Wohnungsübergabeprotokoll: Abnahme, Unterschrift & Rechtsfolge

So simpel und doch so bedeutend: Auf das Wohnungsübergabeprotokoll sollten Vermieter nicht verzichten. Wie Sie sich eine professionelle Vorlage für das Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen und was Sie hierbei beachten sollten, fasst dieser Artikel zusammen.

Das Mietrecht schreibt weder dem Vermieter noch dem Mieter vor, dass ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt werden muss. Ebenso ist die Unterschrift darunter keine Pflicht. Die schriftliche Dokumentation über den Zustand der Wohnung – bei Ein- oder Auszug – ist also absolut freiwillig.

Die Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls hat sich in der Mietpraxis jedoch eingebürgert – und das aus gutem Grund: Es schafft Klarheit und bescheinigt, dass der Mieter eine mängelfreie Wohnung bezogen oder verlassen hat bzw. welche Mängel vorhanden sind. Ein Wohnungsübergabeprotokoll hat vor Gericht zudem eine Art Beweiskraft. Dafür sollte es im besten Fall ausführlich und von beiden Vertragsparteien unterzeichnet sein.

Was sollte im Wohnungsübergabeprotokoll stehen?

Sie können es sich einfach machen und ein Musterprotokoll im Internet herunterladen. Ist das Wohnungsübergabeprotokoll als Word-Datei verfügbar, können Sie eigene Punkte oder ein Logo hinzufügen. Speichern Sie sich die Vorlage des Wohnungsübergabeprotokolls als PDF und schon haben Sie für alle Wohnungsübergaben ein einheitliches Dokument. In der Regel ist es nicht notwendig, unterschiedliche Ausführungen des Wohnungsübergabeprotokolls für den Auszug und Einzug anzufertigen.

Hinweis: Damit Sie am Ende eine professionelle Vorlage für Ihr Übergabeprotokoll haben, beherzigen Sie einfach unsere folgenden Ausführungen.

Wichtige Eckdaten im Wohnungsübergabeprotokoll:

  • Adresse der Mieteinheit, Angaben zur Mieteinheit
  • Name des Mieters
  • Name des Vermieters
  • ggf. anwesende Zeugen

Bei der Wohnungsbesichtigung sollten Sie sich den Zustand der Mietsache genau anschauen und dokumentieren. Das Wohnungsübergabeprotokoll listet dazu am besten alle Räume auf, die zur Mietsache gehören.

Achtung: Hat der Mieter eine Garage über einen separaten Mietvertrag angemietet, sollten Sie für die Abnahme der Garage ein separates Übergabeprotokoll anfertigen.

wohnungsübergabeprotokoll pdf

Die Liste der Räumlichkeiten können Sie nach Belieben durch weitere Unterpunkte, z. B. Bodenbelag, Türen und Fenster oder Wand/Tapete erweitern. Wichtig ist, dass Sie die Möglichkeit haben, jeden Raum als „in Ordnung“ oder „mit Mängeln“ zu vermerken. Sind Mängel vorhanden, die nicht zur normalen Abnutzung gehören und nicht bereits bei Einzug vorhanden waren, sollten Sie dies detailliert notieren; beispielsweise: Schlafzimmer, Brandlöcher im Teppich, unterhalb des linken Fensters.

Dokumentieren Sie unbedingt die Zählerstände & Schlüssel!

Für die Abrechnung mit den Energie- und Wasserversorgern sind die Zählerstände zum Zeitpunkt der Übergabe wichtig. Lesen Sie daher gemeinsam mit dem Mieter die Strom-, Wasser-, Gas- und Heizungszähler für die Mietwohnung ab und notieren Sie diese im Wohnungsübergabeprotokoll.

Die Schlüsselübergabe findet idealerweise bei der Wohnungsabnahme statt. Notieren Sie die Art und Anzahl der Schlüssel, die Sie an den Mieter übergeben oder von ihm zurückerhalten. Fehlen beim Auszug Schlüssel, müssen Sie das als Vermieter wissen und ggf. reagieren (z. B. Austausch der Schließanlage).

Ist die Wohnung mängelfrei und im vertraglich festgelegten Zustand, unterschreiben beide Parteien das Protokoll. Wenn Sie das Wohnungsübergabeprotokoll auf einem Durchschlag erstellen, können Sie dem Mieter direkt seine Kopie mitgeben. Ansonsten fertigen Sie ihm einfach eine Kopie an oder schicken es ihm per E-Mail.

Das müssen Sie beim Wohnungsübergabeprotokoll beachten

  • Wenn Sie eine Vorlage anfertigen oder sich ein Wohnungsübergabeprotokoll als Muster herunterladen, achten Sie unbedingt auf bestimmte Formulierungen. So gilt die Klausel, dass der Mieter beim Auszug sämtliche Renovierungsarbeiten übernimmt, als nachteilig und somit unwirksam.
  • Wird bei Übergabe ein Mangel festgestellt, den der Mieter verursacht hat, sollte dies im Protokoll mit der entsprechenden Frist zur Nachbesserung/Reparatur vermerkt werden. Unterzeichnet der Mieter das Protokoll, sind Beseitigung und Frist verbindlich.
  • Verweigert der Mieter die Unterzeichnung, sollten Sie den Zustand der Mietsache unbedingt mit Lichtbildern dokumentieren oder gar von einem Sachverständigen begutachten lassen. Das Wohnungsübergabeprotokoll hat dann zwar keine Beweiskraft, sehr wohl aber noch eine Indizwirkung.
  • Haben Sie das Wohnungsübergabeprotokoll unter Vorbehalt unterschrieben, haben Sie bis zu sechs Monate nach Übergabe Zeit, die Mietsache auf Mängel zu prüfen. Treten verdeckte Mängel auf, die nicht auf die normale Abnutzung zurückzuführen sind, können Sie Ihre Ansprüche auf Mängelbeseitigung geltend machen.

Hinweis: Fordern Sie den Mieter zeitnah zur Beseitigung auf (inklusive Fristsetzung). Ist der Schaden bis dahin nicht beseitigt, dürfen Sie die Beseitigung auf Kosten des Mieters veranlassen und ihm die Kosten in Rechnung stellen oder mitunter von der noch nicht ausgezahlten Kaution abziehen. Lehnt der Mieter die Mängelbeseitigung ab, bleibt nur der Weg über eine juristische Auseinandersetzung.

Fazit zum Wohnungsübergabeprotokoll

Für eine ordnungsgemäße Übergabe der Wohnung, ob bei Einzug oder Auszug, ist ein Protokoll unabdingbar. Als Vermieter sollten Sie unbedingt prüfen, ob die Vorlage Ihres Wohnungsübergabeprotokoll unwirksame Formulierungen enthält.

Idealerweise wird der Zustand der Wohnung (innen wie außen) möglichst genau beschrieben, damit Schäden beim Auszug eindeutig nachweisbar sind. Ganz sicher gehen Sie, wenn Sie die Mietsache fotografieren oder mit einem Zeugen begehen.

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