Digitalisierung in der Vermieterpraxis: von der Mieteingangskontrolle bis zum digitalen Mietvertrag

Wir haben die Vermieta-z, Mike, Eduard und Thomas, aus der Vermietet.de Community getroffen. Im Interview geben sie uns einen spannenden Einblick, auf welche Weise die Digitalisierung in der Vermieterpraxis angekommen ist.

Wann habt Ihr Euch zum ersten Mal mit dem Thema Digitalisierung im Rahmen der Verwaltung Eurer Immobilien beschäftigt?

Wir haben zuerst nach einer Möglichkeit der Mieteingangskontrolle gesucht. Bei rund 94 Einheiten, die wir jetzt verwalten, ist es sehr schwer, den Überblick zu behalten. Wir wollten die Zahlungen kontrollieren. Ebenso wollten wir nachvollziehen können, wann ein Mieter nicht die volle Summe bezahlt hat. So sind wir auf Vermietet.de gestoßen.

Gab es noch weitere Gründe, warum Ihr Euch für Vermietet.de entschieden habt?

Die Bewertung von Immobilien ist für uns ein wichtiger Punkt, auch deswegen arbeiten wir Vermietet.de. Das Tool in Zusammenarbeit mit Sprengnetter hat uns überzeugt. Wir benutzen das Bewertungstool auch, um Objekte einzuwerten, die wir kaufen wollen. Es gibt viele andere Tools am Markt, die zum Teil die Preise in die Höhe schießen lassen. Nach unserer Erfahrung sind die Bewertungsdaten bei Vermietet.de sehr realistisch. Meistens deckt sich das mit der Bewertung der Banken.

Habt Ihr auch andere Software ausprobiert?

Ehrlich gesagt nicht. Wir nutzen Vermietet.de noch nicht zu 100 Prozent, haben aber in Zukunft vor, sämtliche Prozesse zu digitalisieren. Es würde Sinn machen, sich jetzt damit mehr zu beschäftigen. Wir arbeiten Vollzeit und verwalten die 94 Einheiten neben dem Job. Um sämtliche Daten einzupflegen, fehlt uns einfach die Zeit. Es soll in Zukunft so sein, dass wir zum Beispiel bei der Vermarktung von leerstehenden Wohnungen die Prozesse vollständig automatisieren.

Welche Funktionen in Vermietet.de nutzt Ihr noch?

Für uns ist wichtig, dass die Daten zu den Mietwohnungen und Dokumente an einem einzigen Ort hinterlegt sind. So können wir zum Beispiel nachsehen, welche Miete ein Mieter zu zahlen hat. Wir müssen dafür nicht den Mietvertrag raussuchen.

Erstellt Ihr Eure Nebenkostenabrechnung mit Vermietet.de?

Derzeit nur teilweise. Das liegt wieder an der großen Anzahl von Einheiten, die wir verwalten. Ich rechne bei einigen Wohnungen und einem Mehrfamilienhaus die Nebenkosten mit Vermietet.de ab. Teilweise arbeiten wir noch mit Excel, weil dort alle Daten angelegt sind. Wir schaffen es momentan nicht, sämtliche Daten ins Portal zu exportieren. Unser Ziel ist es, in Zukunft auch die Nebenkosten komplett über Vermietet.de abrechnen.

Wie erledigt Ihr Eure Steuer? Macht Ihr das selbst, benutzt Ihr spezielle Tools oder gebt Ihr einfach alles dem Steuerberater?

Das macht bei uns komplett der Steuerberater. Wir liefern ihm die Belege über die Einnahmen und Ausgaben. Um die Buchführung und Steuererklärung kümmern sich die Mitarbeiter im Steuerbüro.

Wie oft nutzt Ihr Vermietet.de?

In der Woche, wo die Mieteingänge kommen, sind wir jeden Tag im Portal. Ansonsten sind wir mindestens einmal die Woche auf der Seite. Auch halten wir nach, was in den Wohnungen an Aufgaben anfällt. Wir haben schon oft darüber geredet, dass wir das noch ausbauen müssen. Auch hier fehlt uns die Zeit. Unser Ziel ist es, bald Vollzeitinvestor zu sein. Dann wird die Digitalisierung für uns noch wichtiger werden.

Welche Bereiche sind bei Euch nicht digitalisiert? Habt Ihr noch viele Aktenordner, wie ist das Verhältnis von Dokumenten auf Papier und denen in der Cloud?

Bei 94 Einheiten ist der Verwaltungsaufwand sehr groß, wir haben extrem viele Unterlagen. Wir sind noch nicht sicher, ob wir uns komplett auf eine Cloud verlassen wollen. Deshalb haben wir jedes Grundbuch, Rechnungen und Exposés auch immer auf Papier vorliegen. Wir arbeiten in einem Mix von Papier auf der eine Seite und digitalen Dokumenten auf der anderen Seite.

Werden bei Euch die Aktenordner irgendwann weniger werden?

Ja, auf jeden Fall. Es gibt auch die Möglichkeit, sich online abzusichern, etwa über einen NAS-Server, der regelmäßig die Daten spiegelt. Auch damit können wir uns aufgrund der fehlenden Zeit noch nicht richtig beschäftigen.

Was wünscht Ihr Euch für die Zukunft? Wo soll Vermietet.de noch besser werden?

Manche Dinge sind auf dem Handy komplizierter als am Desktop. Ich fände es gut, wenn man in der mobilen Variante alles das machen könnte, was auch auf dem Desktop funktioniert. Die mobile Nutzung wird für uns in Zukunft viel wichtiger werden. Wir haben gerade in mobile Endgeräte investiert und wollen jetzt auch alle Mietverträge digital unterschreiben lassen.