Die Nebenkostenabrechnung ist für jeden Vermieter eine Pflicht, die er mit viel Sorgfalt angeht. Die Mieter haben durch die hohe Inflation aktuell deutlicher weniger Geld in der Tasche. Sie erwartet aufgrund der Energiekostenexplosion hohe Nachforderungen. Es ist schon jetzt abzusehen, dass die Mieter:innen noch stärker versuchen werden, gegen ihre Nebenkostenabrechnung anzugehen. Für Vermieter stehen deshalb Rechen- und Rechtssicherheit bei der Erstellung der Nebenkosten an allerster Stelle. Schleichen sich Fehler oder Fristversäumnisse bei der Nebenkostenabrechnung ein, drohen nervenaufreibende Einspruchsverfahren und im schlimmsten Fall langwierige, teure Rechtsstreitigkeiten.
Das Ende alten Softwarestandards für die Nebenkostenabrechnung
Lange Zeit war die Excel-Tabelle für viele Vermieter das Tool, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Eine nicht geringe Zahl der Vermieter:innen hatte daran nicht viel Freude. Die kleinteiligen Formulare sind alles andere als benutzerfreundlich, deren Anmutung versprüht den Charme längst vergangener Bürowelten. Excel hat keine moderne Benutzeroberfläche, wie man es heute von den meisten Softwareanwendungen kennt. Der Nutzer ist es gewohnt, seine Apps auf seinen Smart Phone intuitiv zu steuern oder Software mit selbsterklärenden Dashboards zu nutzen.
Der Umgang mit der Software ist aufgrund der fehlenden Benutzerfreundlichkeit alles andere als einfach. Bei einer Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter Leerstände, Mieterwechsel, unterschiedliche Umlageschlüssel oder direkte Kosten verrechnen. Für Vermieter, die keinen kaufmännischen Hintergrund haben, ist das Anlegen der richtigen Rechenformel für diese Operationen nicht leicht. Manch einer ist damit überfordert.
Vorsicht bei Excel-Vorlagen für die Nebenkostenabrechnung aus dem Internet
Verbreitet sind deshalb vor allem aus dem Internet heruntergeladene Vorlagen, die in der Regel ein:e kundiger Spezialist:in für Excel erstellt hat. Diese Vorlagen kosten oft Geld. Für weitere individuelle Anpassung verlangen die Anbieter eine zusätzliche Bezahlung. Oft sind die Vorlagen nicht kompatibel mit der verwendeten Excel-Version. Die schnelle Lösung für die Nebenkostenabrechnung aus dem Internet erweist sich so am Ende als kompliziert in der Handhabung und doch nicht ganz so günstig.
Achtung
Beim Download einer Excel-Vorlage aus dem Internet sollten bei jedem Nutzer die Alarmglocken läuten. Das Herunterladen von Dateien, Formularen oder Software öffnet die Tür für allerlei ungewollte Eindringlinge: Malware, Adware, Spyware, Viren, Trojaner oder Würmer. Die Folgen reichen vom Datenklau, finanziellen Verlusten bis hin zu Erpressung.
Digitale Nebenkostentools setzen neue Maßstäbe
An die Stelle des alten Excel-Standards bei der Nebenkostenabrechnung sind in den letzten Jahren moderne digitale Tools getreten. VermietenPlus gehört dabei zu den Vorreitern dieser Entwicklung und ist heute Marktführer für die digitale Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Die meisten Software-Lösungen für Nebenkosten sind immer noch für Hausverwaltungen mit sehr großen Beständen entwickelt. Teilweise arbeiten professionelle Hausverwalter mit der Unternehmenssoftware SAP oder anderen aufwendigen Softwarepakten, wo die Erstellung der Nebenkostenabrechnung nur ein Baustein von vielen ist. VermietenPlus ist ganz speziell für die Bedürfnisse privater Vermieter entwickelt. Um das Tool zu benutzen, braucht der Nutzer weder eine kaufmännische Ausbildung noch muss er ein Softwarespezialist sein.
Das Nebenkostentool von VermietenPlus ist cloudbasiert und deshalb unabhängig vom Betriebssystem und auf allen Arten von Geräten zu nutzen: Mobil mit Tablet oder Smart Phone, auf dem Desktoprechner, auf MacOs, Android oder Windows. Der Nutzer muss nichts installieren oder herunterladen. Er geht über seinen Interbrowser ins Portal und kann sofort loslegen die Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
VermietenPlus hat die Excel-Vorlage als Standard bei der Nebenkostenabbrechnung abgelöst
VermietenPlus – Entwickelt speziell für die Bedürfnisse privater Vermieter
An die Stelle des alten Excel-Standards bei der Nebenkostenabrechnung sind in den letzten Jahren moderne digitale Tools getreten. VermietenPlus gehört dabei zu den Vorreitern dieser Entwicklung und ist heute Marktführer für die digitale Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Die meisten Software-Lösungen für Nebenkosten sind immer noch für Hausverwaltungen mit sehr großen Beständen entwickelt. Teilweise arbeiten professionelle Hausverwalter mit der Unternehmenssoftware SAP oder anderen aufwendigen Softwarepakten, wo die Erstellung der Nebenkostenabrechnung nur ein Baustein von vielen ist. Diese Lösungen sind für die Nutzung mehrerer Arbeitsplätze aufgebaut und bedürfen meistens einer umfangreichen Schulung.
