Die elektronische Unterschrift ist eigentlich schon längst in der Praxis angekommen: den AGBs mit einem Klick zustimmen, sich für einen Newsletter anmelden oder eine Unterschrift auf dem Touchscreen beim Paketboten – bei all diesen Vorgängen handelt es sich um eine elektronische Signatur. Wie ist aber die digitale Unterschrift unter Mietverträgen zu bewerten? Eine Digitalisierung des Vertrags im PDF-Format ist einfach und bietet beim Versand und der Dokumentenverwaltung viele Vorteile. Bei der Unterschrift gibt es allerdings einige Besonderheiten zu beachten.
Auch die digitale Unterschrift unter den Mietvertrag ist seit der euroweiten eIDAS Verordnung aus dem Jahr 2016 zulässig. Damit die Unterschrift auch vor Gericht im Streitfall die notwenige Beweiskraft erhält, benötigt diese ein spezielles Sicherheitsniveau. Die eingescannte Unterschrift, platziert unter ein PDF-Dokument, reicht dabei nicht aus.
Digital und rechtssicher Mietverträge unterschreiben
Bei der digitalen Unterschrift hat die europäische eIDAS-Verordnung drei verschiedene Sicherheitsniveaus definiert, die auch beim Mietvertrag zu beachten sind. Die Sicherheitsstufen unterscheiden sich in der Überprüfbarkeit der Identität der unterzeichneten Personen. Mit jeder Sicherheitsstufe erhöhst sich die Beweiskraft der digitalen Unterschrift vor Gericht.
- Einfache elektronische Signatur
Für die einfache elektronische Signatur gibt es keine strengen gesetzlichen Regelungen. Das kann eine eingescannte Unterschrift sein oder ein eingetippter Name unter einer E-Mail. Von Empfängerseite ist nicht überprüfbar, wer diese Form der Unterschrift tatsächlich hinzugefügt hat. Diese Form der Unterschrift ist rechtlich zulässig, aber nicht von hoher Beweiskraft bei Streitigkeiten vor Gericht.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene Signatur stellt das nächsthöhere Sicherheitsniveau dar. Dabei sind Dokument und Unterschrift fest durch ein Signaturzertifikat miteinander verbunden. Wird im Nachhinein die Signatur verändert, zeichnet das Zertifikat dieses auf. Durch das Zertifikat kann die Signatur aufgrund eines Signaturschlüssels eindeutig einer Person zugeordnet werden.
Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte digitale Signatur funktioniert wie die fortgeschrittene Signatur und muss eine Freigabe erhalten. Die Unterschrift und die Identität der Vertragspartner wird zusätzlich von einer außenstehenden Zertifizierungsbehörde bestätigt. Die Zertifikate für die qualifizierte elektronische Signatur dürfen nur bestimmte Dienstleister ausstellen. Beispielsweise stellt der Trustcenter der Bundesdruckerei solche Zertifikate aus. Die qualifizierte digitale Signatur sieht zwingend eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vor. Diese höchste Form des Sicherheitsniveaus ist beim Mietvertrag nicht erforderlich und wäre nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand zu realisieren.
Die fortgeschrittene Signatur beim Mietvertrag
Bei jedem Mietverhältnis musst du eine Vielzahl von Dokumenten unterschreiben. Moderne Software-Produkte zur Verwaltung von Immobilien wie VermietenPlus bieten die Möglichkeit, im Mietverhältnis anfallende Dokumente digital zu erstellen und zu unterzeichnen. Das spart dir nicht nur Zeit und Mühe, auch bieten dir die digitalen Dokumente einen höheren Schutz vor Manipulation als Vertragswerke auf Papier.
Wie erstelle ich eine digitale Unterschrift unter den Mietvertrag mit VermietenPlus?
