Umlageschlüssel Nebenkosten: Teure Fehler vermeiden

Mit dem Umlageschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung gibst du als Vermieter vor, wie du die Kosten auf die verschiedenen Mietparteien im Haus verteilst. Ungenauigkeiten beim Verteilerschlüssel gehören bei der Betriebskostenabrechnung zu den häufigsten Fehlern. Du solltest deshalb bei der Festlegung der Umlageschlüssel sehr viel Sorgfalt walten lassen.

Die Umlageschlüssel sind bei der jährlichen Abrechnung der Nebenkostenabrechnung eine der wichtigsten Größen. Du legst damit fest, wie hoch der Anteil der verschiedenen Mietparteien im Haus an den Nebenkosten ist. Du solltest darauf achten, dass du die Umlageschlüssel im Mietvertrag präzise definierst.

Leider gehören falsche oder fehlende Umlageschlüssel zu den häufigsten Fehlern bei der Nebenkostenabrechnung. Die Mieter:innen können dann die Nebenkostenabrechnung anfechten und sich gegebenenfalls Geld zurückholen.

Es gibt eine Ausnahme, bei dem du ohne Umlageschlüssel auskommst. Hast du noch keine Erfahrungswerte zu den anfallenden Nebenkosten, zum Beispiel bei einer Neubauwohnung, kannst du unter Umständen in der ersten Abrechnungsperiode die Umlageschlüssel nach „billigem Ermessen“ vereinbaren. Mit der ersten Abrechnung bist du aber gesetzlich verpflichtet, Dich für konkrete Umlageschlüssel zu entscheiden.

Du kannst bei deiner Nebenkostenabrechnung zwischen fünf verschiedenen Umlageschlüsseln wählen:

• Verbrauch (Manuell)
• Wohnfläche
• Personenanzahl
• Wohneinheit
• Miteigentumsanteile

Umlageschlüssel nach Verbrauch

Nach Verbrauch kannst du alle verbrauchsabhängigen Kosten umlegen, zum Beispiel Frischwasser, Heiz- oder Warmwasserkosten. Du erhältst die genauen Anteile und Beträge mit der Jahresabrechnung deines Messdienstleisters. Bei den warmen Kosten – Warmwasser und Heizung musst du laut der Heizkostenverordnung 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abrechnen (§ 7 HeizkostenV). Die Verteilung ist abhängig vom Zustand des Hauses. Vor allem bei älteren, schlecht gedämmten Wohnungen bietet es sich an, den Verbrauchsanteil hoch auf 70 Prozent zu setzen.

Auch das Kaltwasser rechnest du verbrauchsabhängig bei der Nebenkostenabrechnung ab. Voraussetzung dafür ist, in Deinen Wohnungen sind Wasserzähler vorhanden. Für Neubau ist der Einbau von Wasserzählern Pflicht. In Häusern ohne Wasserzähler gibt es derzeit noch Bestandsschutz. Sind keine Wasserzähler vorhanden, musst du dich bei der Abrechnung des Wasserverbrauchs für einen der Umlageschlüssel entscheiden. Mit dem Schlüssel Quadratmeter bist du gesetzlich auf der sicheren Seite. Gerechter ist der Schlüssel Personen.

Mit dem Umlageschlüssel Verbrauch weist du die durch den Messdienstleister in seiner Abrechnung ermittelten Kosten jeder Wohnung einzeln zu. Deshalb  wird dieser Umlageschlüssel für die Nebenkostenabrechnung auch als manuell bezeichnet. Für die verbrauchsabhängigen Kostenarten kannst du auch eigene Umlageschlüssel erstellen, zum Beispiel für den Wasserverbrauch. Damit erfasst du die in der Abrechnung des Messdienstleisters aufgeführten Kosten und weist diese in der Nebenkostenabrechnung aus.

