Datenschutz im Mietverhältnis: Bei Verstoß drohen hohe Bußgelder

Der Datenschutz und die seit dem 25. Mai 2018 in Deutschland umgesetzte EU-Datenschutz-Verordnung sind auch für Vermieter von hoher Bedeutung. Verstöße gegen die DSGVO ziehen teure Bußgelder nach sich. Experten sprechen von einer Höhe bis zu 300.000 Euro.

Die Relevanz der DSGVO in der Vermietung zeigt ein Fall aus dem Jahr 2019. Mit dem höchsten in Deutschland jemals verhängtem Bußgeld beim Datenschutz war das börsennotierte Unternehmen Deutsche Wohnen konfrontiert. Der Berliner Beauftragte für Datenschutz- und Informationsfreiheit verhängte im Jahr 2019 ein Bußgeld in Höhe von 14,5 Millionen Euro gegen das Immobilienunternehmen.

Der Deutsche Wohnen warfen die Datenschützer eine rechtswidrige Abspeicherung von Mieterdaten vor. So hatte das Unternehmen zum Beispiel Kopien von Personalausweisen, Kontoauszüge, Gehaltsbescheinigungen und Krankenversicherungsdaten im Archiv abgespeichert. Der Fall erweckte großes Aufsehen und landete vor dem europäischen Gerichtshof. Das Landgericht Berlin hat das Verfahren allerdings im Jahr 2021 eingestellt.

Der Fall zeigt: bestimmte Daten darfst Du im Mietverhältnis nicht erheben. Das betrifft Dinge, die den privaten Lebensbereich des Mieters betreffen. Auch wenn der Mieter Auskünfte zu persönlichen Dingen selbst einreicht, solltest Du diese unverzüglich löschen. Folgende Daten darfst Du nicht abfragen:

• Familienstand
• Schwangerschaft
• Kinderwunsch
• Ethnische Herkunft
• Sexualität
• Zugehörigkeit Partei, Gewerkschaft etc.
• Religion
• Vorstrafen
• Gesundheitsdaten
• Staatsangehörigkeit
• Raucher/Nichtraucher
• Spielen eines Musikinstruments
• Hobbies

Fragst Du diese Angaben trotzdem ab, dann haben die Gerichte entschieden, dass der Mieter die Fragen nicht wahrheitsgemäß beantworten muss. Rein rechtlich hat er bei Falschangaben keine negativen Folgen zu befürchten.

Du darfst nur Daten abfragen, die für das Mietverhältnis relevant sind

Artikel 6 Absatz 1 der DSGVO regelt die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung. Darin heißt es, dass nur Daten gesammelt werden dürfen, die für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind. Das bedeutet, Du darfst nur Daten abfragen, die für das Mietverhältnis von Bedeutung sind.

Das ist bereits dann gegeben, wenn der potenzielle Mieter sein Interesse an einem Mietobjekt bekundet. Hier gilt es zu differenzieren. Angaben, die erst später nach der Phase der Bewerbung benötigt werden, darfst Du vorher nicht abfragen. Ein Beispiel wäre die Konto-Nummer des Mieters. Die benötigst Du erst bei Abschluss des Mietvertrags, aber nicht für die Bewerbung auf die Wohnung.

Welche Daten darfst Du in der Mieterauskunft abfragen?

Die Mieterauskunft ist die erste datenschutzrechtliche Hürde, die es zu nehmen gilt. Vermietet.de stellt Dir eine datenschutzkonforme Mieterauskunft als vorformuliertes Formular zur Verfügung. Damit holst Du die ersten Informationen zum Mietinteressenten ein, um eine Vorauswahl für die Kandidaten zur Wohnungsbesichtigung zu treffen. Folgende Daten kannst Du abfragen:

• Name
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Beruf und Arbeitgeber
• Erklärung über mögliche Insolvenz, Schulden etc.

Grundsätzlich solltest Du die Mieterauskunft schlank halten. Häufig kommen Mieter bereits in dieser Phase, bevor überhaupt eine Besichtigung vergeben ist, mit einer Vielzahl von Dokumenten, darunter Gehaltsnachweise, Bürgschaftserklärungen oder Schufa-Auskunft. Diese Unterlagen sind in der Phase der Bewerbung für einen Besichtigungstermin aus der Perspektive des Datenschutzes kritisch zu bewerten. Handele Dir keinen Ärger ein und warte mit dem Einfordern dieser Unterlagen noch bis Du wirkliche Interessenten für Deine Wohnung identifiziert hast.

