Eigentümerversammlung – notwendiges Übel oder extrem wichtig?

Als Eigentümer einer Wohnung in einem Mehrparteienhaus kommen Rechte und Pflichten auf Dich zu. Somit musst Du Dich auch mit der Eigentümerversammlung beschäftigen. Dabei geht es um alle Belange rund um das Gebäude und die einzelnen Wohnungen. Sie kann regelmäßig, in besonderen Fällen auch außerordentlich einberufen werden.

Mindestens einmal im Jahr muss es eine ordentliche Eigentümerversammlung geben. Diese Treffen sind grundsätzlich nicht öffentlich. Allerdings können zu einzelnen Tagesordnungspunkten externe Fachreferenten wie Architekten oder Gutachter hinzugezogen werden. Für gewöhnlich kümmert sich der Hausverwalter um die Versammlungen. Dazu müssen auch einige Formalien eingehalten werden. Die Einladung mit Tagesordnung muss spätestens drei Wochen vor dem geplanten Termin bei den Eigentümern eingehen. In der Gemeinschaftsordnung kann aber auch eine andere Frist individuell festgelegt werde. Bei Eilfällen gilt eine kürzere Einladungsfrist. Die Versammlung ist seit dem 1.12.2020 immer beschlussfähig. Eine Mindestanzahl der Teilnehmer entfällt nun. Jeder, der verhindert ist, darf aber einen bevollmächtigten Vertreter schicken. Somit ist die Beschlussfähigkeit bei jeder Eigentümerversammlung gegeben.

Wichtig: Es dürfen nur Beschlüsse zu Themen gefasst werden, die auf der Tagesordnung der Einladung standen.

Der Verwalter muss über die Versammlung ein Protokoll führen und innerhalb von zwei Wochen an die Eigentümer verschicken. Einwände müssen dann innerhalb einer Frist schriftliche eingelegt werden. Egal, ob es sich um eine gewöhnliche oder außerordentliche Eigentümerversammlung handelt, kann sie nur dann ohne Verwalter einberufen und abgehalten werden, wenn die Wohnanlage nicht über einen Verwalter verfügt.

Darüber hinaus hat der Verwalter bei der Versammlung weitere Formalien einzuhalten:

  • Prüfung von Anwesenheit und Teilnahmeberechtigung
  • Offizielle Eröffnung
  • Abarbeiten der Tagesordnungspunkte
  • Abstimmungen durchführen
  • Beschlüsse sammeln
  • Versammlung schließen

Mitbestimmung

Themen einer Versammlung können beispielsweise Renovierungen am Gebäude oder Änderungen in der Hausordnung sein. Aber auch die Gebrauchsregeln des Gemeinschaftseigentums oder Bestellung und Abberufung des WEG-Verwalters sind Bestandpunkte der Versammlung. Diese Treffen dienen auch dazu, den vorherigen Abrechnungszeitraum auszuwerten und einen neuen Finanzplan aufzustellen. Daraus ergeben sich Investitionen, Rücklagen und Anpassungen der Vorauszahlungen. Sollten Hausmeister oder Gärtner für die Wohnanlage tätig sein, müssen auch die Verträge mit den Dienstleistern durch die Eigentümerversammlung eine Absegnung erfahren.

Die Versammlung dient auch zum Austausch. Es kann um Themen wie eine geplante Eigenbedarfskündigung, Mieterwechsel, Renovierung oder Schäden gehen. 

Jeder Eigentümer kann einen Antrag über einen Punkt auf dem Tagesordnungspunk stellen. Die jeweiligen Themen müssen dann umfänglich geklärt werden.

Der Hausverwalter hat auch zusätzlich die Aufgabe, die Wohnungseigentümer über Gesetzesänderungen und neue Vorgaben zu informieren. Das kann sich auch Mietverträge oder die Feuermelderpflicht beziehen.

Die Abstimmungen werden meist nach dem sogenannten Kopfprinzip geführt. Jeder Eigentümer hat eine Stimme, auch wenn er mehrere Wohnungen besitzt. Sollte eine Wohnung mehreren Eigentümern gehören, haben sie zusammen auch nur eine Stimme. 

Es können in der Gemeinschaftsordnung aber auch andere Zählweisen festgelegt werden. Stimmengewichtung nach Wohnungsgröße wäre möglich.

Die Art, mit welcher Mehrheit Beschlüsse gefasst werden, richtet sich nach der Tragweite der Beschlüsse. Eine einfache Mehrheit, also mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Anwesenden stimmen ab, wird beispielsweise beim Wirtschaftsplan oder bei der Anstellung des Hausmeisters angewendet.

Eine qualifizierte Mehrzeit, mehr als 51 % der Eigentümer müssen abstimmen, braucht es für die Kündigung eines Mieters, der mehr als acht Monate im Mietrückstand ist oder ordnungswidrig verhält.

Von einer doppelt qualifizierten Mehrheit spricht man, wenn mehr als 75 % der Eigentümer abstimmen müssen. Dann geht es meistens um Modernisierungsmaßnahmen. 

