Vollmacht Eigentümerversammlung: Was ist zu beachten?

Alle Jahre wieder findet sie statt – die Eigentümerversammlung. Wer keine Zeit, Lust oder Möglichkeit hat, daran teilzunehmen, kann einen Stellvertreter hinschicken. Vorausgesetzt, es existiert eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung. Wir haben alle wichtigen Infos rund um das Thema für Dich. 

Ein Muss für jeden Wohnungseigentümer: die Eigentümerversammlung. Die rechtliche Grundlage bildet das Wohnungseigentumsgesetz. Die Veranstaltung findet mindestens einmal im Jahr statt. Es ist zwar keine Pflicht teilzunehmen, aber dennoch sehr ratsam. Jeder Wohnungseigentümer hat Pflichten, denen er nachkommen muss. Bei der Eigentümerversammlung werden diese und wichtige andere Dinge, die die Immobilie und die Eigentümergemeinschaft betreffen, besprochen. Kannst Du nicht persönlich teilnehmen, gibt es daher nur einen Ausweg: Der Eigentümer ernennt einen Stellvertreter, der für ihn dank Vollmacht an der Eigentümerversammlung teilnimmt. Doch dazu später mehr.

Die Versammlung ist für alle Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) eine wichtige Angelegenheit. Hier wird über weitreichende Entscheidungen abgestimmt und Beschlüsse verfasst, die alle Eigentümer betreffen. Bei dieser wiederkehrenden Veranstaltung ist der Wirtschaftsplan mit allen anfallenden Kosten für das folgende Jahr ebenso Thema wie die Jahresabrechnung oder eine Änderung der Hausordnung und vieles mehr. 

dauervollmacht eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung dient auch der Kontrolle von Ausgaben. So können die Mitglieder beispielsweise Aufwendungen für Modernisierungsmaßnahmen überprüfen und entsprechende Belege kontrollieren. Selbstverständlich können Eigentümer die Versammlung auch dazu nutzen, eigene Wünsche bezüglich der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums anzubringen.

Wenn es die Situation erfordert, besteht die Möglichkeit, neben der ordentlichen auch jederzeit eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Das ist unter anderem der Fall, wenn umgehend Entscheidungen getroffen werden müssen, beispielsweise bei plötzlich auftretenden Schäden am Gemeinschaftseigentum (Wassereinbruch etc.). Kurz: Die Eigentümerversammlung fasst Beschlüsse, die die ordnungsgemäße Verwaltung der Gemeinschaftsimmobilie gewährleisten.

Achtung: Der Hausverwalter ist dazu verpflichtet, eine Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn mehr als 25 % der Eigentümer dies verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG).

Stellvertretung nur mit Vollmacht für die Eigentümerversammlung möglich

Eine Eigentümerversammlung kommt den Wohnungseigentümern nicht immer gelegen. Es gibt viele Gründe, warum Mitglieder der WEG nicht daran teilnehmen können oder möchten. Wenn Du nicht daran teilnimmst, verzichtest Du allerdings auf Dein Stimmrecht. Die Lösung: Du bestimmst einen Vertreter, der für Dich die Versammlung besucht, Deine Interessen vertritt und in Deinem Sinne über Entscheidungen abstimmt.

Im rechtlichen Sinne ist diese Vollmacht eine Erklärung, die eine andere Person bevollmächtigt, Dich zu vertreten. Diese richtet sich nach dem Stellvertretungsrecht, eine Beglaubigung ist nicht notwendig (§§ 164 ff BGB). Dein Stellvertreter nimmt in Deinem Namen an der Eigentümerversammlung teil.

Die Vollmacht für die Eigentümerversammlung kann genaue Anweisungen an den Bevollmächtigten beinhalten, zum Beispiel, wie er abzustimmen oder welche Befugnisse er hat. Dabei handelt es sich dann um eine weisungsgebundene Vollmacht für die Eigentümerversammlung.

Nicht jeder darf eine Vollmacht für Eigentümerversammlungen erhalten

Wer eine Vollmacht erhalten darf, wird in der Gemeinschaftsordnung (GemO) festgehalten. Die GemO regelt die Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer untereinander. Was viele nicht wissen: Familienmitglieder oder Ehepartner, die in der WEG keine Eigentumsanteile besitzen, dürfen keine Vollmacht erhalten. Es sei denn, dies ist ausdrücklich in der GemO erlaubt.

In der Regel dürfen laut Gemeinschaftsordnung andere Mitglieder der WEG, Mitglieder des Verwaltungsbeirates oder der Verwalter einer WEG eine Vollmacht für Eigentümerversammlungen erhalten.

