Manchmal musst Du als Vermieter die Nebenkostenabrechnung korrigieren oder Du willst nachträglich Positionen umlegen. Das ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Als Vermieter solltest Du regelmäßig kontrollieren, ob Du Deine Nebenkosten korrekt umgelegt hast. Stellst Du einen Fehler fest oder hast Du eine Position vergessen abzurechnen, hast Du die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnungen zu korrigieren. Sind alle möglichen Positionen umgelegt, kannst Du sicher sein, kein Geld zu verschenken.
Gründe für die Korrektur der Nebenkostenabrechnung gibt es viele
Fehler können Dir aus unterschiedlichen Gründen unterlaufen. Es kann sich um ein Versehen oder einem Irrtum handeln. Selbst versierte Vermieter machen nicht immer alles richtig, denn die Betriebskostenabrechnung bietet in manchen Details viel Interpretationsspielraum und erfordert oft juristische Fachwissen. Hast Du einen Fehler bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung entdeckt oder hast Du eine Position nicht abgerechnet, sind für eine Korrektur drei Dinge maßgeblich:
- die Abrechnungsfrist
- der Verursacher des Fehlers
- der Mietvertrag
Bei Korrektur der Nebenkostenabrechnung die Frist beachten
Korrekturen an der Nebenkostenabrechnung kannst Du innerhalb der Frist von zwölf Monaten vornehmen, in der Du diese dem Mieter zustellen musst. Ist Dein Abrechnungszeitraum zum Beispiel der 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2021, dann hast Du bis 31. Dezember 2022 Zeit, nachträglich Änderungen an der Nebenkostenabrechnung vorzunehmen.
Möchtest Du außerhalb der Abrechnungsfrist Änderungen an der Abrechnung vornehmen, muss der Mieter Nachforderungen nicht mehr zahlen. Dir bleibt nichts anderes, als Deinen Fehler und die damit verbundenen Einbußen zähneknirschend hinzunehmen.
Tipp
Manchmal ist die Rechtslage nicht eindeutig oder Dir fehlt im Detail das Wissen. Die Rechtsprechung verändert sich ständig und es ist selbst für Juristen nicht einfach, beim Mietrecht immer auf den neusten Stand zu bleiben. Willst Du Dich informieren: Im Vermietet.de-Magazin veröffentlichen wir zusammen mit der ImmoScout24-Redaktion immer jeden Mittwoch aktuelle Rechtsurteile.
Ausnahme bei nicht selbst verschuldeten Fehlern
Eine Ausnahme ist gegeben, wenn Du den Fehler nicht selbst verursacht hast. Dann darfst Du auch außerhalb der zwölfmonatigen Frist eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung vornehmen. In § 556 Absatz 3 BGB ist dazu formuliert: „Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätetet Geltendmachung nicht zu vertreten“.
Ein Beispiel für eine unverschuldete nachträgliche Korrektur der Nebenkostenabrechnung wäre, wenn die Gemeinde Deine Grundsteuerbescheide oder andere Abgabenbescheide ändert. Dann kannst Du noch nach dem Ende der Abrechnungsfrist die Nebenkostenabrechnung korrigieren. In diesem Fall hast Du vier Wochen Zeit nach Eingang der neuen Bescheide, die Position in der Nebenkostenabrechnung zu korrigieren und die zusätzlichen Kosten einzufordern. Gegenüber dem Mieter musst Du das belegen, zum Beispiel durch Rechnungen oder Bescheide.
Korrektur der Nebenkostenabrechnung im Mietvertrag vereinbaren
Willst Du Positionen in der Nebenkostenabrechnung nachträglich ändern, ist ebenso wichtig, was Du im Mietvertrag vereinbart hast. Du solltest alle Nebenkosten im Mietvertrag aufführen oder auf die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) hinweisen. Hast Du alles korrekt angegeben, dabei aber eine Position jahrelang nicht umgelegt, dann bleibst Du leider meist auf den Kosten sitzen. Die Gerichte werten das als „stillschweigende Vereinbarung“. Es wird nicht einfach sein, das im laufenden Mietverhältnis zu ändern. Manche Gerichte gestehen dem Vermieter zumindest zu, ein bis zwei fehlerhafte Abrechnungen im Nachhinein zu korrigieren und Nachforderungen durchzusetzen.
Änderung der Nebenkosten nach Modernisierung
Manchmal führst Du Modernisierungsmaßnahmen durch, die auch neue Nebenkosten nach sich ziehen. Du hast zum Beispiel Rauchmelder neu eingebaut und willst nun die Kosten für die Wartung umlegen. Oder Du hast investiert und einen Aufzug eingebaut. Jetzt willst Du die gesetzlich vorgeschriebene Wartung bei den Nebenkosten verrechnen. In diesen Fällen handelt es sich um eine Änderung der Nebenkosten aufgrund von Modernisierung.
Achtung
Du kannst immer auch eine Veränderung der umlagefähigen Nebenkosten erwirken, wenn Du die Zustimmung Deiner Mieter einholst. Auch dabei ist die Textform zu wählen. Die Mieter werden aber voraussichtlich nur dann zustimmen, wenn die Änderung kostenneutral oder zu ihren Gunsten ausfällt.
Korrekturen bei den Nebenkosten bedürfen der Textform
Möchtest Du solche neu hinzugekommenen Nebenkosten umlegen, dann musst Du dies Deinem Mieter in Textform mitteilen (BGH, Urteil vom 07.04.2004, Az.: VIII ZR 167/03). Du musst in dem Schreiben den Grund für die Änderung nennen und die Höhe der neuberechneten Abschlagszahlung. Hat der Mieter die Änderung der Betriebskosten erhalten, muss er sie am Beginn des übernächsten Monats zahlen (§ 560 Abs. 2 Satz 1 BGB). Der Nachweis über die Zustellung liegt wie bei der Mieterhöhung oder der Nebenkostenabrechnung bei Dir als Vermieter. Deshalb solltest Du Dein Schreiben über die Änderung oder Korrektur der Nebenkosten per Einschreiben mit Einwurf oder über einen Boten dem Mieter zustellen.
In vielen Formularmietverträgen findet sich bei den Vereinbarungen zu den Nebenkosten eine sogenannte Öffnungsklausel. Dort wird vereinbart, dass nachträgliche Änderungen der Nebenkosten zulässig sind. Die Rechtsprechung ist nicht eindeutig, inwieweit eine solche Vereinbarung zur Änderung der Nebenkosten notwendig ist. Schaden kann es nicht, wenn im Mietvertrag eine Öffnungsklausel zu den Betriebskosten formuliert ist.
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