Bei der Allstimmigkeit müssen alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer abstimmen. Da wird bei baulichen Veränderungen nötig.

Außerordentliche Eigentümerversammlung

Manchmal kann es aber auch vorkommen, dass die jährliche Eigentümerversammlung nicht reicht. Dann ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung vonnöten. Gründe hierfür können sein:

  • Schaden von Gemeinschaftseigentum abzuwenden
  • Absetzung des Verwalters

Da eine Versammlung mit Kosten und Aufwand verbunden sind, gilt es zu überlegen, ob etwas nicht bis zur nächsten regulären Versammlung warten kann. Aber bei einem Wasserschaden oder anderen schweren Schäden am Gebäude oder eine Fehlbesetzung auf dem Verwalterposten ist eine außerordentliche Versammlung durchaus sinnvoll.

Bestellung des Hausverwalters

Über das Amt des Hausverwalters bestimmt die Eigentümerversammlung. Den Eigentümern müssen innerhalb der Einladungsfrist zur nächsten Versammlung Informationen zu den verschiedenen Anwärtern gereicht werden. Die Eigentümer müssen die Möglichkeit haben, sich vor ab selbst ein Bild zum Sachverhalt zu machen. Eine Vorlage der Angebote erst in der Versammlung selbst, ist zu spät. Die vorab mitzuteilenden Informationen sind:

  • Name des Bewerbers
  • Angebot
  • Vorgesehene Vertragslaufzeit
  • Vergütung

WEG selbst verwalten?

Du fragst Dich, ob es immer ein externer Verwalter sein muss? Muss es nicht zwingend, Du und Deine Mit-Eigentümer können die Aufgabe auch selbst übernehmen. Das ist beispielsweise möglich, wenn es eine kleine Wohnanlage mit höchstens zehn Eigentümer ist und diese die Wohnung auch selbst bewohnen. Ihr könnt zum Beispiel die Aufgaben gemeinschaftlich wahrnehmen. Allerdings muss ein haftungsrechtlicher Vertreter gegenüber Dritten festgelegt werden. Ihr könnt aber auch aus den eigenen Reihen jemanden in der Eigentümerversammlung einer WEG wählen, der als Verwalter umfänglich eingesetzt wird. Oder aber Ihr teilt die Aufgabengebiete auf. Ihr übernehmt die Aufgaben, die Ihr Euch selbst zutraut und lagert vielleicht nur die Jahresabrechnung an eine externe Firma aus. Die Selbstverwaltung spart natürlich Geld und kann auch zu einfacheren Entscheidungen führen, weil Ihr Euch untereinander kennt. Und jeder möchte natürlich nur das Beste für sein Eigentum. Allerdings gibt es auch zu berücksichtigen, dass eine Person aus Euren Kreisen das volle Haftungsrisiko hat. Außerdem müsst Ihr Euch alles nötige Wissen aneignen und habt mehr Arbeit.

Eigentümerversammlung online

Pandemiebedingt sind viele Präsenzversammlungen ausgefallen. Deswegen hat der Verband der Immobilienverwalter Deutschland gefordert, dass auch Online-Versammlungen möglich seien. Zwar gab es kurzfristige Sonderregelungen für Wohnungseigentümergemeinschaften, sodass es der Verwalter in seinem Amt ohne Beschluss bestätigt wurde oder auch der Wirtschaftsplan benötigte keinen entsprechenden Beschluss mehr. Trotzdem blieben Themen übrig, die zwingend einen gültigen Beschluss zur Umsetzung benötigen, wie Sanierungsmaßnahmen oder den Einbau von Ladestationen für E-Fahrzeuge.

außerordentliche eigentümerversammlung

Die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung muss dem jeweiligen Eigentümer zumutbar sein. Bisher bezog sich das nur auf Ort und Zeit. Pandemiebedingt wurde die Zumutbarkeit ausgeweitet und unzählige Versammlungen wurde abgesagt. Durch die WEG-Reform ist es zwar möglich, online an einer Präsenzveranstaltung teilzunehmen, aber eine Präsenzversammlung ist nicht immer möglich. Deswegen wäre es sinnvoll, reine Online-Eigentümerversammlungen zuzulassen. Um das Ganze zu erleichtern, soll auch die Geltendmachung von Nichtigkeitsgründen wie Formfehler nicht mehr zugelassen werden. Außerdem sollen die Beschlüsse nicht mehr einstimmig gefasst werden müssen, sondern auf eine Zwei-Drittel-Mehrheit umgestellt werden.

Hinweis: Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland weist darauf hin, dass eine 2G-Regelung bei Eigentümerversammlungen nicht zulässig ist.

Zu guter Letzt

Bei der Eigentümerversammlung gibt es viele Themen zu besprechen, die das Gemeinschafts- und das Sondereigentum betreffen. Auf Vermietet.de findest Du viele hilfreiche Tipps für unterschiedliche Themenschwerpunkte. So kannst Du nützliches Wissen für Deine Eigenschaft als Vermieter aufbauen und bist für Deine Mieter ein kompetenter Ansprechpartner.

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