Mit der Heizkostenabrechnung werden die sogenannten “warmen Nebenkosten” abgerechnet – also Kosten für Heizung und Warmwasser. Du kannst die Abrechnung einzeln erstellen oder Deinem Mieter als Teil der jährlichen Betriebskostenabrechnung zustellen. Besonders, wenn eine Nachzahlung seitens des Mieters entsteht, schauen manche Mieter ganz genau hin. Was Du tun kannst, um Widersprüche gegen die Heizkostenabrechnung abzuwenden, liest Du hier.
Heizkostenverordnung regelt die Heizkostenabrechnung
Achtung
In seltenen Fällen darfst Du im Mietvertrag auch eine verbrauchsabhängige Abrechnung von 100 Prozent vereinbaren.
Wie so vieles in Deutschland, ist auch die Heizkostenabrechnung an Anforderungen geknüpft, die gesetzlich geregelt sind. Wie die Heizkostenabrechnung inklusive Anforderungen auszusehen hat, kann man in der Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (Heizkostenverordnmung – kurz: HeizkostenV) nachlesen. Diese Verordnung gilt für alle Gebäude, die mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasseranlage ausgestattet sind.
In dieser Verordnung ist unter anderem Folgendes geregelt:
- Die Kosten werden nach dem Verbrauch abgerechnet. Ein Mieter, der mehr verbraucht, muss auch mehr zahlen. Dieser Anteil muss mindestens 50 Prozent sein, darf aber auch nicht mehr als 70 Prozent betragen.
- Die restlichen Kosten für Wartungen, Lieferungen oder sonstige relevante Aufwendungen müssen nach einem festen Maßstab verteilt werden. In der Regel kannst Du Dich hier an der Größe der Wohnfläche orientieren.
Wann muss die Heizkostenabrechnung erfolgen?
Für die Abrechnung hast Du maximal zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes Zeit. Wenn der Abrechnungszeitraum also zum Beispiel am 31. Dezember endet, hast Du bis zum 31. Dezember im nächsten Jahr Zeit. Allerdings bist Du hier auch abhängig von Deinem Messdienstleister. Denn erst, wenn Du die Daten von ihm bekommen hast, kannst Du auch mit Deinen Mietern abrechnen.
Bei einem Mieterwechsel musst Du eine Zwischenablesung vornehmen, um die verbrauchsabhängige Abrechnung zu gewährleisten. Dennoch gilt als Abrechnungsperiode der gleiche Zeitraum von einem Jahr. Jeder Mieter wird dann anteilig abgerechnet.
Wann können Mieter Einspruch gegen die Heizkostenabrechnung einlegen?
Achtung
Auch bei einem Einspruch gegen die Heizkostenabrechnung ist Dein Mieter dennoch zum Begleichen der Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen verpflichtet. Kommt er Deiner Forderung nicht nach, darfst Du ihn abmahnen.
Nach Erhalt der Heizkostenabrechnung hat Dein Mieter zwölf Monate Zeit, diese zu prüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen. Erhältst Du einen Einspruch, solltest Du zuerst feststellen, wo der Fehler liegt. Liegen formelle Fehler vor, ist die Abrechnung ungültig.
Liegen Fehler in den Ablesedaten vor, solltest Du den Einspruch direkt an Deinen Messdienstleister weiterleiten. Hast Du jedoch den Anteil von verbrauchsabhängigen und nicht verbrauchsabhängigen Kosten falsch berechnet, musst Du Deine Heizkostenabrechnung korrigieren. Höhere Nachzahlungen muss Dein Mieter allerdings nicht bezahlen. Kommt ein geringerer Betrag oder gar eine Rückzahlung heraus, darf Dein Mieter die Rückzahlung beziehungsweise den Ausgleich der bereits gezahlten Beträge verlangen.
Wie kannst Du einen Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung verhindern?
Der beste Schutz gegen Einsprüche ist eine formell und inhaltlich korrekte Betriebs- und Heizkostenabrechnung. Du solltest also die Heizkostenverordnung genau kennen und Dich an sie halten.
Verteilung von Grundkosten und Verbrauchskosten
Die Heizkostenverordnung sieht eine Verteilung der Kosten von mindestens 50/50 bis maximal 70/30 vor. Du kannst die Verteilung aber nicht immer frei wählen.
Wenn das Gebäude
- das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung vom 16.08.1994 wird nicht erfüllt,
- das Objekt mit einer Öl- oder Gasheizung versorgt wird und
- die freiliegenden Strangleitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind
ist die Verteilung von 70 Prozent Verbrauchskosten und 30 Prozent Grundkosten zwingend.
Fernablesbare Zähler
Die meisten Einsprüche trudeln dann ein, wenn der Verbrauch nicht richtig abgelesen werden konnte und deshalb geschätzt wurde. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Röhrchen an den Heizkörpern fehlen oder Dein Mieter zum Ablesetermin nicht anwesend wahr.
Um diesem Risiko zu entgehen, solltest Du fernablesbare Zähler installieren. Diese sind gemäß Verordnung seit November 2021 Pflicht. Der Austausch muss jedoch erst bis Ende Dezember 2026 erfolgt sein. Solltest Du noch keine fernablesbaren Geräte haben, solltest Du das so schnell wie möglich nachholen. Damit entfällt nicht nur der Ablesetermin, sie erfassen auch den Verbrauch genauer als die alten Verdunstungsröhrchen. Kommt es zu einer Störung, kann der Messdienstleister das frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Muss der Verbrauch dennoch geschätzt werden, musst Du die Regeln zur Schätzung beachten. Du darfst nicht einfach eine beliebige Zahl nennen oder lediglich die ortsüblichen Durchschnittskosten berechnen. Zur Schätzung darfst Du
- den Verbrauch in früheren Abrechnungszeiträumen,
- den Durchschnittsverbrauch des Mietobjekts oder
- den Verbrauch von Nachbarn in vergleichbaren Räumen
als Grundlage nehmen.
Informationspflicht für Vermieter
Vermieter sind verpflichtet, ihren Mietern folgende Informationen zukommen zu lassen:
- Monatlicher Verbrauch,
- Verbrauch im Vergleich zum vorherigen Monat
- Verbrauch im Vergleich zum gleichen Monat im Vorjahr
Darüber hinaus musst Du ihm Angaben zum Brennstoffmix, sowie zu den Abgaben und Steuern zur Verfügung stellen. Die Übermittlung kann per Mail, App, Brief oder über das Webportal erfolgen.
Die Informationspflicht tritt in Kraft, sobald Du fernablesbare Zähler installiert hast. Kommst Du der Pflicht nicht nach, hat Dein Mieter das Recht, Forderung aus der Heizkostenabrechnung um drei Prozent zu kürzen. Gleiches gilt, wenn Du die Wohnung nach 2026 noch immer nicht mit fernablesbaren Zählern ausgestattet hast.
Füllstände bei Ölheizungen als Teil der Heizkostenabrechnung
Verfügt Dein Objekt über eine Ölheizung, musst Du in der Heizkostenabrechnung die Füllstände zu Beginn und zum Ende der Abrechnungsperiode angeben. Auch hier könnte ein Grund für Einsprüche entstehen, wenn Du die Füllstände entweder gar nicht oder falsch angibst. Sollte beim Nachtanken ein höherer Preis gefordert worden sein, bist Du außerdem verpflichtet, zunächst zum alten Preis abzurechnen, bis das Öl verbraucht ist.
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