Unterlagen und Daten Bewerbungsphase vor Abschluss des Mietvertrages

Hast Du die Besichtigung der Wohnung durchgeführt und Dich mit den Interessenten bereits getroffen, kommt die nächste Phase der Datenerhebung. Du hast einen neuen Mieter gefunden und der Abschluss des Mietvertrages steht unmittelbar bevor. Jetzt kannst Du von dem Mietinteressenten verlangen, weitere Unterlagen einzureichen. Du prüfst nun, ob der potenzielle Mieter sich die Wohnung leisten kann. Folgende Unterlagen darfst Du einfordern:

• Einkommensnachweise der letzten drei Monate
• Schufa-Bonitätsauskunft
• Beabsichtigte Anzahl der einziehenden Personen
• Wunsch nach dem Halten von Haustieren
• Erklärung zu möglicher Insolvenz, Schulden
• Angabe zu der Personenzahl, die einziehen wollen
• Mietschuldfreiheitsbescheinigung

Vorsicht: Personalausweis Kopie ist nicht zulässig

Die Einsichtnahme des Personalausweises zur Identitätsprüfung ist grundsätzlich zulässig und macht auch für Dich Sinn. Lange Zeit hat es Diskussionen darum gegeben, inwieweit es zulässig ist, Ausweiskopien anzufertigen. Die Rechtsprechung ist mittlerweile eindeutig. Das Personalausweisgesetz sagt in § 20 Abs. 1 das die Einsichtnahme des Personalausweises auch an nicht öffentlichen Stellen zulässig ist.

Bei der Anfertigung von Kopien werden aber Daten erhoben, die nicht für die Identifizierung notwendig sind. Deshalb sind Ausweiskopien ohne Zustimmung des Ausweisinhabers unzulässig. Auch darf der Vermieter nicht die Personalausweisnummer notieren. Zeitweise war diese Praxis in Formularmietverträgen üblich. Heute sollte man aus Gründen des Datenschutzes davon Abstand nehmen. Es reicht für Dich als Vermieter, einen Vermerk zu verfassen, dass die Prüfung des Ausweises erfolgt ist.

Bei der Weitergabe von Mieterdaten stehst Du beim Datenschutz in der Verantwortung

Ist der Mietvertrag unterzeichnet, musst Du als Vermieter eventuell Daten Deiner Mieter weitergeben. Zum Beispiel teilst Du Deinen Handwerkern die Telefonnummer von Mietern mit, um Termine für Reparaturen abzustimmen. Ebenso erhält Dein Steuerberater oder der Ablesedienst von Dir Daten zu Deinen Mietern. Grundsätzlich ist die Wiedergabe an sogenannte „Auftragsverarbeiter“ möglich. Dabei bleibst Du aber weiterhin verantwortlich für den Datenschutz.

Damit Du beim Datenschutz auf der sicheren Seite bist, musst Du streng genommen Protokoll führen über die Weitergabe der Daten. Üblich ist es, bei der Unterzeichnung des Mietvertrags dem Mieter eine Information zum Datenschutz auszuhändigen. Darin kannst Du den Mieter über die Speicherung und Weitergabe von Daten informieren. Mit der Unterschrift stimmt der Mieter zu, was Dir Rechtssicherheit bezüglich der DSGVO sichert.

Mieter haben bei der Datenverarbeitung im Mietverhältnis ein umfangreiches Auskunftsrecht

In der Datenschutzinformation, die Du dem Mieter bei Abschluss des Mietvertrags aushändigst, gibt es immer einen Passus zum Auskunftsrecht. Der Mieter darf jederzeit Auskünfte einfordern darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden. Er kann ebenso die Einsichtnahme und die Löschung der Daten verlangen. Auch kann der Mieter der Verarbeitung und Speicherung seiner Daten jederzeit widersprechen. Das Beschwerderecht sichert dem Mieter die Möglichkeit, sich beim Landesbeauftragten für Datenschutz zu beschweren.

Datenschutz greift auch noch bei Auflösung des Mietvertrages

Leider gibt es auch nach dem Auszug und der Beendigung des Mietvertrags immer noch einige Aspekte des Datenschutzes zu beachten. Du kannst nicht einfach alle Daten löschen, sondern solltest bestimmte Aufbewahrungsfristen im Auge behalten. Die sind auch in Deinem Sinne, wenn es zum Beispiel Nachforderungen aus dem Mietverhältnis gibt.

• Zwölf Monate: Aufbewahrung der Daten für die Betriebskostenabrechnung
• Drei Jahre: Ansprüche des Vermieters
• Zehn Jahre: Steuerrelevante Daten

Datenschutz im Mietverhältnis: das Prinzip der Datensparsamkeit beachten

Fazit: Ein Bewusstsein für den Datenschutz ist auch in der Vermietung unerlässlich, denn dessen Stellenwert ist in Deutschland sehr hoch. Vorstöße können hohe Bußgelder und komplizierte Streitverfahren nach sich ziehen. Die Strafen können bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes betragen. Die Devise beim Datenschutz heißt deshalb: Weniger ist mehr! Du musst nicht alles und jedes von Deinem Mieter wissen. Wenn Du Daten abspeicherst, solltest du besonders vorsichtig sein. Verfahre nach dem Prinzip der Datensparsamkeit, dann bleibst Du von nervenaufreibenden Streitigkeiten verschont.