VermietenPlus ist ganz speziell für die Bedürfnisse privater Vermieter entwickelt. Um das Tool zu benutzen, braucht der Nutzer weder eine kaufmännische Ausbildung noch muss er ein Softwarespezialist sein. Das Nebenkostentool von VermietenPlus ist cloudbasiert und deshalb unabhängig vom Betriebssystem und auf allen Arten von Geräten zu nutzen: Mobil mit Tablet oder Smart Phone oder auf dem Desktoprechner, auf MacOs, Android oder Windows. Der Nutzer muss nichts installieren oder herunterladen. Er geht über seinen Internetbrowser ins Portal und kann sofort loslegen mit Nebenkostenabrechnung.
Tipp: Kosten sparen mit dem Nebenkostentool für vermietete Eigentumswohnungen
Das VermietenPlus Nebenkostentool ist massgeschneidert auf die speziellen Erfordernisse der privaten Eigentümer. Wer Mitglied einer WEG ist und für seine vermietete Eigentumswohnungen die Nebenkostenabrechung erstellen will, der kann das innerhalb des Tools anwählen. Er findet eine Abrechnungssoftware, mit der die Eigentümer:innen die Daten aus der Hausgeldabrechnung erfassen können. Das Tool erstellt die Nebenkostenabrechnung speziell für vermietete Eigentumswohnungen und spart dem Eigentümer so die Kosten für den Verwalter.
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Automatisierung der Nebenkostenabrechnung mit VermietenPlus
VermietenPlus hat die Nebenkostenabrechnung in großen Teilen automatisiert. Der Vermieter muss nicht mehr am Ende des Jahres seine Rechnungen für zum Beispiel die Hausreinigung zusammensuchen, sortieren und dann die Gesamtkosten zusammenrechnen. Hat der:die Vermieter:in die Bescheide der Stadt für Müllabfuhr oder Grundsteuer im Laufe des Jahres mit VermietenPlus erfasst, übernimmt das Nebenkostentool die Kosten automatisch. Eine händische Eingabe ist nicht mehr notwendig. Die Auswahl der Umlageschlüssel für die Verteilung der Kosten auf die Mieter erfolgt nicht durch die Anlage einer Rechenformel, sondern per Mausklick. Das Gleiche gilt für die Leerstände und Mieterwechsel. Sind auch diese mit VermietenPlus erfasst, erledigt das Tool die korrekte Verteilung der Kosten – vollautomatisch und frei von Rechenfehlern.
Mehr Rechtssicherheit bei der Nebenkostenabrechnung mit VermietenPlus
Im Gegensatz zu einer nackten Tabelle unterstützt das Nebenkostentool von VermietenPlus darüber hinaus auch die rechtssichere Auswahl der Nebenkosten. Ob eine Rechnung umlagefähig ist, das kennzeichnet das Tool bei deren Erfassung. Der Vermieter weiß so, welche Kosten er nicht bei den Nebenkosten abrechnen darf. Hat der Vermieter zusätzlich sein Bankkonto verknüpft, findet ebenso ein automatischer Abgleich der Zahlungen statt. Auch hier entfällt die mühsame Überprüfung der gezahlten Kosten auf den Kontoauszügen.
So machst Du dir mit VermietenPlus die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ganz einfach:
Fazit
Insgesamt in nur sechs Schritten erstellt der Vermieter mit VermietenPlus seine Nebenkostenabrechnung. Die händische Eingabe von Kosten ist nur noch in Teilen zu leisten, die Beträge werden nicht nur fehlerfrei, sondern auch rechtssicher und vollständig erfasst. Das Ergebnis lautet: Einspruch durch den Mieter zwecklos.
Nein, VermietenPlus ist cloudbasiert. Du kannst die Nebenkostenabrechnung unabhängig von deinem Betriebssystem erstellen, auf MacOs oder Windows.
VermietenPlus bietet dir eine Vorauswahl der gesetzlichen zulässigen Nebenkosten. Erfasst du deine Ausgaben mit Vermieten Plus, kannst du diese bei den Nebenkosten verbuchen. Umlagefähige Ausgaben kennzeichnet dir das Tool mit einem grünen Button.
Die Kostenerfassung für die Nebenkostenabrechnung erfolgt in großen Teilen automatisiert. Ebenso die Berechnung der Kosten in ihrer Gesamtheit sowie die Verteilung nach den Umlageschlüsseln. Der hohe Grad an Automatisierung vermeidet Zahlendreher oder Fehleingaben. Sind die Ausgaben alle mit VermietenPlus erfasst, vergißt du keine umlegbaren Kosten.
Aufgrund der grafische Benutzeroberfäche ist die Software intuitiv zu bedienen. Du arbeitest nicht in kleinteiligen Formularen, sondern intuitiv mit Dashboards. Für die Rechenoperationen mit den Umlageschlüssel, Leerstand oder Mieterwechsel musst du keine Formel erstellen, sondern das erledigt das Tool für dich automatisch.
Nicht unbedingt. Du zahlst für VermietenPlus 9,90 Euro im Monat und weitere 0,99 Euro pro Einheit. Excel ist Bestandteil des Microsoft 365 Pakets, was du ebenfalls im Abo gegen eine monatliche Gebühr beziehst. Zusätzlich musst du gegebenenfalls den Preis für eine spezielle Nebenkosten-Excel-Vorlage einrechnen sowie deren individuelle Anpassung. Die Excel-Vorlage kann je nach Konstellation und Größe deines Portfolios teurer sein als VermietenPlus.
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