VermietenPlus arbeitet bei der digitalen Unterschrift für den Mietvertrag mit dem österreichischen Unternehmen apilayer GmbH zusammen, welches den Online-Dienst eversign anbietet. Mithilfe des Web-Dienstes Eversign erhalten die Unterschriften in Mietverträgen das Niveau einer fortgeschrittenen digitalen Signatur und erhalten damit die notwenige Beweiskraft vor Gericht.
Du findest als registrierte:r VermietenPlus Nutzer:in unter dem Punkt Vermietung deinen Vorlagenordner. Dieser beinhaltet neben vielen in der Vermietung anfallenden Dokumenten den vermieterfreundlichen VermietenPlus Mietvertrag. Klickst du auf diesen, kannst du das Dokument Schritt für Schritt konfigurieren. Du trägst dabei alle wichtigen Daten ein, wie zum Beispiel die Adresse der Mieter:innen, die Höhe der Miet- und Betriebskostenvorauszahlungen und der Kaution.
Ist der Mietvertrag komplett erstellt, dann kannst du dich entscheiden, ob du das Dokument ausdruckst und per Post versendest. Oder du erledigst den Abschluss komplett digital. Bei der digitalen Variante erhalten die Mieter:innen den Vertrag via E-Mail und können diesen direkt und unkompliziert mit der eigenen Unterschrift versehen. Die Unterschrift können die Nutzer per Finger/Pen, mit der Maus oder mit vorgefertigten PNG-Bildern erstellen. Sobald die Mieter:innen unterschrieben haben, erhält der:die Vermieter:in eine Nachricht und du kannst das Dokument ebenfalls rechtssicher und digital unterschreiben. Im Gegensatz zu einem Scan verbindet unserer Partner eversign die gelistete Unterschrift fest mit dem Dokument. Für jede durchgeführten Aktion erstellt eversign einen Prüfpfad. Das macht aus der Unterschrift eine fortgeschrittene digitale Signatur und sorgt für die notwenige Beweiskraft vor Gericht.
Achtung
Der Empfänger erhält den digitalen Mietvertrag zuerst. Damit wird vermieden, dass ein bereits vom Vermieter unterschriebenes Dokument missbräuchlich verwendet wird. Sobald alle Vertragsparteien unterzeichnet haben, erhalten beide den finalen Vertrag via E-Mail.
Das kannst du machen, damit läufts du aber Gefahr, dass der Mietvertrag vor Gericht in Teilen seine Gültigkeit verliert. Wähle stattdessen lieber die digitale Unterschrift mit VermietenPlus. Die ist durch unseren Dienstleister eversign abgesichert und erhält dadurch die vor Gericht notwendige Beweiskraft.
Mit VermietenPlus versendest du den Mietvertrag per E-Mail und kannst ihn dann digital unterschreiben. Der Empfänger benötigt dazu nur ein Smartphone, ein Tablet oder Laptop mit E-Mail-Empfang.
Die fortgeschrittene digitale Signatur hat gegenüber der einfachen digitalen Signatur ein höheres Sicherheitsniveau. Vor Gericht hat sie deshalb eine höhere Beweiskraft. Sie kann außerdem nicht manipuliert werden und in der Regel eindeutig einer Person zugeordnet werden.
Die digitale Unterschrift spart Zeit. So musst du nicht einen Termin zum Unterzeichnen ausmachen oder das über einen langwierigen Postversand erledigen. Vor allem wenn du nicht am Ort deiner Immobilie ansässig bist, spart die digitale Signatur des Mietervertrags dir viel Zeit. Die digitale Unterschrift bietet dir darüber hinaus mehr Rechtssicherheit, da sie weniger manipuliert werden kann und fest mit der Identität des Unterzeichners verknüpft ist.
Die digitale Unterschrift unter den Mietvertrag ist seit der euroweiten eIDAS Verordnung aus dem Jahr 2016 rechtlich zulässig. Die Verordnung unterscheidet drei Sicherheitsniveaus, die die Beweiskraft vor Gericht jeweils erhöhen.
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