Gut zu wissen: Die Vollmacht kann einmalig gelten oder langfristig. Für Wohnungseigentümer, die nicht in der Nähe wohnen oder erkrankt sind, ist eine Dauervollmacht für Eigentümerversammlungen eine ideale Lösung. 

Weise Wahl: Vertrauenswürdiger Stellvertreter gesucht

Eine Vollmacht möchtest Du sicher nicht jedem erteilen. Hier ist Vertrauen eine wichtige Voraussetzung. Schließlich musst Du sicher sein, dass Deine Vertretung auch Deine Interessen wahrnimmt. Auf der anderen Seite musst Du auch soziale Komponenten beachten. Erteilst Du einem Nachbarn die Vollmacht für die Eigentümerversammlung, können das andere Nachbarn übel nehmen. Ist ein Hausverwalter vorhanden, ist dieser meist eine gute Wahl. Wenn Du Vertrauen in seine Arbeit hast, spricht vieles für ihn.

Achtung: Beauftragte Anwälte sind grundsätzlich als Stellvertreter ausgeschlossen und dürfen keine Vollmacht erhalten.

Vollmacht Eigentümerversammlung: Textform genügt

In den meisten Gemeinschaftsordnungen steht, dass die Vollmacht in schriftlicher Form vorliegen muss. Dies ist so nicht mehr aktuell, heute genügt auch die Textform.  Laut Wohnungseigentumsgesetz § 25 Abs. 3  hat eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung unter anderem auch Gültigkeit als WhatsApp Nachricht, SMS, E-Mail, Fax, Kopie oder als Brief ohne Unterschrift.

Aber ob nun Schrift- oder Textform, ein paar Grundlagen musst Du beachten. Die Vollmacht sollte enthalten: Deinen Namen, die Wohnungseigentümergemeinschaft, Tag und Ort der Eigentümerversammlung und den Namen des Stellvertreters. Nicht zu vergessen: Die Erklärung, dass der Bevollmächtigte Dich vertritt und auch an Abstimmungen teilnehmen darf. Eine Unterschrift ist nicht mehr erforderlich.

Was ist eine Untervollmacht?

Auch ein Bevollmächtigter kann mal krank werden oder aus anderen Gründen nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen. In diesem Fall kommt die sogenannte Untervollmacht zum Zug. Damit gibt der Stellvertreter seine Vollmacht für die Eigentümerversammlung an jemand anderen weiter. Das ist völlig korrekt und erlaubt, es sei denn, die Gemeinschaftsordnung verbietet die Ausstellung einer Untervollmacht ausdrücklich.

Der Stellvertreter des Stellvertreters darf also an der Eigentümerversammlung teilnehmen. Aber: Die Möglichkeit sollte in der ursprünglichen Vollmacht erwähnt werden. Deshalb ist es sinnvoll, eine Untervollmacht auf der eigentlichen Vollmacht zu erwähnen. Keine Sorge, das hört sich weit komplizierter an, als es ist und lässt sich einfach umsetzen. 

Virtuelle Teilnahme an Eigentümerversammlungen 

Die Zeiten haben sich geändert, die Pandemie hat sich auch auf das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ausgewirkt. Seit dem 1. Dezember 2020 gilt ein neues Wohnungseigentumsgesetz (§ 23 Abs. 1 WEG). Können aufgrund geltender Corona-Kontaktbeschränkungen keine physischen Versammlungen abgehalten werden, ist eine digitale Eigentümerversammlung möglich. Hierbei treffen sich alle Teilnehmer per Videokonferenz.

Bei einer hybriden Eigentümerversammlung können einzelne Eigentümer per Videochat teilnehmen. Kann ein Mitglied der WEG nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen, beispielsweise weil er aufgrund einer Erkrankung zur Corona-Risikogruppe zählt, ist eine digitale Teilnahme an einer physischen stattfindenden Versammlung möglich. Der betroffene Eigentümer kann so seine Teilnahmepflicht unbesorgt wahrnehmen.

So gut sich das digitale Konzept auch anhört, es hat einen Haken: Sowohl eine rein digitale als auch eine hybride Eigentümerversammlung muss von allen Wohnungseigentümern genehmigt werden.

Als Wohnungseigentümer kannst Du jederzeit in die Situation kommen, dass Du eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung benötigst. Das ist auch keine große Sache. Wichtig ist nur, dass Du einen vertrauenswürdigen Bevollmächtigten auswählst und die erforderlichen Formalien einhältst.

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