Hausverwaltung: Zeit oder Kosten sparen – oder beides?

Viele Vermieter stehen bei der Verwaltung ihrer Immobilien und Mieter vor einem Dilemma: Entweder Zeit in die eigenständige Verwaltung investieren oder die hohen Kosten für eine externe Hausverwaltung in Kauf nehmen. Die clevere Immobilienverwaltungssoftware Vermietet.de ist für beides eine Lösung.

Eine gesetzliche Regelung für die Aufgaben gibt es nicht. Eine Hausverwaltung übernimmt alle bzw. alle vereinbarten Aufgaben rund um die Vermietung und Verwaltung von Immobilien. Jene Aufgaben, die sonst der Vermieter selber übernimmt bzw. teilweise an einen Makler auslagert, wie etwa die Neuvermietung von Wohnungen. Die Hausverwaltung gilt damit als Erfüllungsgehilfe des Vermieters, was unter anderem bei der Nebenkostenabrechnung eine Rolle spielen kann. Denn die Anforderungen an die Fristwahrung und formalen Angaben ändern sich nicht, nur weil die Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung erstellt.

Folgende Aufgaben sind möglich:

  • Kontrolle der Mieteinnahmen
  • Forderungsmanagement
  • Ausarbeitung von Mietverträgen
  • Neuvermietung und Wohnungsübergabe
  • Mieterhöhungen (Anpassung an Mietspiegel, Staffelmiete)
  • Nebenkostenabrechnung
  • Buchhaltung
  • Bezahlung von Rechnungen und Gebühren
  • Kontrolle des Gebäudes und der Anlagen
  • Beauftragung von Dienstleistern
  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen

Besonderheit der WEG-Hausverwaltung

Neben der „einfachen“ Hausverwaltungsfirma gibt es die Wohnungseigentümergemeinschafts-Verwaltung, auch WEG-Verwaltung genannt. Für sie gibt es sehr wohl gesetzlich definierte Aufgaben und Pflichten – im Wohnungseigentumsgesetz. Für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums wird in der Regel ein Hausverwalter bestimmt – entweder ist dies ein Miteigentümer oder eine dritte Person meist von einer Hausverwaltungsfirma. Somit kann der Haus- und Grundstücksverwalter eine natürliche oder juristischen Person sein. Lediglich eine Personengesellschaft mit zwei Rechtsträgern kann nicht als Verwalter bestellt werden.

  • Wohnungseigentümerversammlung beschließt über Bestellung des Verwalters
  • Eigentümergemeinschaft und Verwalter schließen einen Hausverwaltervertrag
  • Der Vertrag / die Bestellung ist auf maximal fünf Jahre begrenzt
  • Hat der Verwalter Vermögens- oder Vertrauensschäden zu verschulden, haftet er gegenüber der Eigentümergemeinschaft
  • Bei vertragswidrigem Verhalten kann der Verwalter abbestellt werden, ebenfalls durch eine Versammlung der Eigentümer
Glühbirne

Hinweis: Grundsätzlich übernimmt der WEG-Verwalter die Hausverwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, nicht aber die Mietverwaltung. Bei Mischverwaltungen kann die Aufgabe jedoch zusätzlich vereinbart werden, allerdings ist sie strikt von der WEG-Verwaltung zu trennen.

Neben den individuell vereinbarten Aufgaben gibt es klare rechtliche Vorgaben, was der WEG-Verwalter tun muss. Diese sind in § 27 Wohnungseigentumsgesetz wie folgt definiert:

  • Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer, Wahrung der Hausordnung
  • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, ggf. Durchführung / Beauftragung erforderlicher Maßnahmen
  • Anforderungen von Lasten- und Kostenbeiträgen, Tilgungsbeiträgen und Darlehenszinsen
  • Entgegennahme aller Zahlungen und Leistungen, die mit der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zusammenhängen
  • Verwaltung der Einnahmen
  • Inkenntnissetzung der Eigentümer über eingehende Rechtsstreitigkeiten

Weiterhin ist der Verwalter berechtigt die Wohnungseigentümer in verschiedenen Situationen zu vertreten – etwa um Ansprüche gerichtlich und außergerichtlich geltend zu machen oder sonstige Rechtshandlungen durchzuführen, sofern er hierzu berechtigt ist.

Hausverwaltung

Vorteile und Nachteile einer Hausverwaltung

Wer eine Wohnung vermieten und von einer Hausverwaltung managen lassen möchte, sollte sich Zeit nehmen, um den richtigen Dienstleister zu finden. Denn Vertrauen spielt ein wichtige Rolle, schließlich verwaltet die Firma nicht nur Gelder, sondern verhindern im Idealfall Rechtsstreitigkeiten und Wertverlust der Kapitalanlage. Die verschiedenen Vor- und Nachteile sollte man dabei im Blick haben:

