Die Nebenkostenabrechnung steht an, der Kaminkehrer muss terminiert werden, die Heizanlage muss gewartet werden und im Treppenhaus ist eine Lampe ausgefallen. Du kannst Dich in Deinem Mietobjekt natürlich selbst um alle Belange kümmern, musst Du aber nicht. Setze zu Deiner Entlastung einen Hausverwalter ein.
Der Hausverwalter hat den Überblick
Es spielt keine Rolle, ob Du eine einzelne Wohnung, ein Haus oder ein Mehrparteienhaus vermietest. Immer fallen irgendwelche Aufgaben an, um die Du Dich kümmern musst. Deine Mieter rufen Dich bei Mängeln an oder schreiben bei Fragen Mails. Dann musst Du schnell reagieren – im Zweifel mühsam nach Handwerkern suchen. Ein Hausverwalter hat seine Objekte im Blick und hat auch die nötige Erfahrung und Kontakte, um schnell Abhilfe bei Problem zu schaffen. Vielleicht bist Du neu im Bereich der Vermietung. Hast Du auch wirklich an alles gedacht, bist Du für jede Eventualität abgesichert? Hier kann man es sehen, wie mit der Steuererklärung: Die kann man selbst machen – muss man aber nicht. Schau Dir doch mal den folgenden Auszug an Aufgaben einer Wohnungsverwaltung an. War Dir das alles in dem Umfang bewusst? Schnell hast Du Dir neben Deinen Hauptberuf noch einen zweiten Vollzeitjob aufgehalst.
- Kontrolle und Verwaltung der Mieteingänge
- Verarbeitung von Index- oder Staffelmieterhöhungen
- Verantwortung über Miet- und andere Verträge
- Forderungsmanagement
- Abrechnung dem Eigentümer gegenüber
- Erstellung Nebenkostenabrechnung
- Begleichung anfallender Rechnungen
- Organisation von Abschlagszahlungen und Gebühren (z.B. Strom, Wasser, Entsorgung)
- Erstellung von Rechenschaftsberichten gegenüber der Eigentümer
- Funktionskontrolle von z.B. Sprechanlagen, Heizung, Aufzug, Beleuchtung
- Kontrolle von Dienstleistern, z.B. bei der Reinigung
- Verantwortung von Instandhaltungsmaßnahmen
- Modernisierungen
- Wohnungsübergaben
- Sichere Kenntnis von aktueller Rechtsprechung und Gesetzeslage
- Weiterbildung
- Kommunikation mit Ämtern
- Vertretung des Eigentümers gegenüber Dritten
Die Kosten für einen Hausverwalter sind ganz unterschiedlich und richten sich nach Anzahl der Objekte, Lage und vieles mehr. Die Kosten kannst Du aber steuerlich geltend machen.
WEG-Verwaltung
Vielleicht ist es Dir auch schon aufgefallen oder passiert, dass der Begriff Hausverwaltung als allumfassender Begriff benutzt wird. Dann fallen Sätze wie „Ich kläre das mit der Hausverwaltung“ oder „Das weiß der Hausverwalter“. Dabei muss man aber immer darauf achten, um welche Belange es gerade geht. Denn in Mehrparteienhäusern können zwei Arten von Verwaltern auftreten. Vielleicht auch in Personalunion, aber die Aufgaben sind klar getrennt. Müssen sie auch sein.
Mit der WEG-Verwaltung kommst Du in jedem Falle bei der Eigentümerversammlung eines Mehrparteienhauses in Kontakt. Eine seiner Aufgaben ist nämlich die Einberufung der Versammlung mit all seinen Formalien. Wer der Verwalter ist, bestimmen ganz allein die Eigentümer. Die Mieter haben kein Mietbestimmungsrecht. Ob die Person nun einer aus Euren Reihen ist oder eine externe Firma, ist zunächst einmal zweitrangig. Was aber klar definiert sein muss, was das Gemeinschaftseigentum ist, und was das Sondereigentum. Denn der WEG-Verwaltung ist nur für die gemeinschaftlichen Belange zuständig. Also über die Abrechnung von Versicherungen, Heizungswartung, Reparaturen an Sprechanlagen oder dergleichen.
Weitere Aufgaben:
- Organisation von Energielieferanten, Handwerkern, Reinigungskräften, Telefon- und Fernsehanschlüssen etc.
