Rundum sorglos mit einer digitalen Hausverwaltung

Wenn Du Deine Mietobjekte als Kapitalanlage verwendest, eignet sich der Einsatz einer Hausverwaltung. Inzwischen gibt es IHK-Lehrgänge, denn ein spezielles Berufsbild ist es nicht. Aber kaufmännisches, kommunikatives und juristisches Fachwissen ist wichtig. Nimm Dir Zeit, um einen passenden Dienstleister auszuwählen.

Die Hausverwaltung kümmert sich um alle administrativen Belange von vermieteten Objekten. Oftmals werden diese Mietverwaltungen bei großen Wohnanlagen oder Mehrparteienhäusern eingesetzt. Aber natürlich kannst Du auch einzelne Wohnungen oder Häuser verwalten lassen. Laut einer Studie der Spardabanken aus dem Jahr 2017 leben 54 Prozent der Deutschen wohnen zur Miete.

Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung gehören in der Regel:

  • Kontrolle und Verwaltung der Mieteingänge
  • Verarbeitung von Index- oder Staffelmieterhöhungen
  • Verantwortung über Miet- und andere Verträge
  • Forderungsmanagement
  • Abrechnung dem Eigentümer gegenüber
  • Erstellung Nebenkostenabrechnung
  • Begleichung anfallender Rechnungen
  • Organisation von Abschlagszahlungen und Gebühren (z.B. Strom, Wasser, Entsorgung)
  • Erstellung von Rechenschaftsberichten gegenüber der Eigentümer
  • Funktionskontrolle von z.B. Sprechanlagen, Heizung, Aufzug, Beleuchtung
  • Kontrolle von Dienstleistern, z.B. bei der Reinigung
  • Verantwortung von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Modernisierungen
  • Wohnungsübergaben
  • Sichere Kenntnis von aktueller Rechtsprechung und Gesetzeslage
  • Weiterbildung
  • Kommunikation mit Ämtern
  • Vertretung des Eigentümers gegenüber Dritten

Die Hausverwaltung ist eine selbstständige Person oder Firma und darf keinesfalls mit einem Hausmeister verwechselt werden. Dieser kann bei der Hausverwaltung angestellt sein oder extern beauftragt werden. Er kümmert sich um den Zustand des Hauses.

Grundsätzlich können private, wie gewerbliche Objekte an eine Hausverwaltung übergeben werden.

Für die Hausverwaltung gibt es keine Kostenordnung. Die Preise werden individuell ausgemacht. Du kannst aber in etwa von 15 bis 25 Euro monatlich für eine Wohnung ausgehen, 3 bis 5 Euro für eine Garage und bei der Teilnahme an Versammlungen liegt der Stundensatz bei rund 60 Euro. Hier lohnt es sich von verschiedenen Anbietern Angebote einzuholen. Nicht jeder bietet die gleichen Leistungen an. Schaue genau hin, wer Dir das bietet, was Dein Objekt benötigt.

WEG-Verwaltung

Die klassische Hausverwaltung darf nicht mit der Verwaltung von sogenannten WEGs, also Wohnungseigentümergemeinschaft verwechselt werden. Grundsätzlich kann diese Tätigkeit von derselben Person wie die klassische Hausverwaltung ausgeführt werden, unterliegt aber Regelungen und Gesetzen. Bei einer Eigentümerversammlung kann beschlossen werden, ob eine Hausverwaltung eingesetzt wird. Mieter haben kein Mitbestimmungsrecht. Diese kann von einer externen Firma übernommen oder auch von einem Vertreter aus den Reihen der Eigentümer. Nun muss in einer Teilungserklärung festgelegt werden, was Gemeinschaftseigentum und was Sondereigentum ist. Letzteres ist eine abgeschlossene Wohneinheit. Das kann eine Wohnung, ein Reihenhaus oder eine Doppelhaushälfte sein. Laut der bereits erwähnten Studie wohnen 8 Prozent der Bevölkerung in Eigentumswohnungen.

Beim Gemeinschaftseigentum handelt es sich um gemeinschaftlich genutzte Bereiche, wie Zufahrten, Treppenhäuser, Heizungsanlagen, etc. Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung sind gesetzlich festgelegt und umfassen unter anderem folgende Bereiche:

  • Organisation von Energielieferanten, Handwerkern, Reinigungskräften, Telefon- und Fernsehanschlüssen etc
  • Erstellung und Kontrolle über Einhaltung der Hausordnung
  • Umsetzung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer
  • Vermögens- und Rücklagenverwaltung
  • Jahresabrechnung
  • Erhaltung des Objektes
  • Organisation von entsprechenden Versicherungen

Seit der WEG-Reform 2020 gilt der Verwalter auch als Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft gerichtlich wie außergerichtlich. Der Vertrag der Zusammenarbeit verlängert sich spätestens nach fünf Jahren, wenn nichts anderes festgelegt wurde. Ebenfalls seit 2020 kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, sein Vertrag endet sechs Monate nach der Abberufung.

