Umlageschlüssel Betriebskosten: Teure Fehler vermeiden!

Mit dem Umlageschlüssel gibst Du als Vermieter vor, wie Du die Kosten auf die verschiedenen Mietparteien im Haus verteilst. Ungenauigkeiten beim Verteilerschlüssel gehören bei der Betriebskostenabrechnung zu den häufigsten Fehlern. Du solltest deshalb bei der Festlegung der Umlageschlüssel sehr viel Sorgfalt walten lassen.

Die Umlageschlüssel sind bei der jährlichen Abrechnung der Betriebskosten eine der wichtigsten Größen. Du legst damit fest, wie hoch der Anteil der verschiedenen Mietparteien im Haus an den Nebenkosten ist. Du solltest darauf achten, dass Du die Umlageschlüssel im Mietvertrag präzise definierst.

Leider gehören falsche oder fehlende Umlageschlüssel zu den häufigsten Fehlern bei der Betriebskostenabrechnung. Die Mieter können dann die Nebenkostenabrechnung anfechten und sich gegebenenfalls Geld zurückholen.

Es gibt eine Ausnahme, bei dem Du ohne Umlageschlüssel auskommst. Hast Du noch keine Erfahrungswerte zu den anfallenden Nebenkosten, zum Beispiel bei einer Neubauwohnung, kannst Du unter Umständen in der ersten Abrechnungsperiode die Umlageschlüssel nach „billigem Ermessen“ vereinbaren. Mit der ersten Abrechnung bist Du aber gesetzlich verpflichtet, Dich für konkrete Umlageschlüssel zu entscheiden.

Du kannst zwischen vier verschiedenen Umlageschlüsseln wählen, nach denen Du die Betriebskosten abrechnest:

• • • Verbrauch
    • Wohnfläche
    • Personenanzahl
    • Wohneinheit

Umlageschlüssel nach Verbrauch

Nach Verbrauch kannst Du die Heiz- sowie die Warmwasserkosten umlegen. Du erhältst die genauen Anteile und Beträge mit der Jahresabrechnung Deines Messdienstleisters. Bei den Heizkosten musst Du laut der Heizkostenverordnung 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abrechnen (§ 7 HeizkostenV). Vor allem bei älteren, schlecht gedämmten Wohnungen bietet es sich an, den Verbrauchsanteil hoch auf 70 Prozent zu setzen.

Auch das Kaltwasser rechnest Du verbrauchsabhängig ab. Voraussetzung dafür ist, in Deinen Wohnungen sind Wasserzähler vorhanden. Für Neubau ist der Einbau von Wasserzählern Pflicht. In Häusern ohne Wasserzähler gibt es derzeit noch Bestandsschutz. Sind keine Wasserzähler vorhanden, musst Du Dich bei der Abrechnung des Wassersverbrauchs für einen der Umlageschlüssel entscheiden.

Umlageschlüssel nach Wohnungsgröße (Quadratmeter)

Ist im Mietvertrag nicht anderes vereinbart, dann legst Du nach § 556a Abs. 1 S. 1 BGB alle vom Verbrauch unabhängigen Betriebskosten nach der Wohnfläche auf den Mieter um. Die Umlage nach Quadratmeter ist deshalb die häufigste Variante bei den Betriebskosten. Der Vorteil für Dich als Vermieter ist, dass Du Dich damit im gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen bewegst. Außerdem ist die Abrechnung nach Quadratmetern unkompliziert.

Voraussetzung für die Abrechnung nach Quadratmetern ist die tatsächliche Wohnungsgröße. Ist im Mietvertrag eine davon abweichende Quadratmeterzahl angeben, dann ist diese nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs nicht relevant. Für die Betriebskosten gilt nur die tatsächliche Wohnungsgröße (Urteil vom 30.05.2018, Az.: VIII ZR 220/17).

Die tatsächliche Wohnungsgröße entnimmst Du der Wohnflächenberechnung für Deine Wohnungen. Ab einer Raumhöhe von zwei Metern darfst Du die volle Quadratmeter-Anzahl anrechnen. Beträgt die Raumhöhe nur noch zwischen ein und zwei Metern Raumhöhe – zum Beispiel bei Dachschrägen – zählt dies zu 50 Prozent. Alles darunter gehört nicht mehr zur Wohnfläche.

Bei Balkonen und Terrassen zählen nur 25 Prozent als Wohnfläche. Weist die Außenfläche eine Besonderheit auf – zum Beispiel eine außergewöhnliche Lage oder ist sie eine direkte Erweiterung des Wohnraums – kann sich der Anteil bis auf 50 Prozent erhöhen. Bei Wintergärten wird der volle Wohnflächenumfang angerechnet, wenn dort eine Heizung vorhanden ist.

Hast Du einen Fehler bei der Angabe der Wohnfläche gemacht, führt dies nicht zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung. Es handelt sich um einen inhaltlichen Fehler. Der Mieter kann Dich auffordern, das zu korrigieren und mit den korrekt ermitteln Quadratmeterzahlen die Betriebskostenabrechnung neu zu berechnen.

Umlage nach Personen

Die Umlage der Betriebskosten nach Personen kann dann Sinn machen, wenn andere Schlüssel zu Ungerechtigkeiten führen. Zum Beispiel bei der Müllentsorgung könnte eine Familie mit fünf Personen einen höheren Verbrauch verursachen als ein Single-Haushalt. Auf die Grundsteuer oder die Gebäudeversicherung hat die Anzahl der Personen keine Auswirkung. Rechnest Du nach Personen ab, musst Du diese in der Nebenkostenabrechnung angeben. Dabei reicht nicht nur die genaue Anzahl der Personen in den einzelnen Wohnungen. Auch die Gesamtpersonenzahl im Haus musst Du immer mit aufführen.

