Wer seine Immobilienverwaltung durch Digitalisierung effizienter gestalten möchte, muss die eigenen Prozesse oft komplett neu denken. Das gilt für den Umgang mit Dokumenten wie Bewerbungsunterlagen, Mietverträgen oder auch Nebenkostenabrechnungen ebenso, wie für die Prozesse, in denen diese Dokumente gebraucht werden – Auch sie müssen in digitale Workflows eingebunden werden. Welche Vorteile ergeben sich für Vermieter?
Die gute Nachricht ist, dass Viele das bereits erkannt haben. So erklären laut einer Untersuchung des Digitalverbands Bitkom mittelständische Unternehmen in Deutschland, dass am digitalen Büro kein Weg vorbeiführt. Fast jeder zweite Unternehmer (47 Prozent) verwaltet seine Dokumente bereits digital und verfolgt eine Strategie, um die Effizienz zu steigern und den Zeitaufwand zu reduzieren. Doch dies lässt sich nicht ohne Weiteres auf den privaten Sektor übertragen: Gerade bei Personen, die sich in einem gering professionalisierten Umfeld befinden, sind oftmals Prozesse anzutreffen, die mit einem strategisch durchdachten Umgang mit Dokumenten wenig zu tun haben. Demnach erstellt die Mehrheit privater Vermieter Vertragsdokumente in Eigenregie. Um Zeitverzögerungen durch Rechtsprüfung zu vermeiden, arbeiten viele Vermieter neue Daten und Adressinformationen von Hand in Dokumente ein, statt dafür automatisierte Prozesse und Informationen aus automatisierten Plattformen heranzuziehen. Die Immobilienverwaltung ist vor allem für private Vermieter auch im Jahre 2020 noch zu einem beträchtlichen Teil von analogen Prozessen geprägt – und damit verbundenen Nachteilen.
Wildwuchs der Formate
Problematisch wird es vor allem bei Abläufen, bei denen Dokumente in unterschiedlichen Formaten und an unterschiedlichen Speicherorten abgelegt werden. Der Vermieter legt also Informationen über die Geschäftsbeziehungen mit einem Kunden in einer Software ab, Informationen und Vertragsdokumente, die ebenfalls diesem Kunden zugeordnet werden sollten, werden jedoch auf anderen IT-Systemen gespeichert. Das bedeutet viel manuelle Copy&Paste-Arbeit und massiv erhöhtes Fehlerpotenzial – eine Katastrophe bei Dokumenten wie der jährlichen Nebenkostenabrechnung.
Die Folgen fehlender Digitalisierung
Vermieter müssen Zeit für Prozesse aufwenden, die sich einfacher abwickeln und automatisieren ließen. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Medienbrüche entstehen und die Fehlerquote steigt. Die Lösung besteht darin, alle Daten und Unterlagen, die sich auf einen Kunden beziehen, zentral abzulegen. So lassen sich manuelle Prozesse wie das Aktualisieren von Dokumenten oder das Einfügen von Adressdaten und Vertragsklauseln weitgehend automatisieren. Eine weitere Herausforderung besteht darin, für das Erstellen und Verwalten von Mietern eine Schublade voller verschiedener Tools zu verwenden. Das geht zu Lasten der Produktivität und erschwert den flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und es entstehen „Informationssilos“.
Analog und digital
Eine verschärfte Variante tritt dann auf, wenn neben den unterschiedlichen Tools auch Medienbrüche vorhanden sind: Wenn ein Teil der dokumentenbezogenen Prozesse bereits digitalisiert wurde, ein anderer jedoch noch auf Papier beruht, sind Probleme zwischen Mieter und Vermieter vorprogrammiert. Hinzu kommt ein weiterer Effekt: Die Prüfung von Dokumenten wie etwa der Nebenkostenabrechnung oder Mietvertragsklauseln sind rechtlich nicht validiert. Dies kann darin enden, dass die Unterlagen per Post oder E-Mail versendet werden, die rechtlich angreifbar sind oder keine Rechtsgültigkeit aufgrund mangelnder Formvorschriften haben.
Anders ist der Ablauf, wenn etwa ein digitales Vertragsmanagement zum Einsatz kommt. In diesem Fall werden Vertragsdokumente und Vorlagen im CRM-System gespeichert, rechtssicher zusammengefügt und unter Anleitung erstellt.
Aus für die gute, alte Aktenablage
Ineffiziente Abläufe kosten nicht nur Nerven, sondern auch Zeit und somit Geld. Daher ist es nötig, den manuellen Aufwand beim Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Versenden von Dokumenten zu reduzieren. Das erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit und damit die Zufriedenheit von Mietern – bei überschaubarem Aufwand.