Voraussetzung für die Abrechnung nach Quadratmetern ist die tatsächliche Wohnungsgröße. Ist im Mietvertrag eine davon abweichende Quadratmeterzahl angeben, dann ist diese nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs nicht relevant. Für die Betriebskosten gilt nur die tatsächliche Wohnungsgröße (Urteil vom 30.05.2018, Az.: VIII ZR 220/17).

Die tatsächliche Wohnungsgröße entnimmst du der Wohnflächenberechnung für deine Wohnungen. Ab einer Raumhöhe von zwei Metern darfst du die volle Quadratmeter-Anzahl anrechnen. Beträgt die Raumhöhe nur noch zwischen ein und zwei Metern Raumhöhe – zum Beispiel bei Dachschrägen – zählt dies zu 50 Prozent. Alles darunter gehört nicht mehr zur Wohnfläche.

Bei Balkonen und Terrassen zählen nur 25 Prozent als Wohnfläche. Weist die Außenfläche eine Besonderheit auf – zum Beispiel eine außergewöhnliche Lage oder ist sie eine direkte Erweiterung des Wohnraums – kann sich der Anteil bis auf 50 Prozent erhöhen. Bei Wintergärten wird der volle Wohnflächenumfang angerechnet, wenn dort eine Heizung vorhanden ist.

Umlage nach Personen

Die Umlage der Nebenkosten nach Personen kann dann Sinn machen, wenn andere Schlüssel zu Ungerechtigkeiten führen. Zum Beispiel bei der Müllentsorgung könnte eine Familie mit fünf Personen einen höheren Verbrauch verursachen als ein Single-Haushalt. Auf die Grundsteuer oder die Gebäudeversicherung hat die Anzahl der Personen keine Auswirkung. Rechnest du nach Personen ab, musst du diese in der Nebenkostenabrechnung angeben. Dabei reicht nicht nur die genaue Anzahl der Personen in den einzelnen Wohnungen. Auch die Gesamtpersonenzahl im Haus musst du immer mit aufführen.

Bei der Umlage nach Personen stellt sich die Frage, wer alles zu den Bewohnern einer Wohnung zählt. Zuerst sind das alle im Mietvertrag aufgeführten Personen, also die Mieter:innen, Mietmieter:innen oder Untermieter:innen. Ebenso zählen Kinder oder Säuglinge mit zu den Bewohnern des Hauses, auch wenn sie beim verbrauchsabhängigen Posten weniger ins Gewicht fallen.

Rechtlich umstritten ist, inwieweit auch Gäste oder Besucher des Mieter:innen mit zu den Bewohnern zählen. Ein kurzfristiger Besuch zählt sicher nicht zu den Bewohnern. Ziehen allerdings Freunde oder Lebensgefährt:innen innerhalb des Abrechnungszeitraums ein die Wohnung ein, dann ist das einen Untermietverhältnis gleich zu setzen. Das ist bei der Newbenkostenabrechnung dann beim Umlageschlüssel nach Personen zu berücksichtigen. Das Amtsgericht Frankfurt/Main-Höchst hat in einem Urteil entscheiden, dass die normale Besuchszeit nach drei Monaten überschritten ist (AZ: Hö 3 C 5179/94).

Der:die Vermieter:in ist bei der Umlage nach Personen immer in der Beweispflicht. Genau darin liegt der Nachteil der Abrechnung nach der Anzahl der Bewohner. Du musst als Vermieter ständig ermitteln, wie viele Personen in Deinen Immobilien wohnen. Oft bist du dabei auf die Freiwilligkeit der Mieter angewiesen. Sie müssen dir unverzüglich mitteilen, ob gerade der Freund oder die Freundin mit eingezogen ist. Ebenso, wenn der neue Lebenspartner noch eines seiner Kinder bei sich wohnen lässt.

Umlage nach Wohneinheit

Manchmal kann es vorkommen, dass es sich für jede Wohneinheit anbietet, einen gleichen Anteil umzulegen. Zum Beispiel dann, wenn alle Wohnungen im Haus identisch sind und dort eine gleiche Anzahl von Personen lebt. Die Umlage nach Wohneinheit ist besonders einfach anzuwenden. Du teilst die Kostenposition durch die Anzahl der Wohnungen in Deinem Haus.

