Bei der Betriebskostenabrechnung kommt es häufig zu Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern. Wenn der Mieter widerspricht, sollte der Vermieter wissen, ob dies berechtigt ist und was zu tun ist.
Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung berechtigt die Mieter zum Widerspruch. Im schlimmsten Fall bleibt der Vermieter auf den Kosten sitzen. Nach Eingang der Abrechnung hat der Mieter beim Vorliegen von formellen oder inhaltlichen Fehlern zwölf Monate Zeit diese zu beanstanden.
Fehler in der Betriebskostenabrechnung
Wenn der Mindestinhalt der Betriebskostenabrechnung nicht eingehalten wird, liegt ein formeller Fehler gemäß § 556 Absatz 3 BGB vor. Daher sollten die folgenden Punkte immer enthalten sein:
- Vollständige Anschrift des Mieters und die Lage der Wohnung im Gebäude (beispielsweise 4. Etage rechts)
- Absenderadresse des Vermieters
- Name des Erstellers der Betriebskostenabrechnung
- Datum und Ort der Ausfertigung
- Angabe zum ordnungsgemäßen Abrechnungszeitraums (in der Regel zwölf Monate, wenn keine Zwischenabrechnung aufgrund eines Mieterwechsels vorliegt)
- Vollständige Aufstellung der Einzelpositionen, die abgerechnet werden (diese sollten übersichtlich dargestellt werden)
- Gesamtkosten je Einzelposition
- Angabe sowie Erläuterung der zugrunde liegenden Verteilerschlüssel
- Errechneten Einzelkosten aus dem Verteilerschlüssel je Einzelposition
- Nennung der Einzelkosten
- Gesamtsumme der Kosten
- Übersichtliche und transparente Darstellung des resultierenden Mieteranteils der Nachzahlung oder Erstattung
Daneben gibt es inhaltliche Fehler, welche materielle Auswirkungen haben. Diese können sein:
- Ansatz und Höhe der Betriebskosten
- Auflistung von Positionen, die nicht umlagefähig sind
- Fehler in der Berechnung (häufig Rechenfehler in Verbindung mit dem Verteilerschlüssel)
- Verwendung einer falschen Wohnfläche
- Fehlerhafte oder Nicht-Berücksichtigung beziehungsweise Nicht-Verrechnung der Vorauszahlungen des Mieters
Das letzte Wort hat der BGH
Hinsichtlich der Betriebskostenabrechnung hat der Bundesgerichtshof (BGH) bereits einige Urteile gefällt. So auch hinsichtlich eines Widerspruchs durch den Mieter. Daher sollte die Abrechnung „für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter verständlich sein“ (BGH-Urteil vom 27. November 2002).
Gestalte die Betriebskostenabrechnung immer klar, übersichtlich, verständlich und vollständig. Bevor Du diese an Deine Mieter versendest, prüfe sie auf materielle und formelle Fehler. Nutze unsere Software, um auf der rechtssicheren Seite zu sein.
Betriebskostenabrechnung und Widerspruch des Mieters
Nachdem die Betriebskostenabrechnung beim Mieter gelandet ist, muss dieser eventuelle Nachforderungen innerhalb von 30 Tagen begleichen. Der Abrechnung kann aber auch widersprochen werden, sofern Fehler enthalten sind. Eine Vielzahl der Mieter schaut vor allem bei höheren Nachzahlungen genauer hin. Mittlerweile gibt es viele Firmen, die sich der Prüfung auf professioneller Ebene widmen. Erfolgt ein Widerspruch, muss dieser schriftlich erfolgen. Zahlungen sollten dennoch unter Vorbehalt vorgenommen werden. Ein wirksamer Widerspruch muss zudem die folgenden Regeln befolgen:
- Trotz Aufforderung ist keine Einsicht in die Belege durch den Vermieter erfolgt.
- Der Fehler war für den Mieter innerhalb des Widerspruchszeitraums nicht identifizierbar.
- Der Mieter ist innerhalb des Widerspruchszeitraums schwer erkrankt.
- Der Vermieter hat dem Mieter auf seine Anfrage falsche Auskünfte erteilt.
Das können Vermieter tun
Wir stellen Dir im Folgenden die häufigsten Beschwerden vor und sagen Dir, wie Du in einem solchen Fall am besten reagierst.
Wenn der Mieter einen Widerspruch zum Verteilerschlüssel einlegt, weil dieser aus seiner Sicht ungerecht ist, solltest Du dies umgehend prüfen. Davon betroffen sind dann nämlich sämtliche Posten, denen dieser Schlüssel zugrunde liegt. Schnelles Handeln ist sinnvoll, damit die zwölfmonatige Forderungsfrist nicht verfällt.
Sollte Dein Mieter die Vorauszahlung der Betriebskosten verweigern, ist dieses Druckmittel nur zulässig, wenn die Betriebskostenabrechnung formelle Fehler enthält. Damit wäre dann auch die gesamte Abrechnung ungültig und Du als Vermieter müsstest dem Mieter eine neue, korrekte Rechnung zukommen lassen.
Wenn einzelnen Positionen aufgrund von inhaltlichen oder materiellen Fehler widersprochen wird, bleibt der Rest der Betriebskostenabrechnung dennoch gültig. Dann solltest Du die Berechtigung der beanstandeten Posten mittels Rechnungen oder Quittungen beweisen. Kannst Du dies nicht tun, musst Du selbst entscheiden, ob Du der Beanstandung zustimmst und die Betriebskostenabrechnung korrigierst. Oder ob Du es sogar auf einen Rechtsstreit ankommen lässt.
Es kommt häufig vor, dass Mieter ein unwesentliches Detail in der Abrechnung beanstanden. Beispielsweise wird ein Widerspruch wegen leicht gestiegener Kosten für die Hausreinigung eingelegt. Mitunter steckt dahinter der Irrglaube, dass dieser Widerspruch die Nachzahlung der Betriebskostenabrechnung aufschiebt. Kläre dann am besten Deinen Mieter über den Sachverhalt auf und lege eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung nahe.
Was passiert bei verspätet eingegangenen Rechnungen?
Ein Fallbeispiel kommt ebenfalls oft in der Praxis vor: Der Vermieter hat die Betriebskostenabrechnung an den Mieter gesendet. Dieser hat die Nachforderung bezahlt und beide Parteien halten die Sache für erledigt. Der Vermieter erhält nun aber nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist eine weitere Rechnung, welche er nicht erwartet hat. Darf diese nun auf den Mieter umgelegt werden?
Das Landgericht Berlin hat in seinem Urteil vom 25. November 2005 entschieden, dass dies erlaubt ist, wenn dem Mieter gegenüber glaubhaft gemacht werden kann, dass die Rechnung zur Zeit der Endabrechnung noch nicht vorlag. Es gilt hier immer, dass eine solche Nachforderung zulässig ist, wenn eine Rechnung verspätet eingetroffen ist.
Hier ist eine Vorbehaltsklausel sinnvoll. Diese vermittelt dem Mieter, dass bei verspätet eintreffenden, umlagefähigen Rechnungen Dritter, diese an den Mieter weiterberechnet werden dürfen.
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