente sortiert nach verschiedenen Themenfeldern. Dort sind Ordner angelegt zum Beispiel für die Buchhaltung, Mietverträge, die Mietnomaden-Checkliste oder zu allen in Deutschland erhältlichen Mietspiegeln.

Du kannst in Vermietet.de eigene Dokumente ablegen, zum Beispiel Deine Korrespondenz mit Behörden. Wichtig ist: Du findest in der Dokumentenablage alle vorformulierten Dokumente, die Du verwenden kannst für bestimmte Aufgaben in der Vermietung. Dazu gehören zum Beispiel das Schreiben für die Mieterhöhung, die Begehungsankündigung, die Hausordnung oder das Übergabeprotokoll. Die kostenlosen Version von Vermietet.de beinhaltet die Nutzung des Mietvertrags. Hast Du einen Premium-Account, kannst Du alle weiteren Dokumente ebenso kostenlos verwenden.

 

Automatisierte Dateneingabe direkt aus dem System heraus

Um ein Dokument, wie zum Beispiel das Mieterhöhungsverlangen, zu bearbeiten, navigierst Du unter Deinen Objekten zu der betreffenden Wohnung. Du wählst das Dokument zur Mieterhöhung und klickst auf das Symbol Bearbeiten. Dann öffnet sich für Dich eine Eingabemaske. Die Software fügt automatisch die Mieterdaten ein, die Du in Deinem Mietverhältnis angelegt hast. Das ist nicht nur komfortabel und spart Dir Arbeit. Beim Eintippen entstehen immer auch Fehler, die Du durch die automatische Dateneingabe vermeiden kannst. Du musst jetzt nur noch die neue Miete eingeben.

Dann kannst Du von dem fertigen Dokument ein PDF erstellen und das an Deinen Mieter versenden. Dir bleibt es selbst überlassen, ob Du das ausdruckst und per Post versendest oder ob Du das Schreiben per E-Mail verschickst. Bei einer Mietererhöhung ist der Versand per Einschreiben mit Rückschein ratsam.

Dokumentenablage Vermietet.de

Das Ende der Hausverwaltung auf Papier ist gekommen

Leider erhältst Du viele Rechnungen oder Schreiben von Behörden noch mit der Post auf Papier. Du kannst diese Dokumentenflut deutlich eindämmen, indem du möglichst viel davon einscannst und in Vermietet.de statt im Aktenschrank aufbewahrst. Das erleichtert Dir das Leben als Vermieter und schafft Dir Raum, Dich um wesentliche Dinge zu kümmern. Dazu gehören Deine Mieterkommunikation oder Investitionsplanungen.

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