Fragen aus der Community: Einspruch zur Nebenkostenabrechnung

In unserer Reihe „Fragen aus der Community” beantworten wir Anliegen rund um das Vermieter-sein. Heute geht es um Einsprüche zur Nebenkostenabrechnung.

Bernd fragt: „Die Nebenkostenabrechnung für 2019 habe ich nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und an meinen Mieter übergeben. Die Nachzahlung hat er auch geleistet. Aber nun widerspricht er der Abrechnung und möchte seine Zahlung erstattet bekommen. Wie soll ich darauf reagieren?”

Generell kann man sagen, dass jeder Mieter ein Recht darauf hat, eine ihm erteilte Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Das ist natürlich mit Aufwand verbunden, aber kein Grund, einen Konflikt heraufzubeschwören. Widerspricht Ihr Mieter einer Nebenkostenabrechnung und erhebt Einwendungen, muss geprüft werden, ob die Fehlerquelle auf der Seite des Vermieters oder des Mieters zu suchen ist und auch eventuelle Missverständnisse können aufgeklärt werden. 

Stellt sich die Nebenkostenabrechnung als fehlerhaft heraus, kann der Mieter Korrektur verlangen. Nachzahlungsforderungen des Vermieters darf er solange ablehnen.

In der Sache muss eine Nebenkostenabrechnung formellen und materiell inhaltlichen Anforderungen entsprechen. Beanstandet der Mieter formelle oder materiell inhaltliche Mängel, ist sein Widerspruch aller Voraussicht nach begründet. Das muss jedoch nicht immer bedeuten, dass ein Fehler vorliegt.

Fehlt es an einer formellen Voraussetzung, ist die Nachzahlungsforderung nicht fällig  und der Vermieter kann sie nicht einklagen. Der Mieter kann die formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung dann zurückweisen. Jedoch können Sie als Vermieter die Abrechnung korrigieren, solange Sie die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten einhalten.

Formelle Fehler im Detail

  • Abrechnungszeitraum falsch bestimmt: Die Abrechnung muss jährlich erfolgen. Dieser Zeitraum kann weder verkürzt noch verlängert werden.
  • Abrechnungsfrist nicht eingehalten: spätestens zwölf Monate nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraumes muss die  Nebenkostenabrechnung erstellt und dem Mieter übergeben werden. 
  • Nebenkostenabrechnung nicht nachvollziehbar wiedergegeben: Die geordnete Zusammenstellung mit einer übersichtlichen Aufgliederung der einzelnen Position ist obligatorisch. 
  • Fehlt die Vollmacht eines abrechnenden Bevollmächtigten, darf der Mieter die Abrechnung zurückweisen.
  • Es fehlt die Mitteilung und Erläuterung des vereinbarten Umlegungsmaßstabes. 
  • Der Mieter kann aus den Gesamtkosten seinen Anteil nicht erkennen.
  • Sind die geleisteten Vorauszahlungen nicht ausgewiesen, so kann der Mieter nicht erkennen, ob seine Zahlungen verrechnet wurden.
  • Die Abrechnung einer Position „Dienstleistungen“ ist ohne weitere Erklärung nicht zulässig.
  • Enthält die Abrechnung Schätzungen, ist die Abrechnung fehlerhaft.
  • Die Abrechnung darf keine sachlich nicht gebotenen Vorbehalte (z.B. „Irrtum vorbehalten“) enthalten.

Vorgehen bei inhaltlichen Fehlern

Materielle, inhaltliche Fehler liegen vor, wenn der Umlegungsmaßstab nicht stimmt, ein falscher Abrechnungsmaßstab angewandt wurde oder die Wohnfläche nicht passt. Behauptet der Mieter lediglich einen inhaltlichen Fehler, kann er nicht auf die Erteilung einer geänderten Abrechnung klagen.

Solche Fehler berühren nicht die formelle, äußere Form der Abrechnung. Kein inhaltlicher Fehler wird hingegen angenommen, wenn der Mieter einen offensichtlichen Schreib- oder Rechenfehler des Vermieters selbst erkennen und korrigieren kann. Dann wäre es treuwidrig, auf einem solchen Lapsus eine Verweigerungshaltung aufzubauen.

Verlangen Sie eine Nachzahlung, so müssen Sie den Mieter verklagen und klarstellen, dass Sie eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung überreicht haben. Will Ihr Mieter diese beanstanden, muss er die Richtigkeit der Abrechnung im Detail bestreiten. Verlangt Ihr Mieter hingegen eine Rückzahlung, muss er vortragen, dass die Nebenkostenabrechnung einen Saldo zu seinen Gunsten ausweist, oder falls er eine nicht ausgewiesene Rückzahlung fordert, inwieweit er inhaltliche Fehler der Nebenkostenabrechnung beanstandet.

Der Mieter kann nicht beliebig widersprechen und Einwendungen erheben, jedoch muss er Fristen und Formalien beachten. Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung muss Ihr Mieter spätestens bis zum Ende des zwölften Monats mitteilen, nachdem er die Abrechnung erhalten hat. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter keine Einwendungen mehr geltend machen.

Achtung: Begründungspflicht

Der Mieter muss vernünftige Anhaltspunkte vorbringen, auf deren Grundlage er die Abrechnung in bestimmten Aspekten beanstandet. Eine abschließende Begründung braucht er noch nicht vorzutragen. Er muss sich also auch selbst sachkundig machen und sich in die Berechnungsunterlagen einarbeiten. Seine pauschale Behauptung, die Abrechnung sei fehlerhaft und er widerspreche, genügt nicht.

Verfahrensablauf nach Widerspruch

Der Verfahrensablauf nach einem Widerspruch hat erhebliche prozessuale Bedeutung. Im Prozess um eine Nebenkostenabrechnung kommt es immer darauf an, welche Partei was beweisen muss. Maßgeblich ist, dass diejenige Partei alle Fakten darlegen und beweisen muss, die zu ihren Gunsten sprechen. Fehler wirken sich auf die Kostentragungspflicht in Bezug auf die Gerichtskosten aus. Derjenige, der seine Behauptung nicht beweisen kann, verliert den Prozess und zahlt die Prozesskosten.

Solange Sie die Einsichtnahme in die Originalbelege verwehren, ist Ihr Anspruch auf Nebenkostennachzahlung nicht fällig. Klagt klagen Sie, wird Ihre Klage abgewiesen. Behauptet Ihr Mieter, Sie haben ihm die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen verweigert, muss er im Detail vortragen, wann und wie er Einsicht verlangt und wie der Vermieter darauf reagiert hat. Auf die begründeten Einwendungen müssen Sie reagieren. Zwar können Sie die Abrechnung auch noch während des Prozesses korrigieren, doch dann riskieren Sie, mit den Prozesskosten belastet zu werden.

Zahlt der Mieter ohne jeden Vorbehalt die Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung, erkennt er insgeheim die Forderung an. Die Klage des Vermieters ist dann begründet. Es genügt, sich auf dieses Anerkenntnis zu berufen.

Widerspruch kann der Mieter allenfalls dann noch einlegen, wenn er mit Angabe seiner Gründe unter Vorbehalt zahlt oder den Fehler erst später erkennt und ihn anfangs (mangels entsprechender Information) nicht hätte erkennen können. Dies gilt nicht, wenn der Mieter den Fehler anhand der vorgelegten oder von ihm anzufordernden Unterlagen hätte erkennen können. Insoweit trägt er eine Mitverantwortung.

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