Nebenkosten: So gestalten Sie die Abrechnung selbst

Einmal im Jahr steht sie an – die Nebenkostenabrechnung. Sie dient Mieter wie Vermietern gleichermaßen zur Verrechnung der neben der Miete angefallenen Kosten. Vermieter können diese Nebenkostenabrechnung selbst erstellen – dazu müssen sie aber die Betriebskostenverordnung kennen.

Kosten für Heizung und Wasser, Grundsteuer und Müllabfuhr dürfen Vermieter als sogenannte Wohnnebenkosten auf die Miete umlegen. Damit die zumeist jährlich oder quartalsweise anfallenden Forderungen das finanzielle Budget der Mieter nicht überlasten, zahlen die einen monatlichen Abschlag. Dieser wird einmal im Jahr mit den tatsächlich angefallenen Kosten abgeglichen und verrechnet. Wollen Vermieter diese Nebenkostenabrechnung selbst erstellen, müssen sie jedoch einiges beachten.

Zunächst einmal gilt es, die Fristen zu wahren. Die sind denn auch gesetzlich in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt. Demnach muss der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Der Abrechnungszeitraum entspricht in der Regel dem Kalenderjahr, jedoch können auch davon abweichende Zeiträume im Mietvertrag festgeschrieben werden. Achtung: Verpasst der Vermieter die Frist, muss der Mieter für eventuelle Nachforderungen nicht aufkommen! Mieter haben jedoch im Gegensatz dazu auch bei verspäteter Zustellung das Recht auf Rückzahlung, wenn sie im Abrechnungszeitraum zu viel gezahlt haben.

 

Um sicherzugehen, dass die Nebenkostenabrechnung auch beim Mieter ankommt, sollte sie schriftlich zugestellt werden. Denn nur diese Zustellungsvariante gilt als rechtlich einwandfrei. Zudem ist die persönliche Unterschrift des Vermieters wichtig.

Übersichtlichkeit und Verständlichkeit sind entscheidend

Wichtig ist bei der Nebenkostenabrechnung vor allem die Verständlichkeit. Die Dokumente sollten so zusammengestellt sein, dass auch Laien sie verstehen können. Zudem gilt es, alle notwendigen Angaben aufzustellen. Fehlt ein Element, genügt die Nebenkostenabrechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen – Mieter können dann Einspruch einlegen.

Gemäß BetrKV muss die Nebenkostenabrechnung folgende Angaben enthalten:

 

  • Abrechnungszeitraum
  • Erstellung der Gesamtkosten
  • Errechnung des Mieteranteils
  • Erläuterung des Umlageschlüssels/Verteilerschlüssels
  • Verrechnung der vom Mieter in Voraus geleisteten Nebenkosten mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten

Am besten stellen Vermieter in der Abrechnung die Vorauszahlungen des Mieters und die tatsächlich angefallenen Nebenkosten gegenüber. Wichtig ist dabei: Die Differenz der Kosten sollte klar erkennbar sein. Aus dieser ergibt sich denn auch das Erstattungsguthaben respektive die Nachforderung. Eine solche Nachforderung müssen Mieter innerhalb von 30 Tage begleichen, sofern Vermieter keine längere Zahlungsfrist ansetzen. Gleiches gilt aber auch umgekehrt: Hat der Mieter monetäre Ansprüche aus der Abrechnung, muss der Vermieter diese binnen Monatsfrist begleichen.

Nicht alle Kosten können auf den Mieter umgelegt werden

Grundsätzlich umfassen die Nebenkosten alle Ausgaben, die neben der Miete für die Wohnung, das Haus oder Grundstück anfallen.

Laut §2 BetrKV zählen dazu:

 

  • Grundsteuer
  • Kosten für die Wasserversorgung
  • Warmwasser- und Heizkosten
  • Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung
  • Aufzugskosten
  • Straßenreinigung und Müllgebühren
  • Hausreinigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung, zum Beispiel im Treppenhaus
  • Gebäudeversicherungskosten
  • sonstige Betriebskosten, zum Beispiel Wartungskosten für Rauchmelder, für die Gemeinschaftsantennenanlage oder Kabelverteileranlage

Gerade der Punkt der „sonstigen Kosten“ sorgt immer wieder für Streit zwischen Mieter und Vermieter, ist der doch in der BetrKV recht offen formuliert. Grundsätzlich gilt: Alle sonstigen Kosten müssen zuvor im Mietvertrag festgelegt werden.

Rechtlich klar definiert sind jedoch auch Kosten, die Vermieter nicht auf die Miete umlegen dürfen. Dazu zählen:

 

  • Hausverwaltung
  • Bewachungskosten für das Objekt
  • Kosten für Arbeitsmittel und Geräte
  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten, zum Beispiel für Malerarbeiten oder die Reparatur der Heizungsanlage
  • Bank- und Kontoführungsgebühren des Vermieters
  • Neuanlage eines Gartens
  • Installation von Rauchmeldern oder Feuerlöschern

Aufgeteilt werden die Nebenkosten im Mehrfamilienhaus unter allen Mietparteien – und zwar gemäß des Umlageschlüssels. Dieser ist in der Regel im Mietvertrag festgelegt. Ist das nicht der Fall, werden die Kosten nach entweder Wohnungsgröße beziehungsweise Wohnfläche, nach Wohneinheit, Verbrauch oder Personenzahl verteilt.

Wichtig: Alle Dokumente aufbewahren!

Sind Mieter mit der Nebenkostenaufstellung nicht einverstanden, können sie der Abrechnung binnen zwölf Monaten schriftlichen widersprechen. Zudem haben sie das Recht, alle Originalbelege einzusehen. Vermieter tun also gut daran, alle Rechnungen und Belege, auf deren Basis sie die Nebenkostenabrechnung erstellen, aufzubewahren, um die geleisteten Zahlungen nachzuweisen und ihren Anspruch daraus geltend machen zu können. Denn grundsätzlich gilt: Streiten sich Mieter und Vermieter über die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung beziehungsweise über die Höhe der Nachzahlungen, so liegt die Darlegungs- und Beweislast beim Vermieter – und nicht beim Mieter!

Achtung: Haben die Mieter die Nebenkostenabrechnung anerkannt, so ist diese auch gültig – auch wenn sie nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das hat der Bundesgerichtshof im Oktober vergangenen Jahres beschlossen. Für ein gutes Miteinander mit ihren Mietern tun Vermieter, die ihre Nebenkostenabrechnung selbst erstellen, allerdings gut daran, diese so einfach, gewissenhaft und vor allem vollständig wie möglich zu erstellen.

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