Bei der Umlage nach Personen stellt sich die Frage, wer alles zu den Bewohnern einer Wohnung zählt. Zuerst sind das alle im Mietvertrag aufgeführten Personen, also die Mieter, Mietmieter oder Untermieter. Ebenso zählen Kinder oder Säuglinge mit zu den Bewohnern des Hauses, auch wenn sie beim verbrauchsabhängigen Posten weniger ins Gewicht fallen.

Rechtlich umstritten ist, inwieweit auch Gäste oder Besucher des Mieters mit zu den Bewohnern zählen. Ein kurzfristiger Besuch zählt sicher nicht zu den Bewohnern. Ziehen allerdings Freunde oder Lebensgefährten innerhalb des Abrechnungszeitraums ein die Wohnung ein, dann ist das einen Untermietverhältnis gleich zu setzen. Das ist bei der Betriebskostenabrechnung dann beim Umlageschlüssel nach Personen zu berücksichtigen. Das Amtsgericht Frankfurt/Main-Höchst hat in einem Urteil entscheiden, dass die normale Besuchszeit nach drei Monaten überschritten ist (AZ: Hö 3 C 5179/94).

Der Vermieter ist bei der Umlage auch Personen immer in der Beweispflicht. Genau darin liegt der Nachteil der Abrechnung nach der Anzahl der Bewohner. Du musst als Vermieter ständig ermitteln, wie viele Personen in Deinen Immobilien wohnen. Oft bist Du dabei auf die Freiwilligkeit der Mieter angewiesen. Sie müssen Dir unverzüglich mitteilen, ob gerade der Freund oder die Freundin mit eingezogen ist. Ebenso, wenn der neue Lebenspartner noch eines seiner Kinder bei sich wohnen lässt.

Umlageschlüssel nach Wohneinheit

Manchmal kann es vorkommen, dass es sich für jede Wohneinheit anbietet, einen gleichen Anteil umzulegen. Zum Beispiel dann, wenn alle Wohnungen im Haus identisch sind und dort eine gleiche Anzahl von Personen lebt. Die Umlage nach Wohneinheit ist besonders einfach anzuwenden. Du teilst die Kostenposition durch die Anzahl der Wohnungen in Deinem Haus.

Diese Umlage führt allerdings oft zu Ungerechtigkeiten und kann einzelne Mieter unangemessen benachteiligen. Zum Beispiel verbraucht ein Mehrpersonenhaushalt meistens mehr Wasser als eine Single-Haushalt. Eventuell riskierst Du, dass sich Mieter dann beschweren und eine Änderung des Umlageschlüssels verlangen.

Achtung

Rechnest Du nach Wohneinheiten ab, dann musst Du die Gesamtzahl der Wohnungen im Haus in der Betriebskostenabrechnung angeben. Ansonsten ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft.

Kombination von Umlageschlüsseln

Bei der Betriebskostenabrechnung kannst Du immer auch unterschiedliche Umlageschlüssel miteinander kombinieren. Du kannst zum Beispiel die Gartenpflege oder den Winterdienst nach Wohneinheiten abrechnen, die Müllabfuhr und die Abwassergebühren aber nach Personen. Hier gilt es, die Sache nicht zu kompliziert zu machen. Je einheitlicher und verständlicher die Abrechnung ist, desto weniger Widerspruch fordert sie heraus.

Umlageschlüssel bei Leerstand

Eine leerstehende Wohnung geht immer zu Lasten des Vermieters. Du musst eine unvermietete Wohnung deshalb bei der Betriebskostenberechnung gesondert abrechnen und deren Betriebskosten selber zahlen. Wird die Wohnung nach Quadratmetern abgerechnet, dann kannst Du sie wie eine ganz normale Wohnung behandeln.

Rechtlich umstritten ist, wenn Du die Wohnung bei Leerstand nach Personen abrechnest. Du kannst nicht einfach null Personen umlegen. Die Gerichte haben entschieden, dass dann eine fiktive Person angenommen werden muss. Dabei kann man nach den vorliegenden Urteilen entweder nur eine Person ansetzen. Andere Gerichte haben auch eine durchschnittliche Belegung zugelassen.

Änderung des Umlageschlüssels

Die Umlageschlüssel musst Du im Mietvertrag vereinbaren. Manchmal möchten Vermieter diese ändern, um höhere Kosten zu kompensieren. Ebenso kommt es vor, dass der Mieter glaubt, sich mit einem anderen Verteilerschlüssel besser zu stellen. Da die Umlageschlüssel vertraglich vereinbart sind, ist es nicht ohne weiteres möglich, diese zu ändern. Vertrag ist Vertrag!

Du kannst aber im Mietvertrag die Möglichkeit einräumen, den Umlageschlüssel zu verändern. In Formularverträgen gibt es dazu oft eine entsprechende Formulierung. Ebenso ist eine Änderung möglich, wenn diese im gegenseitigen Einverständnis zwischen Mieter und Vermieter erfolgt. Dann solltest Du Dir unbedingt eine schriftliche Zustimmung des Mieters einholen.

Außerdem kannst Du den Umlageschlüssel neu festlegen, wenn nachgewiesen wird, dass dieser „grob unwillig“ geworden ist. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel durch den bestehenden Umlageschlüssel andere Mieter stark benachteiligt werden. Oft ist eine solche Änderung des Umlageschlüssels nur mit anwaltlicher Hilfe möglich.