  • Zeitersparnis versus Kosten: Einen Hausverwalter gibt es nicht kostenlos und insbesondere private Eigentümer mit wenigen Mieteinheiten zahlen einen hohen Preis für die externe Verwaltung. Die Kosten können nicht auf den Mieter umgelegt werden. Auf der anderen Seite übernimmt der Dienstleister alle Aufgaben, sodass man sich selber um sein Privat- und Berufsleben kümmern kann. Und hinsichtlich der Instandhaltung, Wartung, Kontrolle, Mietersuche, Neuvermietung, Abrechnung und anderen Aufgaben kommt ein hoher Arbeitsaufwand zusammen.
  • Rechtliches: Während sich die Hausverwaltung darum kümmert, dass etwa bei Mahnschreiben oder Abrechnungen rechtliche Anforderungen eingehalten werden, ist der Vermieter von gesetzlichen Verpflichtungen nicht ganz frei – nur weil er einen Dienstleister beauftragt hat. So muss er dafür Sorge tragen, dass die Hausverwaltung diese einhält. Sicherlich kann er bei erheblichen Verstößen Schadensersatzansprüche geltend machen, aber muss auch die Kontrolle über die Verwaltungsaufgaben abgeben und dann ggf. mit negativen Konsequenzen rechnen.
  • Fristwahrung: Als Vermieter muss man verschiedene Fristen und Regelungen kennen, um Ärger mit dem Mieter oder gar Behörden zu vermeiden. Eine Hausverwaltung hat diese im Blick und sorgt für eine rechtzeitige Abstimmung mit dem Eigentümer – etwa für die Durchführung von baulichen Maßnahmen. Hierbei verfügen sie meist über ein umfangreiches Netzwerk an Dienstleistern oder können verschiedene Angebote für Sanierungs- oder Modernisierungsarbeiten einholen.

Für wen lohnt sich eine Hausverwaltung?

Einige Hausverwaltungen bieten ihre Leistungen erst ab einer gewissen Anzahl an Mieteinheiten an. So kann es für Vermieter mit ein, zwei oder drei Mieteinheiten recht schwierig werden, einen Dienstleister zu finden. Zudem sind die Kosten pro Mieteinheit bei wenigen Mieteinheiten höher als bei mehreren. So zahlt man bis etwa zehn Mieteinheiten durchschnittlich 29,34 Euro / Monat. Bei der WEG-Verwaltung liegen die Kosten bei 24,32 Euro pro Mieteinheit und Monat. Sonderleistungen nicht inbegriffen.

Grundsätzlich lohnt sich daher die Beauftragung einer Hausverwaltung, wenn man mehrere Mieteinheiten verwalten lassen möchte. Natürlich kommen auch persönliche Faktoren dazu: Besteht ausreichend Zeit für die zahlreichen Verwaltungsaufgaben? Hat man die Muße sich um Mieterbelange zu kümmern? Verfügt man über verschiedene Kenntnisse aus Mietrecht, Abrechnung, etc.?

Welche Alternativen gibt es für Vermieter zur Hausverwaltung?

Vermieter können die eigenständige Hausverwaltung bequem mit Vermietet.de realisieren. Die Immobilienverwaltung mit der Software ist unkompliziert, flexibel und transparent.
In unserem kurzen Video erfährst Du, wie sich damit viele Prozesse erleichtern lassen und die Verwaltung zum Kinderspiel wird.

Nicht alle Funktionen unserer Software für Hausverwalter sind kostenlos. Jedoch zahlst Du nur für das, was Du auch wirklich brauchst. Zu den grundlegenden Funktionen von Vermietet.de zählt die Verwaltung von Mietobjekten, Mietern sowie Einnahmen und Ausgaben inklusive der Nebenkostenabrechnung. Nutzer der Software hinterlegen die erforderlichen Daten über Mieteinheiten und Mieter, tragen Einnahmen und Ausgaben ein und können mit wenigen Klicks rechtskonforme Abrechnungen erstellen. Mit der Software erhältst Du nicht nur einen Überblick über Deinen Cash-Flow, Leerstand oder die Rendite. Du wirst gleichfalls über Mieteingänge informiert und kannst Zahlungsrückstände rechtzeitig mahnen. So gelingt die Hausverwaltung privat und ohne viel Aufwand. Das spart wertvolle Zeit.

So funktioniert der Mieteingangscheck:

immobilienbewertung-schritt1

1. Einfach anmelden auf Vermietet.de

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2. Mietverhältnis & Objektdaten anlegen

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3. Bankkonto sicher verknüpfen

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4. Automatische Mieteingangskontrolle

Weitere Funktionen von Vermietet.de

Die Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter meist ein großes Gräuel, da sie komplex und zeitintensiv ist. Man muss nicht nur alle Betriebskosten zusammentragen, sondern auch den Mieteranteil korrekt berechnen und alle formalen Anforderungen erfüllen. Abhilfe schafft Vermietet.de mit der Funktion „Buchhaltung“. Hier kannst Du Dich auf Vermietet.de anmelden.

Hier können Vermieter alle Einnahmen und Ausgaben eintragen und bekommen sie übersichtlich dargestellt. Da für die Nutzung der Software lediglich ein Computer oder Smartphone mit Internetverbindung notwendig ist, können die Posten direkt von unterwegs eingetragen werden. Somit hat man bereits alle wichtigen Betriebskosten übersichtlich zusammen, wenn die jährliche Abrechnung ansteht. Vermieter müssen nur das entsprechende Objekt auswählen und die Umlageschlüssel für die Mieter eintragen. Das System erstellt am Ende eine Nebenkostenabrechnung mit allen rechtlichen Anforderungen – so wie es auch die Hausverwaltung macht.

Sucht man einen Nebenkostenrechner für die Miete, erhält man ebenfalls von Vermietet.de Unterstützung: Es werden Mietspiegel für verschiedene Städte bereitgestellt, damit Eigentümer die Nebenkosten möglichst präzise berechnen können. Dadurch entsteht bei der jährlichen Abrechnung keine allzu große Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und Vorauszahlungen der Mieter.

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