Diese Umlage führt allerdings oft zu Ungerechtigkeiten und kann einzelne Mieter unangemessen benachteiligen. Zum Beispiel verbraucht ein Mehrpersonenhaushalt meistens mehr Wasser als eine Single-Haushalt. Eventuell riskierst du, dass sich Mieter dann beschweren und eine Änderung des Umlageschlüssels verlangen.

Umlageschlüssel Miteigentumsanteile

Vermietest du eine Eigentumswohnung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) hast du die Möglichkeit, den Umlageschlüssel Miteigentumsanteile zu verwenden. Der Gesetzgeber hat diesen Umlageschlüssel ab dem 1.1.2020 neu eingeführt. Absicht war es, damit die Umlage der Nebenkosten bei vermieteten Eigentumswohnungen zu vereinfachen. Der Eigentumsanteil ist rechnerisch der Bruchteil am Gemeinschaftseigentum und wird in der Regel als Teile von 1.000 angegeben. Bei sehr großen Objekten können das auch Teile von 10.000 oder mehr sein. Möchtest du diesen Umlageschlüssel verwenden, dann musst du das so im Mietvertrag vereinbaren.

Kombination von Umlageschlüsseln

Bei der Betriebskostenabrechnung kannst du immer auch unterschiedliche Umlageschlüssel miteinander kombinieren. Du kannst zum Beispiel die Gartenpflege oder den Winterdienst nach Wohneinheiten abrechnen, die Müllabfuhr und die Abwassergebühren aber nach Personen. Hier gilt es, die Sache nicht zu kompliziert zu machen. Je einheitlicher und verständlicher die Abrechnung ist, desto weniger Widerspruch fordert sie heraus.

Umlageschlüssel bei Leerstand

Eine leerstehende Wohnung geht immer zu Lasten des Vermieters. Du musst eine unvermietete Wohnung deshalb bei der Betriebskostenberechnung gesondert abrechnen und deren Betriebskosten selber zahlen. Wird die Wohnung nach Quadratmetern abgerechnet, dann kannst du sie wie eine ganz normale Wohnung behandeln.

Rechtlich umstritten ist, wenn du die Wohnung bei Leerstand nach Personen abrechnest. Du kannst nicht einfach null Personen umlegen. Die Gerichte haben entschieden, dass dann eine fiktive Person angenommen werden muss. Dabei kann man nach den vorliegenden Urteilen entweder nur eine Person ansetzen. Andere Gerichte haben auch eine durchschnittliche Belegung zugelassen.

Änderung des Umlageschlüssels

Die Umlageschlüssel musst du im Mietvertrag vereinbaren. Manchmal möchten Vermieter diese ändern, um höhere Kosten zu kompensieren. Ebenso kommt es vor, dass der Mieter glaubt, sich mit einem anderen Verteilerschlüssel besser zu stellen. Da die Umlageschlüssel vertraglich vereinbart sind, ist es nicht ohne weiteres möglich, diese zu ändern. Vertrag ist Vertrag!

Du kannst aber im Mietvertrag die Möglichkeit einräumen, den Umlageschlüssel zu verändern. In Formularverträgen gibt es dazu oft eine entsprechende Formulierung. Ebenso ist eine Änderung möglich, wenn diese im gegenseitigen Einverständnis zwischen Mieter und Vermieter erfolgt. Dann solltest du dir unbedingt eine schriftliche Zustimmung des Mieters einholen.

Außerdem kannst du den Umlageschlüssel neu festlegen, wenn nachgewiesen wird, dass dieser „grob unwillig“ geworden ist. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel durch den bestehenden Umlageschlüssel andere Mieter stark benachteiligt werden. Oft ist eine solche Änderung des Umlageschlüssels nur mit anwaltlicher Hilfe möglich.