Qualifikation und Rechtliches

Den direkten Beruf des Hausverwalters gibt es nicht. Es ist auch keine bestimmte Qualifikation vorgeschrieben. Es gibt aber Fortbildungsmöglichkeiten. Die Tätigkeiten werden seit 1994 in der Ausbildung zum Immobilienkaufmann oder zur Immobilienkauffrau abgedeckt. Außerdem gibt es im Betriebswirtschaftsstudium Schwerpunkte auf Immobilienwirtschaft. Bei WEG-Verwaltern sind oft zertifizierte Verwaltung gefragt. Die Qualifikation können bei der Industrie. Und Handelskammer durch eine Prüfung erworben werden.

Derweil ist der Hausverwalter ein Beruf mit Geschichte. Bereits vor etwa 2000 Jahren hatten die Römer Hausverwalter beschäftigt. In einem Brief beschwert sich Seneca – seines Zeichens Philosoph und reichster Mann der Stadt -, dass eines seiner Häuser einsturzgefährdet sei. Somit war das erste Mal der Berufsstand des Hausverwalters urkundlich festgehalten. Erst im Jahre 1978 rückte der Beruf wieder in die Aufmerksamkeit. In München wurde der Bundesfachverband der Immobilienverwalter gegründet. Seit 1984 gibt es eine Art Leistungskatalog, was die Aufgaben eines Hausverwalters definiert.

Da im Grunde jeder als Haus- bzw. WEG-Verwaltung tätig sein kann, solltest Du bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters hinschauen. Dabei können einige Kriterien ausschlaggebend sein.

  1. Ideal ist es, wenn Du im stetigen Kontakt mit der Hausverwaltung stehen kannst. Außerdem muss sie auch selbstständig das zu betreuende Objekt im Blick haben und die Aufgaben gut organisiert sein.
  2. Je nach Arbeitsumfang, der bei Deinem Objekt entsteht, empfiehlt sich eine hauptberufliche Hausverwaltung.
  3. Die Hausverwaltung muss gut im Umgang mit Zahlen sein, denn das ist ihr täglich Brot. Ein kaufmännischer Hintergrund ist deswegen von Vorteil.
  4. Auch das Alter der Firma spielt eine Rolle. Ist ein Hausverwalter lange auf dem Markt, so kann er viel Erfahrung vorweisen und gleichzeitig ist es ein Indiz für gute Arbeit, wenn man sich in der Branche etabliert hat.
  5. Strategisch klug ist, wenn Du eine ortsansässige Firma wählst. Dann sind Fall der Fälle auch schnelles Handeln möglich.
  6. Strebe eine langfristige Zusammenarbeit an. So kann sich der Verwalter in die Eigenheiten des Objektes grundlegend einarbeiten und mitwachsen. Jeder Wechsel bedeutet eine erneute Einarbeitungszeit und Unruhe.
  7. Ein seriöser Anbieter hat branchenspezifische Versicherungen wie Vermögensschadens-, Betriebshaftpflicht- und Vertrauensschadenversicherung abgeschlossen und ist gegebenenfalls auch in einem Verband.

Vor dem Finanzamt wird der Hausverwalter als sonstige selbständige (freiberufliche) Tätigkeit geführt. Ein Gewerbe muss zunächst nicht angemeldet werden. Das wird erst bei einem Verwaltungsvolumen von rund 1000 Wohnungen vonnöten.

Einfache Hausverwaltung mit der passenden Software

Digitale Hausverwaltungen erleichtern die tägliche Arbeit. So kannst Du einfach Mieter- oder Heizkostenabrechnungen erstellen. Außerdem kannst Du Abrechnungen haushaltsnaher Dienstleistungen oder Zählerstände erfassen. Aber auch Mahnschreiben lassen sich erstellen oder einen Rücklagenübersicht erstellen.

Online-Plattform

Vermietet.de bietet Dir eine Plattform, die Dir alle Funktionen bietet, die Du für eine reibungslose Verwaltung Deines Mietobjektes benötigst. Du kannst unbegrenzt Objekte unterschiedlichster Art anlegen – egal, ob Wohnung, Haus, Garage, etc. Du kann alle nötigen Angaben erfassen, Grundrisse erstellen, Verbrauchswerte dokumentieren, und Dokumente wie Energieausweise, Hausordnung oder Bilder hinzufügen. In den Grundfunktionen ist vermietet.de für Dich als Vermieter kostenlos.

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Du hast einen Überblick über die Mieteinnahmen, bekommst Vertragsvorlagen, eine einfache Buchhaltung und vieles mehr. Und wenn Du Dich für die kostenpflichtige Variante entscheidest, ist die Gebühr steuerlich absetzbar. Du hast die volle Kontrolle über die Anzahl von ausgegeben Schlüsseln und die Abwicklung von Kautionszahlungen. Melde Dich auf Vermietet.de an und teste unser Angebot.

Zu guter Letzt

Das Thema Hausverwaltung ist ein sehr umfassendes Thema. Man muss einiges im Blick haben und muss an alles denken. Fallstricke gibt es an allen Ecken und Enden. Neben der digitalen Hausverwaltung findet Du auf Vermietet.de noch weiteres hilfreiches Wissen rund um das Thema Vermietung.

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