Die Nebenkostenabrechnung ist eine der Pflichten des Vermieters, sofern er mit dem Mieter die Übernahme der Betriebskosten vertraglich vereinbart hat. Ist im Mietvertrag die Zahlung einer Pauschalmiete vereinbart, muss der Vermieter keine jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen.
Gesetzliche Regelungen zur Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung ergibt sich konkret aus § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), wenn Vermieter und Mieter eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung vereinbaren. Ferner geht aus dem Paragraf hervor, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode vorzulegen ist. Innerhalb der gesetzlichen Frist darf der Vermieter die Nebenkostenabrechnung korrigieren. Nach Ablauf der Frist darf er dies nicht zum Nachteil des Mieters (bei Rückforderung).
Hat der Vermieter die verspätete Vorlage der Nebenkostenabrechnung nicht zu verschulden, kann er eine Nachforderung gegenüber dem Mieter geltend machen. Für Guthaben, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben, gilt dies nicht. Diese sind auch dann zu zahlen, wenn der Vermieter die Frist von einem Jahr nicht einhält. Widerspruch gegen die Abrechnung der Betriebskosten kann der Mieter innerhalb eines Jahres nach Zugang mitteilen.
Welche Betriebskosten dürfen abgerechnet werden?
Nicht alle Betriebskosten, die dem Vermieter durch die Vermietung von Gebäuden und Wohnungen entstehen, darf er auf den Mieter umlegen und damit in der Nebenkostenabrechnung abrechnen. Inhaltlich wird die Nebenkostenabrechnung durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt, die in § 1 alle umlegbaren Nebenkosten auflistet. Dies betrifft in erster Linie die laufenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Mietsache, der Nebengebäude, der Anlagen und Einrichtungen entstehen. Typische Betriebskosten sind Grundsteuer, Warmwasser, Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Schornsteinfeger und Versicherungen. Möchte der Vermieter die Übernahme weiterer Betriebskosten regeln, muss er diese im Mietvertrag unter dem Punkt „sonstige Betriebskosten“ auflisten.
Von den umlegbaren Betriebskosten ausgenommen sind Kosten, die dem Vermieter durch die Verwaltung des Gebäudes (Verwaltungskosten), sowie für die Instandhaltung und -setzung entstehen.
Wie müssen Betriebskosten abgerechnet werden?
Grundsätzlich können Vermieter im Mietvertrag festlegen, wie sie die einzelnen Betriebskosten abrechnen: nach Wohnfläche, nach Verbrauch, nach Wohneinheit oder nach Personenanzahl. Einzig die sogenannten „warmen Betriebskosten“ – Heizkosten und Warmwasser – sind in jedem Fall verbrauchsabhängig abzurechnen. So sieht es die Heizkostenverordnung (HKVO) vor. Der Gesetzgeber will damit sparsame Mieter schützen, die anderenfalls für übrige Mieter mitzahlen würden. Ferner soll dem Mieter sein sparsames Verhalten auch finanziell zugutekommen.
Typische Fehler und Probleme bei der Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung ist immer wieder Streitthema zwischen Vermietern und Mietern. Damit die Nebenkostenabrechnung rechtsgültig und korrekt ist, muss sie gewisse Anforderungen erfüllen. Formell muss die Nebenkostenabrechnung folgende Angaben enthalten: den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten, den Anteil des Mieters, das Ergebnis nach Abzug der Vorauszahlungen (Guthaben, Rückforderung) sowie eine Erläuterung über die angewandten Verteilerschlüssel. Hierzu muss/ darf der Vermieter
- keine nicht-umlegbaren Kosten abrechnen,
- die Gesamtkosten korrekt berechnen,
- die einzelnen Betriebskostenpunkte auflisten,
- den richtigen Verteilerschlüssel anwenden und in der Abrechnung vermerken,
- die geleisteten Vorauszahlungen ermitteln und
- das Ergebnis für den Mieter berechnen.
Dabei ist zu prüfen, ob die Berechnung nicht nur gesetzlich, sondern auch vertraglich korrekt ist. Abweichungen vom Mietvertrag können die Nebenkostenabrechnung ungültig machen.