- Erstellung und Kontrolle über Einhaltung der Hausordnung
- Umsetzung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer
- Vermögens- und Rücklagenverwaltung
- Jahresabrechnung
- Erhaltung des Objektes
- Organisation von entsprechenden Versicherungen
Sobald mehrere Parteien aufeinandertreffen, empfiehlt sich eine WEG-Verwaltung. Diese kann auch mal als Mediator auftreten, wenn die verschiedenen Interessen aufeinanderprallen. Sie hat auch die Erfahrung aus anderen Objekten und weiß auf Problem und Herausforderungen entsprechend zu reagieren. Außerdem hat sie das Fachwissen über Gesetzesänderungen und kann entsprechen rechtzeitig reagieren.
Was muss ein Hausverwalter vorweisen?
Im Prinzip darf sich jeder Hausverwalter nennen. Eine klassische Berufsausbildung gibt es nicht. Der Bereich wird aber in der Ausbildung zum Immobilienkaufmann oder zur Immobilienkauffrau gestreift. Außerdem bietet die IHK entsprechende Fortbildungskurse an. Vor allem wenn große Objekte mit mehreren Eigentümern verwaltet werden müssen, bietet sich eine Immobilienverwaltung mit sprechender Zertifizierung an. Schaue Dir in alle Ruhe an, welche Dienstleistung die Firma anbietet und vergleiche, damit Du Dein Mietobjekt in guten Händen weißt.
Stelle Dir für die Entscheidung folgende Fragen:
- Ist der Hausverwalter gut für mich erreichbar? Kann ich ihn anrufen, reagiert er schnell auf E-Mails?
- Plant er selbstständige Kontrollgänge am Objekt ein?
- Hat er alle anfallenden Aufgaben rund um das Mietobjekt im Blick?
- Kann er mir auf meine Fragen fundiert antworten? Bzw. macht er sich zeitnah schlau?
- Arbeitet die Verwaltung hauptberuflich? Oder nebenbei?
- Hat die Firma oder die Person einen kaufmännischen Hintergrund? Der Umgang mit Zahlen ist das A und O.
- Wie lange ist die Immobilienverwaltung schon tätig? Hat sie Erfahrung? (Lange Marktzugehörigkeit zeugt von Qualität.)
- Ist die Firma ortsnah?
- Kann jemand schnell vor Ort sein?
- Hat der Hausverwalter feste Kontakte zu Handwerkern aller Art?
- Wird eine langfristige Zusammenarbeit angeboten? (So wächst die Verwaltung mit den Aufgaben und es gibt nicht ständig Einarbeitungszeiten.)
- Hat der Anbieter branchenspezifische Versicherungen abgeschlossen? Und ist er vielleicht sogar in einem Verband organisiert?
Software für jede Art von Verwaltung
Die Verwaltung macht viel Arbeit. Deswegen kann sich jeder Verwalter seine Tätigkeit ein wenig erleichtern, wenn er die passende Software dazu zur Verfügung hat. Es können Abrechnungen jeglicher Art erstellt werden. Von Heizkostenabrechnung, über die Abrechnung haushaltsnaher Dienstleistungen oder das Erfassen und Zählerständen kannst Du alles machen. Wenn nötig, kannst Du in einem Rutsch auch Mahnschreiben verfassen. Außerdem hast Du auch eine Übersicht über Vermögen und Rücklagen, die das verwaltete Objekt betreffen.
Alles für die digitale Hausverwaltung findest Du auf der kostenlosen Plattform von Vermietet.de. Da kannst Du Dir nach einer Registrierung Deine Objekte anlegen, Dokumente zuordnen und auch Bilder hochladen. Auch für Verträge findest Du Musterformular, um Dir den Einstieg ins Vermieterdasein zu erleichtern.
Die einfachste und sicherste Lösung für die Verwaltung deiner Immobilie
- Effiziente Objektverwaltung
- Automatischer Mieteingangscheck
- Kostenlose Wertermittlung
Zu guter Letzt
Ein Hausverwalter erleichtert Dir das Dasein als Vermieter, auch wenn Du zusätzliche Kosten hast. Man kann im Leben einfach nicht alles selbst machen. Schaue Dich auf Vermietet.de um, um weitere interessante und hilfreiche Themen für Dich als Vermieter zu finden.
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